Việc tổ chức đại hội bài bản, chuyên nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, nâng cao niềm tin - giá trị doanh nghiệp trong con mắt cộng đồng nhà đầu tư, khách hàng, đối tác, nâng cao chất lượng quản trị công ty - quan hệ nhà đầu tư. Để tổ chức thành công ĐHĐCĐ thường niên, doanh nghiệp cần lưu ý một số vấn đề sau:

Trình tự thủ tục trước đại hội

Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp: Theo quy định tại Điều 8, Nghị định 71/2017/NĐ-CP, công ty đại chúng phải công bố thông tin về việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20 ngày trước ngày đăng ký cuối cùng. Quy định trước đây là 10 ngày. Như vậy, thời gian chuẩn bị tổ chức cuộc họp từ khi công bố thông tin chốt danh sách sẽ khoảng từ 35 - 40 ngày, kéo dài hơn so với mọi năm. Trong trường hợp không kịp tổ chức trong vòng 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp cần làm thủ tục gia hạn tổ chức với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Gửi thư mời họp: Theo quy định tại khoản 1, Điều 137, Luật Doanh nghiệp 2014, “danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập không sớm hơn 5 ngày trước ngày gửi giấy mời họp ĐHĐCĐ”. Đây là thông lệ quản trị công ty tốt để tạo điều kiện cho cổ đông sớm có thông tin về thời gian, địa điểm tổ chức đại hội ngay sau khi chốt danh sách. Qua đó, cổ đông có thể sắp xếp thời gian, lịch làm việc cho phù hợp, điều này đặc biệt có ý nghĩa với khối nhà đầu tư tổ chức, nhà đầu tư nước ngoài - đang ngày càng đóng vai trò lớn trên thị trường chứng khoán Việt Nam. Trong thông báo mời họp, doanh nghiệp lưu ý cần có đường link website để cổ đông có thể tham khảo đầy đủ tài liệu ĐHĐCĐ, có thông tin địa chỉ liên hệ để cổ đông đáp ứng đủ điều kiện có thể gửi kiến nghị nội dung chương trình họp, đề cử ứng cử trong trường hợp bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.

Tài liệu ĐHĐCĐ: Thông lệ quản trị công ty tốt là tài liệu nên được công bố đầy đủ trước ngày khai mạc đại hội càng sớm càng tốt. Khuyến nghị của Điều lệ mẫu Thông tư 95/2017/TT-BTC là 15 ngày trước ngày khai mạc đại hội (Luật Doanh nghiệp là 10 ngày) và đặc biệt ngoài tài liệu tiếng Việt, doanh nghiệp nên có tài liệu tiếng Anh để đảm bảo quyền bình đẳng tiếp cận thông tin như nhau giữa các nhóm nhà đầu tư trong nước cũng như nước ngoài. Trường hợp có bầu Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát, doanh nghiệp cần công khai trình tự đề cử, ứng cử, giới thiệu ứng viên. Trường hợp xác định được trước ứng viên thì nên công bố danh sách ứng viên, sơ yếu lý lịch ứng viên trước tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc đại hội, qua đó tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiểu, lựa chọn đúng những người tham gia quản trị điều hành doanh nghiệp.

Công tác tổ chức đại hội đồng cổ đông

Check in- kiểm phiếu: Năm nay, cùng với sự tăng trưởng của thị trường chứng khoán, mức độ quan tâm của nhà đầu tư tới ĐHĐCĐ của doanh nghiệp cũng khá cao, do đây là cơ hội để cổ đông trao đổi, đối thoại với ban lãnh đạo doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần chuẩn bị chu đáo khâu đón tiếp đại biểu, check in kiểm phiếu tại đại hội. Doanh nghiệp có thể thuê ngoài một bên độc lập, để thực hiện giám sát quá trình kiểm phiếu tại đại hội. Bên độc lập này sẽ giữ vai trò tham gia giám sát quá trình biểu quyết, thẩm định kết quả biểu quyết và đảm bảo quy trình tổ chức đại hội, kiểm phiếu được diễn ra đúng trình tự, minh bạch.

ĐHĐCĐ trực tuyến: Để đáp ứng tốt hơn khả năng tham dự của cổ đông, xóa bỏ rào cản về khoảng cách địa lý, doanh nghiệp nên mạnh dạn ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức ĐHĐCĐ theo thông lệ tốt trên thế giới như ĐHĐCĐ trực tuyến, live stream, tường thuật trực tiếp diễn biến đại hội để cổ đông ở bất kỳ đầu cũng có thể theo dõi diễn biến tại đại hội.

Các nội dung biểu quyết tại đại hội

Điều lệ, quy chế: Nghị định 71/2017/NĐ-CP có hiệu lực từ 1/8/2017 và Thông tư 95/2017/TT-BTC ban hành Điều lệ mẫu - quy chế quản trị mẫu trong đó quy định “quy chế nội bộ về quản trị công ty được Hội đồng quản trị xây dựng, trình ĐHĐCĐ thông qua”, do đó doanh nghiệp cần sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị công ty để trình tại ĐHĐCĐ thường niên 2018.

Giao dịch các bên liên quan: Doanh nghiệp nên thực hiện rà soát nếu thường xuyên có phát sinh các hợp đồng giao dịch với các bên liên quan theo quy định của Điều 162, Luật Doanh nghiệp và Điều 26, Nghị định 71/2017/NĐ-CP, để trình ĐHĐCĐ trong trường hợp thuộc thẩm quyền, tránh các rủi ro pháp lý có thể xảy ra.

Lựa chọn mô hình quản trị mới: Trường hợp lựa chọn mô hình không có Ban Kiểm soát theo quy định Điều 134, Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp cần lưu ý đến tiêu chuẩn điều kiện thành viên hội đồng quản trị độc lập cũng như cơ cấu tổ chức, nhân sự của tiểu ban kiểm toán nội bộ trực thuộc hội đồng đồng quản trị. Về trình tự thủ tục, để áp dụng mô hình quản trị mới, tại ĐHĐCĐ, doanh nghiệp cần xin ý kiến cổ đông về việc thay đổi cơ cấu tổ chức quản trị công ty và sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị cho phù hợp với mô hình quản trị mới.

Công ty tôi là công ty cổ phần. Thời hạn tổ chức Đại hội đồng Cổ đông thường niên được quy định thế nào? Nếu không tổ chức Đại hội đồng Cổ đông thường niên đúng thời hạn thì có bị xử phạt không, mức phạt thế nào?

Thời hạn tổ chức Đại hội đồng Cổ đông được quy định cụ thể tại Khoản 2 Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014- Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng Cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 04 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của Hội đồng quản trị, Cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”. Như vậy, Đại hội đồng cổ đông thường niên phải tổ chức trong vòng 04 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Trường hợp doanh nghiệp muốn gia hạn, thì thời hạn tổ chức không quá 06 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính và phải gửi công văn xin gia hạn cho Sở kế hoạch và đầu tư các tỉnh/thành phố.

Trong trường hợp Đại hội đồng cổ đông thường niên không được triệu tập đúng thời hạn quy định, công ty cổ phần có thể bị xử phạt theo các quy định sau:

-Theo quy định Điểm a Khoản 1 và Điểm a Khoản 3 Điều 34 Nghị định 50/2016/NĐ-CP Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư:

  + Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với hành vi sau: Không tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên trong thời hạn quy định;

  + Biện pháp khắc phục hậu quả: Buộc tiến hành họp Đại hội đồng cổ đông thường niên theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này.

- Theo quy định Khoản 12 điều 1 Nghị định 145/2016/NĐ-CP sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 108/2013/NĐ-CP quy định về xử phạt hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán, đối với công ty cổ phần đại chúng có thể bị xử phạt như sau:

“Phạt tiền từ 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng đối với hành vi vi phạm quy định pháp luật quản trị công ty về quyền của cổ đông, về ứng cử, đề cử, bầu, bãi nhiệm, miễn nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, về cơ cấu thành viên Hội đồng quản trị, về triệu tập, tổ chức họp và thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, về giao dịch với người có liên quan hoặc giao dịch với cổ đông, thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc, cán bộ quản lý khác và người có liên quan của các đối tượng này”.

Những nội dung nào doanh nghiệp buộc phải triệu tập Đại hội đồng cổ đông để xin ý kiến, mà không được lấy ý kiến bằng văn bản?

Theo quy định tại Điều 143, Luật Doanh nghiệp 2014 - Hình thức thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông:

“1. Đại hội đồng cổ đông thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.

2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về các vấn đề sau đây phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông:

a) Sửa đổi, bổ sung các nội dung của Điều lệ công ty;

b) Định hướng phát triển công ty;

c) Loại cổ phần và tổng số cổ phần của từng loại;

d) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị và Ban Kiểm soát;

đ) Quyết định đầu tư hoặc bán số tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong Báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc một tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định;

e) Thông qua Báo cáo tài chính hằng năm;

g) Tổ chức lại, giải thể công ty”.

Như vậy, nếu Điều lệ công ty không quy định khác thì các vấn đề trên phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp, mà không được xin ý kiến bằng văn bản để thông qua Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông.

Công ty chúng tôi năm nay sẽ bầu Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới. Có một cổ đông A nhận ủy quyền tham dự đại hội với tỷ lệ trên 10%, cổ đông này căn cứ vào ủy quyền đó đã tự đề cử mình ứng cử vào thành viên HĐQT nhiệm kỳ tới. Như vậy có đúng luật không?

Theo quy định tại Điều 140 luật doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp đại hội đồng cổ đông thì cổ đông có thể tham dự trực tiếp hoặc ủy quyền bằng văn bản cho một người khác tham dự họp hoặc một trong các hình thức quy định tại khoản 2 Điều này. 

Như vậy trường hợp trên cổ đông A chỉ được nhận ủy quyền tham dự đại hội chứ không được căn cứ vào đó để tự đề cử, ứng cử vào thành viên HĐQT nhiệm kỳ mới. 

Cổ đông A muốn tham gia đề cử ứng cử vào HĐQT nhiệm kỳ mới cần tuân thủ theo quy định tại khoản 4 điều 114 Luật doanh nghiệp 2014- Quyền của cổ đông phổ thông và Điều lệ Công ty. Cụ thể:

“Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát quy định, tại điểm a khoản 2 Điều này được thực hiện như sau: 

a) Các cổ đông phổ thông hợp thành nhóm để đề cử người vào Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thông báo về việc họp nhóm cho các cổ đông dự họp biết trước khi khai mạc Đại hội đồng cổ đông; 

b) Căn cứ số lượng thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát, cổ đông hoặc nhóm cổ đông quy định tại khoản 2 Điều này (Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty) được quyền đề cử một hoặc một số người theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông làm ứng cử viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát.

Trường hợp số ứng cử viên được cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử thấp hơn số ứng cử viên mà họ được quyền đề cử theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông thì số ứng cử viên còn lại do Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và các cổ đông khác đề cử” 

Ngoài ra, cổ đông nhóm cổ đông nên tham khảo quy định về hồ sơ đề cử, ứng cử trong quy chế bầu cử được công ty công bố. Theo thông lệ, hồ sơ đề cử, ứng cử bao gồm các giấy tờ sau: 

- Đơn xin ứng cử, đề cử bầu vào HĐQT; 

- Sơ yếu lý lịch do ứng viên tự khai (theo mẫu công ty); 

- Biên bản họp nhóm, nếu nhóm cổ đông đề cử (theo mẫu công ty) 

- Giấy xác nhận sở hữu cổ phần liên tục ít nhất 06 tháng tính đến ngày chốt danh sách cổ đông dự họp ĐHĐCĐ thường niên; 

- Một trong số các giấy tờ sau: Bản sao CMND/CCCD/Hộ khẩu tạm trú (hoặc Giấy đăng ký tạm trú dài hạn), Hộ chiếu nếu là người Việt Nam ở nước ngoài, người nước ngoài; 

- Các bằng cấp, văn bằng chứng chỉ khác nếu có. 

Cổ đông, nhóm cổ đông nên chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và gửi sớm tối thiểu trước 03 ngày cho Ban tổ chức ĐHĐCĐ, để Ban tổ chức có đủ thời gian kiểm tra, đưa vào danh sách bầu cử cũng như chuẩn bị trước công tác kiểm phiếu biểu quyết, bầu cử tại đại hội.

Cổ đông hoặc nhóm cổ đông có quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông bất thường để bầu, bãi nhiệm HĐQT, Ban kiểm soát. Vậy, khi tổ chức Đại hội đồng cổ đông bất thường, trong tài liệu mời họp, cổ đông/nhóm cổ đông có cần cung cấp chứng cứ, bằng chứng chứng minh sai phạm của HĐQT không?

Theo quy định khoản 3 Điều 114 Luật doanh nghiệp 2014- Quyền của cổ đông phổ thông “Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong các trường hợp sau đây:

1. a) Hội đồng quản trị vi phạm nghiêm trọng quyền của cổ đông, nghĩa vụ của người quản lý hoặc ra quyết định vượt quá thẩm quyền được giao;
2. b) Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị đã vượt quá 06 tháng mà Hội đồng quản trị mới chưa được bầu thay thế;
3. c) Trường hợp khác theo quy định của Điều lệ công ty.

Yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải được lập bằng văn bản và phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức; số cổ phần và thời điểm đăng ký cổ phần của từng cổ đông, tổng số cổ phần của cả nhóm cổ đông và tỷ lệ sở hữu trong tổng số cổ phần của công ty, căn cứ và lý do yêu cầu triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông. Kèm theo yêu cầu triệu tập họp phải có các tài liệu, chứng cứ về các vi phạm của Hội đồng quản trị, mức độ vi phạm hoặc về quyết định vượt quá thẩm quyền".

Ngoài ra, theo quy định Điều 136 Luật doanh nghiệp 2014 - Thẩm quyền triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), sau khi cổ đông nhóm cổ đông đủ điều kiện gửi yêu cầu triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và các tài liệu kèm theo nêu trên cho Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát và các bên có liên quan, HĐQT phải tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường trong thời hạn 30 ngày.

Nếu quá thời hạn 30 ngày mà HĐQT không tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường thì Ban kiểm soát thay thế HĐQT tổ chức ĐHĐCĐ bất thường trong thời hạn 30 ngày tiếp theo. Nếu tiếp tục quá thời hạn trên mà Ban Kiểm soát vẫn không tổ chức họp ĐHĐCĐ bất thường thì cổ đông, nhóm cổ đông mới có quyền đại diện công ty triệu tập ĐHĐCĐ bất thường.

Trong trường hợp này, luật cũng không quy định cụ thể cổ đông nhóm cổ đông phải gửi các tài liệu nêu trên cho cổ đông khi gửi thông báo, tài liệu mời họp. Tuy nhiên, để đảm bảo cơ sở pháp lý của ĐHĐCĐ, cổ đông, nhóm cổ đông cần chuẩn bị các tài liệu để chứng minh cho đại hội và các cơ quan có thẩm quyền: cổ đông, nhóm cổ đông có đủ thẩm quyền triệu tập ĐHĐCĐ bất thường và đã tuân thủ đúng quy trình, trình tự thủ tục triệu tập ĐHĐCĐ.

Kể từ thời hạn cuối cùng cổ đông gửi phiếu về trong trường hợp xin ý kiến cổ đông bằng văn bản thì sau bao lâu doanh nghiệp phải kiểm phiếu và công bố biên bản kiểm phiếu, nghị quyết đại hội đồng cổ đông?

Điều 145, Luật Doanh nghiệp 2014 có quy định về thẩm quyền và thể thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, tuy nhiên, không có quy định về thời hạn sau bao lâu kể từ thời hạn cuối cùng cổ đông gửi lại phiếu lấy ý kiến, doanh nghiệp phải thực hiện kiểm phiếu.

Doanh nghiệp cần quy định chi tiết thời hạn kiểm phiếu này trong Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ về quản trị công ty và Quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông xin ý kiến bằng văn bản.

Hội đồng quản trị nên lựa chọn thời gian hợp lý, căn cứ vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, nhưng không nên quá xa so với thời hạn cuối cùng cổ đông gửi phiếu về, để tổ chức kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của Ban kiểm soát hoặc của cổ đông không nắm giữ chức vụ quản lý công ty.

Về lập biên bản kiểm phiếu, Khoản 6, Điều 145, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “Biên bản kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty”.

Về công bố biên bản kiểm phiếu, nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, theo Điểm c, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 155/2015/TT-BTC, công ty đại chúng phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi xảy ra một trong các sự kiện sau: “Thông qua quyết định của Đại hội đồng cổ đông (bao gồm nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông, biên bản họp hoặc biên bản kiểm phiếu (trong trường hợp lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản)”.

Thấu hiểu những trăn trở của các doanh nghiệp niêm yết về những khó khăn trong tổ chức Đại hội đồng Cổ đông, khi cổ đông phân tán ở nhiều vùng miền, CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) đã cho ra mắt dịch vụ tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông kết hợp với giải pháp công nghệ hiện đại EzGSM – Đại hội đồng cổ đông trực tuyến.

Giải pháp được triển khai từ đầu năm mới 2016 hứa hẹn sẽ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong mùa đại hội cổ đông này.

Hàng năm, khi đến mùa họp đại hội đồng cổ đông thường niên, không ít doanh nghiệp trăn trở bởi những khó khăn, vướng mắc trong việc tổ chức đại hội. Cổ đông nhỏ lẻ, phân tán sẽ không có điều kiện tham dự đại hội, không đóng góp được các ý kiến của mình với các quyết định của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp khó tổ chức thành công đại hội đồng cổ đông ngay trong lần triệu tập đầu tiên, do không đủ tỷ lệ tối thiểu tham dự, đặc biệt là các công ty niêm yết, đại chúng quy mô lớn có nhiều cổ đông cá nhân ở nhiều tỉnh thành trên cả nước, làm mất rất nhiều chi phí chuẩn bị cho lần họp đại hội đồng cổ đông không thành.

Và mặc dù doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, nhân lực để tổ chức đại hội, nhưng có thể vẫn gặp nhiều sai sót, nhầm lẫn trong việc gửi thư cho cổ đông, ủy quyền, kiểm phiếu bầu cử biểu quyết (bầu dồn phiếu).

Ngoài ra, doanh nghiệp phải đối diện với rủi ro nghị quyết đại hội đồng cổ đông bị tòa án tuyên hủy do những sai sót trong trình tự, thủ tục tiến hành đại hội… 

Việc tổ chức đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ là một cách làm mới để giải quyết các vấn đề trên. Đây cũng là thông lệ quản trị tốt đã được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Nắm bắt xu hướng này, CTCP Chứng khoán FPT (FPTS) đã cho ra mắt dịch vụ tư vấn tổ chức đại hội đồng cổ đông kết hợp với giải pháp công nghệ hiện đại EzGSM – Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực:

Thứ nhất, EzGSM giúp các cổ đông ở bất kỳ đâu, có thể đăng nhập và thực hiện đăng ký tham dự trước khi đại hội được tổ chức, nhờ đó doanh nghiệp có thể biết trước được số lượng người đến tham dự đại hội và chuẩn bị cơ sở vật chất phù hợp cho đại hội.

Trường hợp không thể đến tham dự đại hội, qua Hệ thống của EzGSM cổ đông có biểu quyết và bầu cử trực tuyến, ủy quyền cho người khác. Tính năng đặc biệt này sẽ giúp gia tăng tỷ lệ cổ đông tham dự đại hội và khả năng đại hội được tổ chức thành công cao hơn rất nhiều.

Thứ hai, khi kết hợp Giải pháp EzGSM với Cổng thông tin trực tuyến EzSearch, cổ đông có thể trao đổi (qua Internet) với doanh nghiệp về các vấn đề liên quan đến biểu quyết và các vấn đề khác nêu tại đại hội trước khi đưa ra quyết định biểu quyết. Tiện ích này giúp doanh nghiệp có thể trả lời cổ đông một cách thấu đáo, tránh trường hợp cổ đông bức xúc khi các vấn đề cần trao đổi không được giải đáp ngay tại đại hội do thời gian có hạn.

Thứ ba, EzGSM hỗ trợ ban tổ chức đăng ký dự họp cho các cổ đông; luôn kiểm soát được số lượng cổ đông đăng ký dự đại hội và ủy quyền dự đại hội, cũng như tỷ lệ thay đổi trong quá trình diễn ra đại hội.

EzGSM có thể cập nhật thêm các vấn đề biểu quyết, ứng viên hội đồng quản trị/ban kiểm soát, tính năng này đặc biệt hữu hiệu trong trường hợp phát sinh thêm các vấn đề biểu quyết, ứng viên tại đại hội. EzGSM tự động kiểm tra tính hợp lệ của phiếu bầu hạn chế sai sót trong khâu kiểm phiếu; Kết xuất báo cáo/kết quả kiểm phiếu một cách nhanh chóng, chính xác đảm bảo cho doanh nghiệp những tỷ lệ chuẩn xác nhất.

Thứ tư, đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp hỗ trợ khách hàng xuyên suốt quá trình tổ chức đại hội đồng cổ đông (trước, trong và sau đại hội) như: giải đáp những vướng mắc về trình tự, thủ tục pháp lý liên quan tới tổ chức đại hội, hỗ trợ xây dựng, rà soát các tài liệu trong chương trình Đại hội, tư vấn các nội dung phát sinh tại đại hội; hỗ trợ thực hiện các thủ tục công bố thông tin sau khi tổ chức đại hội theo đúng quy định của pháp luật.

FPTS là công ty Việt Nam đầu tiên nghiên cứu và xây dựng giải pháp EzGSM - Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, cùng với đội ngũ tư vấn chuyên nghiệp am hiểu quản trị công ty sẽ giúp cho doanh nghiệp tổ chức đại hội đồng cổ đông hiệu quả, chuyên nghiệp, tốn ít nhân lực, tiết kiệm chi phí nhất. Và những nỗi lo về cuộc họp đại hội đồng cổ đông không thành công sẽ không còn là mối bận tâm nữa, doanh nghiệp có thể yên tâm tập trung vào sản xuất - kinh doanh.

Được biết, đến nay, FPTS đã thực hiện tư vấn thành công các cuộc họp đại hội cổ đông cho các công ty niêm yết, công ty đại chúng quy mô lớn, các ngân hàng thương mại cổ phần như VPBank, Tổng CTCP Bảo Minh, CTCP Vàng Agribank, Sabeco, CTCP Nhựa Thiếu niên Tiền phong, Becamex IJC, CTCP Cao su Miền Nam…

Để sử dụng giải pháp đại hội đồng cổ đông trực tuyến, nhiều doanh nghiệp e ngại về cách thức áp dụng khó khăn hay chi phí tốn kém, ông bà nghĩ sao về điều này?

Đại hội đồng cổ đông trực tuyến sẽ giúp cổ đông cũng như doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều thời gian cũng như chi phí. Để có thể áp dụng phương thức này, doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:

Quy định trong điều lệ, quy chế quản trị công ty, quy chế tổ chức, quy chế biểu quyết, bầu cử của Đại hội đồng cổ đông về cách thức tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến.

Nếu chưa đủ điều kiện cơ sở vật chất để có thể tiến hành đại hội đồng cổ đông trực tuyến, doanh nghiệp có thể thuê một đơn vị cung cấp hệ thống ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến và có thể kết hợp thêm sự tư vấn của những tổ chức tư vấn để có cuộc họp đại hội đồng cổ đông hiệu quả, chuyên nghiệp.

Luật pháp Mỹ cho phép các doanh nghiệp tổ chức đại hội đồng cổ đông bằng hình thức trực tiếp và kết hợp sử dụng internet và các hình thức khác để dự họp/biểu quyết từ xa.

Còn Sở Giao dịch chứng khoán Tokyo có hệ thống biểu quyết trực tuyến, cho phép các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài biểu quyết trực tuyến tại các công ty Nhật Bản. Hiện tại, có trên 2.000 công ty niêm yết tham gia hệ thống này của Sở GDCK Tokyo.

Còn tại Việt Nam, Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 thông qua ngày 26/11/2014 đã quy định quyền dự họp bằng hình thức bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác.
Khoản 2- Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 quy định:
Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp,
b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.

Pháp luật không quy định về việc công ty phải hỗ trợ kinh phí (đi lại, ăn ở…) để cổ đông có thể tới tham dự Đại hội đồng cổ đông. Do đó, cổ đông tự trang trải những chi phí này.

Để đảm bảo quyền lợi cổ đông, đảm bảo thành công của đại hội, nhất là đối với trường hợp doanh nghiệp có số lượng cổ đông lớn, phân bố rải rác, doanh nghiệp nên hướng tới tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông ở một địa điểm mà đa số các cổ đông có thể đến tham dự, hoặc tổ chức Đại hội đồng cổ đông ở nhiều địa điểm khác nhau theo quy định tại Khoản 1, Điều 136, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thẩm quyền triệu tập Đại hội đồng cổ đông, cụ thể:

 “Đại hội đồng cổ đông họp thường niên mỗi năm một lần. Ngoài cuộc họp thường niên, Đại hội đồng cổ đông có thể họp bất thường. Địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông phải ở trên lãnh thổ Việt Nam. Trường hợp cuộc họp Đại hội đồng cổ đông được tổ chức đồng thời ở nhiều địa điểm khác nhau thì địa điểm họp Đại hội đồng cổ đông được xác định là nơi chủ tọa tham dự họp”.

Ngoài ra, theo thông lệ quản trị công ty tốt, công ty có thể ứng dụng công nghệ thông tin trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông (Đại hội đồng cổ đông trực tuyến, bỏ phiếu điện tử), qua đó tiết kiệm chi phí, thuận tiện cho cổ đông, tăng tỷ lệ thành công của Đại hội ngay từ lần tổ chức đầu tiên. Nội dung này đã được cụ thể hóa tại Khoản 2, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:

“Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử”.

Năm nay, công ty tôi bầu nhiệm kỳ mới toàn bộ thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, như vậy có phải đăng tải sơ yếu lý lịch các ứng viên lên website, hay công bố thông tin hay không?

Theo quy định tại Điều 11 Nghị định 71/2017/NĐ – CP quy định về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng - Ứng cử, đề cử thành viên Hội đồng quản trị:

“Trường hợp đã xác định được trước ứng viên, thông tin liên quan đến các ứng viên Hội đồng quản trị được công bố tối thiểu 10 ngày trước ngày khai mạc họp Đại hội đồng cổ đông trên trang thông tin điện tử của công ty để cổ đông có thể tìm hiểu về các ứng viên này trước khi bỏ phiếu, ứng viên Hội đồng quản trị phải có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác và hợp lý của các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực, trung thành, cẩn trọng và vì lợi ích cao nhất của công ty nếu được bầu làm thành viên Hội đồng quản trị. Thông tin liên quan đến ứng viên Hội đồng quản trị được công bố tối thiểu bao gồm:

a) Họ tên, ngày, tháng, năm sinh;

b) Trình độ chuyên môn;

c) Quá trình công tác;

d) Các thông tin khác (nếu có) theo quy định tại Điều lệ công ty.

Công ty đại chúng phải đảm bảo cổ đông có thể tiếp cận thông tin về các công ty mà ứng viên đang nắm giữ chức vụ thành viên Hội đồng quản trị, các chức danh quản lý khác và các lợi ích có liên quan tới công ty của ứng viên Hội đồng quản trị (nếu có)”.

Quy định về việc đăng tải thông tin có liên quan đến các ứng viên Ban kiểm soát cũng được thực hiện tương tự.

Do đó, trong thông báo mời họp gửi bằng phương thức đảm bảo cho cổ đông, doanh nghiệp cần chỉ rõ đường dẫn đăng tải tài liệu của cổ đông và trong trường hợp xác định được trước ứng viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát cần đăng tải sơ yếu lý lịch lên website công ty để tạo điều kiện cho cổ đông tìm hiều thông tin về ứng viên, qua đó lựa chọn được chính xác người có đủ năng lực, trình độ tham gia quản trị, điều hành doanh nghiệp.

Công ty tôi để tiết kiệm chi phí chỉ gửi thư mời tham dự Đại hội đồng cổ đông cho cổ đông qua email và công bố trên website, như vậy có đúng quy định của pháp luật?

Theo quy định tại Khoản 2, 3, 4, Điều 139, Luật doanh nghiệp 2014- Mời họp Đại hội đồng cổ đông:

“2. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty.

3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:
4. a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
5. b) Phiếu biểu quyết.
6. c) Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.
7. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời hợp quy định tại khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu”.

Như vậy, việc công ty chỉ gửi thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông cho cổ đông qua email và công bố trên website là không không đúng quy định của pháp luật.

Công ty có thể tiết kiệm chi phí bằng cách đăng tải những tài liệu phục vụ cho cuộc họp Đại hội đồng cổ đông trên website của công ty và chỉ rõ đường dẫn, cách thức tải tài liệu trong thông báo mời họp được gửi bằng phương thức bảo đảm đến cho từng cổ đông, để các cổ đông có thể thuận tiện trong việc tra cứu, tìm hiểu, nắm bắt thông tin về Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp.

Cổ đông có quyền yêu cầu HĐQT cung cấp danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ hay chỉ được quyền trích lục danh sách đó?

Theo quy định tại khoản 1 và khoản 3, Điều 137, Luật Doanh nghiệp 2014, danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ; yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung những thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ.

Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin sổ đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; đồng thời chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty.

Theo quy định tại khoản 18, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2014, người quản lý công ty cổ phần bao gồm chủ tịch HĐQT, thành viên HĐQT, giám đốc hoặc tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại điều lệ công ty.

Tuy nhiên, trình tự thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông được thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty, vậy nếu điều lệ công ty không quy định thì cổ đông thực hiện quyền này như thế nào? Mặt khác, chế tài xử lý chưa rõ ràng trong trường hợp người quản lý công ty không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu.

Vì vậy, để tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông thực hiện quyền của mình, tránh các rủi ro tranh chấp phát sinh giữa cổ đông và công ty, điều lệ công ty cần có quy định cụ thể về việc cổ đông có thể thực hiện quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHCĐ trong những trường hợp cụ thể; trình tự, thủ tục cổ đông yêu cầu người quản lý công ty cung cấp thông tin này, cũng như trách nhiệm bảo mật thông tin của cổ đông liên quan đến các thông tin được cung cấp.

Nghị quyết ĐHCĐ thường niên của Công ty A bị Tòa án tuyên hủy, trong đó có nội dung bầu HĐQT nhiệm kỳ mới. Trong trường hợp này, Công ty A sẽ phải tiến hành tổ chức lại ĐHCĐ và bầu lại các thành viên HĐQT, vậy ai sẽ tiến hành triệu tập ĐHCĐ?

Doanh nghiệp xử lý như thế nào là đúng luật trong trường hợp cổ đông ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ, nhưng cổ đông đó vẫn đến tham dự đại hội với tư cách là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông khác?

Luật Doanh nghiệp 2014 không có quy định, trong trường hợp Nghị quyết ĐHCĐ bị tuyên hủy, trong đó có nội dung bầu HĐQT nhiệm kỳ mới, thì ai sẽ là người có thẩm quyền triệu tập họp để tổ chức lại ĐHCĐ.

Theo chúng tôi, với trường hợp trên, vì lợi ích của các cổ đông và lợi ích chung của Công ty, HĐQT nhiệm kỳ trước (HĐQT đã hết nhiệm kỳ nhưng chưa bị miễn nhiệm do Nghị quyết ĐHCĐ đã bị tuyên hủy) sẽ tiến hành triệu tập họp ĐHCĐ. Nếu HĐQT không triệu tập họp ĐHCĐ thì Ban kiểm soát thay thế HĐQT triệu tập họp; Ban kiểm soát không tiến hành triệu tập họp ĐHCĐ thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại Khoản 2, Điều 114, Luật Doanh nghiệp 2014 (cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ Công ty) có quyền đại diện Công ty triệu tập họp.

Luật Doanh nghiệp không thể quy định chi tiết những tình huống phát sinh trên thực tế, vì vậy, Công ty nên đưa ra những quy định cụ thể trong Điều lệ hoặc Quy chế quản trị công ty để có cách xử lý khi những tình huống như trên xảy ra.

Doanh nghiệp xử lý như thế nào là đúng luật trong trường hợp cổ đông ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp ĐHĐCĐ, nhưng cổ đông đó vẫn đến tham dự đại hội với tư cách là người đại diện theo ủy quyền của cổ đông khác?

Điều 140 LDN 2014 quy định về thực hiện quyền dự họp ĐHĐCĐ, cổ đông có thể ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp; nhưng không có quy định hạn chế việc cổ đông đã ủy quyền cho người khác thì không được đến tham dự họp ĐHĐCĐ. Vì vậy, trong trường hợp này, Ban tổ chức vẫn phải tiến hành các thủ tục đăng kí dự họp cho cổ đông.

Tại ĐHCĐ thường niên năm 2016, Công ty chúng tôi dự kiến áp dụng các ứng dụng công nghệ hiện đại trong kỳ họp. Xin hỏi, nếu chúng tôi gửi thư mời và tài liệu qua đường điện tử có đúng luật hay không? Trường hợp cổ đông ở xa không tham dự trực tiếp được cuộc họp, họ theo dõi qua web và bỏ phiếu qua web có được chấp nhận kết quả hay không?

- Theo điều 139 luật DN 2014 quy định rất rõ về mời họp cổ đông thì công ty bắt buộc phải gửi thông báo mời họp cho cổ đông bằng phương thức bảo đảm đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty

Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;

b) Phiếu biểu quyết;

c) Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp kèm theo thông báo mời hợp có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu.

- Điều 140 Luật DN 2014 quy đinh về thực hiện quyền dự họp cho cổ đông cho phép tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác vì vậy công ty hoàn toàn có thể lựa chọn hình thức đại hội cổ đông trực tuyến (ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến), tùy nhiên do luật DN 2014 chưa có hướng dẫn cụ thể nên để có thể áp dụng hình thức này doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều sau:

+ Quy định trong điều lệ, quy chế quản trị công ty, quy chế tổ chức ĐHĐCĐ, quy chế biểu quyết bầu cử về cách thức tổ chức đại hội cổ đông trực tuyến (ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến)

+ Thuê ngoài một đơn vị tư vấn chuyên nghiệp cung cấp hệ thống ủy quyền, biểu quyết, bầu cử trực tuyến cũng như hỗ trợ tư vấn trình tự thủ tục triển khai đại hội trực tuyến.

Công ty cổ phần đến kỳ bầu lại HĐQT mới song do bất đồng quan điểm và mâu thuẫn giữa các nhóm cổ đông, liệu có xảy ra trường hợp ĐHCĐ không bầu được HĐQT mới? Trong trường hợp như vậy, HĐQT cũ có còn đảm nhận tiếp chức trách này hay không? Khi nào thì HĐQT này hết chức trách?

Trên thực tế, có rất nhiều trường hợp như: do mâu thuẫn nội bộ trong công ty và mâu thuẫn lợi ích giữa các nhóm cổ đông, không có ai thực hiện triệu tập ĐHCĐ; không đủ tỷ lệ để tiến hành cuộc họp ĐHCĐ ngay trong triệu tập họp đầu tiên; cuộc họp ĐHCĐ bị tạm hoãn, tạm dừng theo quy định tại Điều 142, Luật Doanh nghiệp 2014; Nghị quyết ĐHCĐ bị tuyên hủy theo quy định tại Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2014…

Đến kỳ bầu lại HĐQT mới nhưng khi xảy ra một trong trường hợp trên, mặc dù HĐQT đã hết nhiệm kỳ nhưng công ty chưa bầu ra được HĐQT mới để tiếp quản công việc. Theo quy định tại khoản 3, Điều 150, Luật Doanh nghiệp 2014: “Trường hợp tất cả thành viên HĐQT cùng kết thúc nhiệm kỳ thì các thành viên đó tiếp tục là thành viên HĐQT cho đến khi có thành viên mới được bầu thay thế và tiếp quản công việc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác”. Như vậy, HĐQT cũ (đã hết nhiệm kỳ) sẽ phải tiến hành triệu tập họp ĐHCĐ để bầu ra HĐQT mới.

Trường hợp HĐQT không triệu tập họp ĐHCĐ thì ban kiểm soát thay thế HĐQT triệu tập họp; trường hợp ban kiểm soát không tiến hành triệu tập họp ĐHCĐ thì cổ đông hoặc nhóm cổ đông theo quy định tại khoản 2, Điều 114, Luật Doanh nghiệp 2014 (cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ công ty) có quyền đại diện công ty triệu tập họp (theo quy định về thẩm quyền triệu tập họp ĐHCĐ tại Điều 136, Luật Doanh nghiệp 2014).

Luật Doanh nghiệp không thể quy định chi tiết những tình huống phát sinh trên thực tế, vì vậy, công ty nên đưa ra những quy định cụ thể trách nhiệm của HĐQT trong Điều lệ công ty hoặc quy chế quản trị công ty để có cách xử lý khi những tình huống như trên xảy ra.

Điều lệ của công ty tôi là một DN bảo hiểm quy định một số nội dung biểu quyết tại Đại hội đồng Cổ đông được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 80% tổng số phiếu quyền biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành. Xin hỏi theo luật mới, doanh nghiệp có phải sửa đổi điều lệ này? Và nên quy định như thế nào để đảm bảo quyền cổ đông vì trước đây nhà nước nắm chi phối DN nay cổ đông này đang thực hiện thoái vốn.

Theo quy định của khoản 1, 2 Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014- Điều kiện để nghị quyết được thông qua: nghị quyết về các nội dung sẽ được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 51% hoặc 65% (tùy từng trường hợp cụ thể) tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định.

Như vậy, Điều lệ của công ty quy định một số nội dung phải được 80% cổ đông có quyền biểu quyết tán thành là không trái luật.

Do luật doanh nghiệp 2014 mới ra đời và có hiệu lực từ 01/07/2015 và dựa trên thực tế hoạt động của doanh nghiệp (trước đây nhà nước nắm chi phối và đang thực hiện thoái vốn tại doanh nghiệp) nên để đảm bảo quyền lợi của cổ đông, phù hợp với luật doanh nghiệp, với cơ cấu cổ đông mới dự kiến thay đổi; cổ đông, Hội đồng quản trị nên đưa nội dung sửa đổi điều lệ công ty (trong đó có nội dung quy định về tỷ lệ tối thiểu để biểu quyết thông qua các vấn đề tại Đại hội đồng cổ đông) ra Đại hội đồng Cổ đông gần nhất để trao đổi thảo luận. Đại hội đồng cổ đông sẽ quyết định có nên thay đổi tỷ lệ 80% theo quy định của điều lệ hiện tại; và nếu thay đổi thì sẽ quy định tỷ lệ nào cho phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

DN tôi năm ngoái mất gần 2 giờ cho công tác kiểm phiếu tại ĐHCĐ. Xin hỏi, hiện nay trên thị trường có những sản phẩm kiểm phiếu tự động vận hành như thế nào, chi phí ra sao? Trong trường hợp cổ đông lớn của DN phức tạp, có mâu thuẫn và thường cử đại diện kiểm tra từng lá phiếu tại đại hội, thì việc sử dụng các sản phẩm này có gặp khó khăn gì không?

Hiện nay, trên thị trường có một số sản phẩm phần mềm hỗ trợ DN tại ngày tổ chức ĐHCĐ, với các tính năng như hỗ trợ đăng ký dự họp, kiểm phiếu bầu cử/biểu quyết, kết xuất các báo cáo/kết quả kiểm phiếu một cách nhanh chóng, chính xác, với mức chi phí tương đối hợp lý.

Để có thể lựa chọn các sản phẩm này, doanh nghiệp cần lưu ý lựa chọn các đơn vị tổ chức chuyên nghiệp, không chỉ cung cấp sản phẩm phần mềm, mà còn có thể tư vấn hỗ trợ doanh nghiệp xuyên suốt quá trình đại hội như: trình tự, thủ tục pháp lý liên quan đến đại hội, tư vấn tài liệu báo cáo, xử lý tình huống phát sinh tại đại hội, tư vấn sửa đổi điều lệ, quy chế quản trị công ty phù hợp với Luật Doanh nghiệp 2014, tư vấn hỗ trợ công bố thông tin, cũng như các vấn đề khác như: tư vấn phát hành cổ phiếu, trả cổ tức, đăng ký lưu ký và niêm yết cổ phiếu…

Trong trường hợp cổ đông lớn của DN phức tạp, có mâu thuẫn và thường cử đại diện kiểm tra từng lá phiếu tại mỗi kỳ đại hội, thì việc sử dụng các dịch vụ này (sản phẩm phần mềm, cùng đội ngũ chuyên viên tư vấn quản trị DN) không những giúp DN tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác trong việc kiểm phiếu, mà còn tăng tính minh bạch, công khai trong quá trình kiểm phiếu do được thực hiện bởi một bên thứ ba, trung gian; đảm bảo trình tự, thủ tục tổ chức đại hội theo quy định của pháp luật, từ đó hạn chế tối đa rủi ro tranh trấp phát sinh, giúp cho DN có một kỳ đại hội thành công.

Tỷ lệ biểu quyết tại ĐHCĐ tính như thế nào (trên số bỏ phiếu hay trên số tham dự ban đầu)? Doanh nghiệp phải xin phép hoặc thông báo cho ai, cơ quan nào nếu hoãn, giãn thời gian họp đại hội đồng cổ đông?

Nhiều ĐHCĐ, đến giờ bỏ phiếu, rất nhiều cổ đông đã ra về. Xin hỏi, khi ấy tỷ lệ biểu quyết tính như thế nào (trên số bỏ phiếu hay trên số tham dự ban đầu)?

Theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2, Điều 144 Luật Doanh nghiệp 2014, điều kiện để Nghị quyết ĐHCĐ được thông qua phải đảm bảo được số cổ đông đại diện ít nhất 65% hoặc 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, tùy thuộc từng vấn đề biểu quyết.

Như vậy, tỷ lệ biểu quyết tính trên số phiếu biểu quyết dự họp (số phiếu tán thành + số phiếu không tán thành + số phiếu không ý kiến+ số phiếu không hợp lệ + số phiếu không bỏ phiếu).

DN cần lưu ý, tạo điều kiện cho các cổ đông không tham dự được toàn bộ chương trình đại hội có thể bỏ phiếu trước khi ra về, hoặc áp dụng công nghệ hiện đại trong việc tổ chức ĐHCĐ, ĐHCĐ trực tuyến (biểu quyết, bầu cử trực tuyến) để cổ đông có thể thực hiện quyền, đóng góp ý kiến với những vấn đề quan trọng của DN, cũng như đảm bảo tỷ lệ cần thiết để thông qua đối với từng vấn đề biểu quyết.

Theo Khoản 2, Điều 136 Luật Doanh nghiệp 2014 -Thẩm quyền triệu tập họp ĐHCĐ: “ĐHCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của HĐQT, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn, nhưng không quá 06 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.

Theo Khoản 8, Điều 142 Luật Doanh nghiệp 2014 -Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại ĐHCĐ: Trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác, “chủ tọa có quyền hoãn cuộc họp ĐHCĐ đã có đủ số người đăng ký dự họp theo quy định đến một thời điểm khác, hoặc thay đổi địa điểm họp trong các trường hợp sau đây:

a) Địa điểm họp không có đủ chỗ ngồi thuận tiện cho tất cả người dự họp;

b) Các phương tiện thông tin tại địa điểm họp không bảo đảm cho các cổ đông dự họp tham gia, thảo luận và biểu quyết;

c) Có người dự họp cản trở, gây rối trật tự, có nguy cơ làm cho cuộc họp không được tiến hành một cách công bằng và hợp pháp.

Thời gian hoãn tối đa không quá 03 ngày, kể từ ngày cuộc họp dự định khai mạc;”

Ngoài ra, DN nên chủ động công bố thông tin (UBCKNN, VSD và Sở GDCK trong trường hợp niêm yết, trên website công ty) về việc thay đổi, gia hạn hoặc hoãn thời gian tổ chức ĐHCĐ, cũng như dự kiến thời gian tổ chức để cổ đông nắm được, chủ động sắp xếp thời gian, công việc để có thể tham dự ĐHCĐ theo kế hoạch.

Doanh nghiệp vừa niêm yết có buộc phải xin ý kiến cổ đông về việc Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc? HĐQT có buộc phải có thành viên độc lập không? Tiêu chí cho chức danh này như thế nào?

Ông Đinh Ngọc Sơn, Phó giám đốc Tư vấn quản trị doanh nghiệp, CTCK FPT:

1. Theo quy định tại khoản 1, Điều 152, Luật Doanh nghiệp 2014, chủ tịch HĐQT có thể kiêm nhiệm vị trí giám đốc hoặc tổng giám đốc công ty trừ trường hợp công ty cổ phần do nhà nước nắm giữ trên 50% tổng số phiếu biểu quyết và điều lệ công ty, pháp luật về chứng khoán không có quy định khác.

Theo quy định tại Điều 12 Nghị định 71/2017/NĐ-CP: “Chủ tịch Hội đồng quản trị không được kiêm nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng giám đốc) của cùng 01 công ty đại chúng.” Quy định này sẽ có hiệu lực vào ngày 01/08/2020.

Như vậy, kể từ ngày 01/08/2020, Chủ tịch Hội đồng quản trị các công ty đại chúng sẽ không được kiêm nhiệm chức danh Giám đốc (Tổng giám đốc).

2. Theo quy định tại khoản 1, Điều 134, Luật doanh nghiệp 2014, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình có ban kiểm soát hoặc không có ban kiểm soát, trong trường hợp công ty lựa chọn mô hình quản lý không có ban kiểm soát thì ít nhất 20% số thành viên HĐQT phải là thành viên độc lập.

Luật Doanh nghiệp 2014 không quy định rõ trong trường hợp nếu công ty lựa chọn mô hình có ban kiểm soát thì HĐQT có bắt buộc phải có thành viên độc lập hay không. Tuy nhiên, theo quy định tại Điều 13 Nghị định 71/2017/NĐ- CP cơ cấu thành viên HĐQT cần đảm bảo sự cân đối giữa các thành viên điều hành và không điều hành. Công ty đại chúng phải đảm bảo tối thiểu 1/3 thành viên Hội đồng quản trị không điều hành. Công ty đại chúng niêm yết phải đảm bảo tối thiểu 1/3 thành viên Hội đồng quản trị độc lập.

Như vậy, theo các quy định của pháp luật hiện hành, với các công ty cổ phần chưa đại thì tuân thủ theo Luật Doanh nghiệp 2014. Còn với các công ty cổ phần đại chúng quy mô lớn và niêm yết thì phải tuân thủ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2014 và Nghị định 71/2017/NĐ- CP. Về tiêu chuẩn điều kiện của thành viên HĐQT độc lập áp dụng theo quy định tại khoản 2, Điều 151, Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều 13 Nghị định 71/2017/NĐ-CP.

Nhiều nhà đầu tư băn khoăn, trong phiếu biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông của doanh nghiệp chỉ ghi đồng ý và không đồng ý, mà không có phần "ý kiến khác" thì có đúng quy định của luật hay không? Trong trường hợp nếu được bổ sung, chủ tọa ĐHĐCĐ có bắt buộc phải chấp thuận hay không, nếu có thủ tục sẽ như thế nào?

Trong phiếu biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) của doanh nghiệp có ghi đồng ý và không đồng ý, như vậy có đúng quy định của luật không, phiếu biểu quyết có phải bổ sung “ý kiến khác” hay không?

Pháp luật hiện hành không có quy định về nội dung và hình thức của Phiếu biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ. Tuy nhiên, theo Khoản 5, Điều 142 – Thể thức tiến hành họp và biểu quyết ĐHĐCĐ Luật Doanh nghiệp 2014, trong trường hợp điều lệ công ty không có quy định khác thì thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ được tiến hành như sau: “ĐHĐCĐ thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình.

Việc biểu quyết được tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến”.

Vì vậy, công ty nên có quy định cụ thể trong điều lệ, quy chế tổ chức đại hội; quy chế biểu quyết bầu cử về cách thức biểu quyết bầu cử cũng như mẫu phiếu; ngoài ra, công ty nên đăng tải mẫu phiếu biểu quyết lên website (theo quy định tại Khoản 3 và 4, Điều 139 – Mời họp ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2014) để cổ đông có thể tham khảo và đóng góp ý kiến trước ngày khai mạc đại hội. Phiếu biểu quyết nên có 3 phương án biểu quyết: tán thành, không tán thành và không có ý kiến theo đúng thuật ngữ được sử dụng trong Luật Doanh nghiệp 2014.

Trong trường hợp cụ thể này, phiếu biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ của doanh nghiệp có ghi đồng ý và không đồng ý, cổ đông lớn đề nghị bổ sung nội dung “ý kiến khác” vào phiếu biểu quyết tại cuộc họp.

Theo quy định tại Điều 138 – Chương trình và nội dung họp ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2014, nếu cổ đông lớn gửi kiến nghị bằng văn bản về vấn đề này một cách đầy đủ và hợp lệ, chậm nhất trong vòng 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp điều lệ công ty có quy định khác, thì chủ tọa nên chấp nhận và chuẩn bị mẫu phiếu theo ý kiến đóng góp của cổ đông.

Trường hợp, cổ đông lớn kiến nghị vấn đề này ngay tại ĐHĐCĐ, Khoản 4, Điều 142 – Thể thức tiến hành họp và biểu quyết ĐHĐCĐ, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định rằng: “Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết và hợp lý để điều khiển cuộc họp một cách có trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số người dự họp”.

Do đó, chủ tọa sẽ xem xét dựa trên điều lệ công ty, quy chế tổ chức, quy chế biểu quyết bầu cử đã được ĐHĐCĐ thông qua, đề xuất của cổ đông lớn, cũng như mong muốn của đa số cổ đông dự họp và đưa ra phương án xử lý phù hợp để đảm bảo cuộc họp vẫn diễn ra thuận lợi, tuân thủ đúng trình tự thủ tục quy định của pháp luật, không gây mất thời gian, chi phí cho các cổ đông.

Doanh nghiệp (DN) tôi tổ chức Đại hội đồng Cổ đông, xin hỏi nếu cổ đông lập ủy quyền không theo mẫu của DN quy định có hợp lệ hay không? Giấy ủy quyền của cổ đông tổ chức lập cho cá nhân tham dự đại hội có phải do người đại diện theo pháp luật của Công ty ký hay không? Xin cho biết lưu ý liên quan đến thủ tục này?

Theo khoản 1, Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 (LDN 2014)- Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông: “Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại khoản 2 Điều này. Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 15 của Luật này thì ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.

Như vậy:

- Cổ đông là cá nhân khi ủy quyền cho một người khác đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập ủy quyền theo mẫu do công ty phát hành.

- Cổ đông là tổ chức đã cử người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Điều 15 LDN 2014, thì người đại diện theo ủy quyền đó khi dự họp Đại hội đồng cổ đông không phải làm văn bản ủy quyền.

- Cổ đông là tổ chức chưa cử người đại diện theo ủy quyền theo quy định tại Điều 15 LDN 2014 thì có thể ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông theo mẫu do công ty phát hành. Văn bản ủy quyền của cổ đông là tổ chức cho cá nhân tham dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền của tổ chức đó, theo quy định khoản 3 Điều 86 Luật dân sự 2005- Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân.

Để tránh xảy ra tranh chấp, phát sinh do mẫu giấy ủy quyền không hợp lệ, Công ty cần có những quy định cụ thể (hình thức giấy ủy quyền, trường hợp nào giấy ủy quyền không hợp lệ…) trong Điều lệ công ty và quy chế tổ chức Đại hội đồng cổ đông về việc ủy quyền tham dự Đại hội. Ngoài ra, Công ty cũng nên sử dụng các hình thức phương tiện công nghệ thông tin hiện đại trong việc tổ chức Đại hội đồng cổ đông như hội nghị trực tuyến, ủy quyền, bỏ phiếu điện tử hoặc các hình thức điện tử khác để tạo điều kiện tối đa cho cổ đông thực hiện quyền tham dự và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông.

Luật doanh nghiệp hiện hành chỉ quy định “Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào Ban kiểm phiếu theo đề nghị của Chủ tọa cuộc họp”, mà không quy định chi tiết thành phần của Ban kiểm phiếu, điều này đã khiến cho không ít các công ty cổ phần khi tổ chức ĐHĐCĐ không biết phải lựa chọn nhân sự có tiêu chuẩn như thế nào để bầu làm thành viên Ban kiểm phiếu?

Theo quy định tại Điểm d Khoản 2 Điều 142 – Thể thức tiến hành họp và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông: “Đại hội đồng cổ đông bầu một hoặc một số người vào ban kiểm phiếu theo đề nghị của chủ tọa cuộc họp;”

Luật doanh nghiệp không có quy định cụ thể về số lượng, điều kiện, tiêu chuẩn của thành viên Ban kiểm phiếu, vì vậy, trước khi tiến hành ĐHĐCĐ, Ban tổ chức ĐHĐCĐ cần dự trù trước nhân sự của Ban kiểm phiếu để tránh mất thời gian của ĐHĐCĐ.

Trong Điều lệ công ty, các quy định và quy chế quản lý nội bộ của công ty nên quy định rõ điều kiện và phương thức bầu thành viên ban kiểm phiếu cũng như xác định quyền hạn và thủ tục của Ban kiểm phiếu. Danh tính của thành viên ban kiểm phiếu nên được công bố công khai tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và ghi vào biên bản họp Đại hội đồng cổ đông.

Công ty nên khuyến khích bầu các thành viên độc lập vào ban kiểm phiếu như: đại diện của các cổ đông thiểu số; trong một số trường hợp cần thiết, Công ty nên chỉ định tổ chức độc lập (luật sư, tổ chức kiểm toán, công ty chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ tổ chức Đại hội đồng cổ đông…) thực hiện việc thu thập và kiểm phiếu. Việc có thành viên độc lập trong Ban kiểm phiếu sẽ giúp cổ đông có thể tin tưởng rằng ban kiểm phiếu sẽ thực hiện nhiệm vụ một cách công bằng, minh bạch. Để đảm bảo Ban kiểm phiếu thực hiện chức năng của mình một cách độc lập với Giám đốc/Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị, theo thông lệ tốt, những đối tượng sau đây không nên là thành viên Ban kiểm phiếu:

+ Thành viên Hội đồng quản trị và ứng cử viên thành viên HĐQT;

+ Thành viên Ban Giám đốc;

+ Những người có liên quan đến các đối tượng trên.

Ông A là cổ đông của Công ty cổ phần B. Ông A làm đơn kiến nghị đến Công ty B về việc không nhận được thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) thường niên của Công ty, đồng thời không chấp nhận phiếu chuyển phát nhanh mà Công ty B đưa ra như là bằng chứng về việc đã gửi thư mời họp, cũng như tài liệu vì lý do là chữ ký giả mạo, nội dung phiếu không kê khai chi tiết, không có khối lượng, không cước phí… Do vậy, ông A đã làm đơn khởi kiện, yêu cầu tòa án hủy bỏ Nghị quyết ĐHCĐ thường niên 2016 của Công ty B. Xin hỏi, việc khiếu kiện của ông A có đúng luật?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 139 Luật doanh nghiệp 2014 - Mời họp ĐHCĐ: “Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông, đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương, hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty”.

Như vậy, việc không nhận được thông báo mời họp cũng là một trong những lý do để cổ đông khiếu nại, hoặc khởi kiện doanh nghiệp do không đảm bảo quyền lợi cho cổ đông, không thực hiện đúng trình tự, thủ tục tổ chức họp ĐHCĐ.

Một số khuyến nghị cho công tác gửi thông báo mời họp ĐHCĐ:

Ngoài việc trực tiếp gửi thư mời họp cho cổ đông, doanh nghiệp nên:

- Công bố thư mời họp và các tài liệu phải gửi kèm thư mời họp lên trang thông tin điện tử của doanh nghiệp, bên cạnh gửi thông báo cho các cổ đông;

- Gửi email, tin nhắn SMS… để thông báo với cổ đông về việc đã gửi thư mời họp;

- Kiểm tra phản hồi về việc cổ đông chưa nhận thư mời họp và các tài liệu kèm theo thư mời;

- Lưu giữ bằng chứng có xác nhận của đơn vị chuyển phát nhanh về việc cổ đông đã nhận được thông báo mời họp. 

Xử lý như thế nào trong trường hợp vào ngày diễn ra Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), người đại diện theo ủy quyền của cổ đông không chứng minh được tư cách pháp lý của mình để tham dự cuộc họp (chẳng hạn, không mang giấy tờ tùy thân và văn bản ủy quyền…)?

Theo quy định tại Điều 140, Luật doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp ĐHCĐ: “Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp, hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại Khoản 2, Điều này. Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại Khoản 4, Điều 15 của Luật này, thì ủy quyền cho người khác dự họp ĐHCĐ.

Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHCĐ phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp ĐHCĐ phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.

Như vậy, để hạn chế tình huống như trong trường hợp nêu trên, Ban Tổ chức họp ĐHCĐ cần chú ý một số vấn đề sau:

- Đưa nội dung những yêu cầu cần phải có đối với người đến dự họp ĐHCĐ vào nội dung thư mời họp (mang theo giấy tờ tùy thân, thư mời họp, giấy ủy quyền…) và các biện pháp xử lý trong trường hợp cổ đông đến dự họp không thực hiện các yêu cầu đó;

- Đối với giấy ủy quyền tham dự họp ĐHCĐ, cần quy định chi tiết các công việc và những nghĩa vụ phải thực hiện của người được cổ đông ủy quyền tham dự cuộc họp;

- Đồng thời, đưa các yêu cầu phải có đối với người đến dự họp nói chung và người đại diện theo ủy quyền của cổ đông nói riêng vào Quy chế làm việc của ĐHCĐ và công bố để tất cả cổ đông đều có thể nắm bắt thông tin;

- Sử dụng các phương thức điện tử như phần mềm hỗ trợ bỏ phiếu trực tuyến, để những cổ đông không thể tham dự họp trực tiếp không cần phải ủy quyền cho người khác, mà vẫn có thể bỏ phiếu biểu quyết, cho ý kiến về các vấn đề quan trọng của công ty.

Công ty tôi nên xử lý như thế nào nếu đến thời điểm khai mạc cuộc họp đại hội đồng cổ đông theo thời gian được ghi trong thông báo mời họp mà chưa có đủ số lượng cổ đông tối thiểu tham dự?

Đối với trường hợp này, trong quy định về trình tự, thủ tục triệu tập và biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), công ty nên quy định rõ khoảng thời gian đăng ký cổ đông bổ sung tối đa kể từ thời điểm ấn định khai mạc đại hội để người triệu tập họp ĐHCĐ có thể tuyên bố ĐHCĐ không đủ điều kiện họp khi không có đủ số lượng đại biểu đại diện cho số lượng cổ phần có quyền biểu quyết cần thiết để tiến hành họp ĐHCĐ.

Một số đề xuất để công ty cổ phần có thể tiến hành họp ĐHCD ngay trong lần triệu tập họp thứ nhất:

- Nỗ lực trong việc cập nhật thông tin của tất cả các cổ đông của công ty.

- Liên hệ trực tiếp với những cổ đông lớn để mời tham dự họp ĐHCĐ.

- Sử dụng các phương thức điện tử như phần mềm hỗ trợ bỏ phiếu trực tuyến để những cổ đông không thể tham dự họp trực tiếp vẫn có thể bỏ phiếu biểu quyết.

- Hỗ trợ các cổ đông trong việc ủy quyền cho hội đồng quản trị trong trường hợp cổ đông không thể tham dự họp ĐHCĐ.

- Trường hợp không tổ chức thành công cuộc họp ĐHCĐ lần thứ nhất, để cổ đông có thể tiếp nhận thông tin và tham dự họp đầy đủ, công ty đại chúng phải công bố về chương trình và thời điểm dự kiến tổ chức các cuộc họp kế tiếp, tiếp tục duy trì việc đăng tải và cho phép cổ đông tải tài liệu họp ĐHCĐ như đối với họp ĐHCĐ lần thứ nhất cho tới khi tổ chức thành công họp ĐHCĐ.

Doanh nghiệp có phải niêm yết danh sách cổ đông tại nơi tổ chức đại hội không? Nếu có thì các thông tin trong danh sách gồm những thông tin gì?

Pháp luật hiện hành không có quy định về việc doanh nghiệp phải niêm yết danh sách cổ đông tại nơi tổ chức đại hội, nên doanh nghiệp không phải thực hiện nội dung này. Quy định về danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được quy định cụ thể tại Điều 137 Luật Doanh nghiệp 2014, doanh nghiệp cần lưu ý để thực hiện đúng trình tự thủ tục, cụ thể:

1. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của công ty. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông được lập không sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp Đại hội đồng cổ đông nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn.
2. Danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải có họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số Thẻ căn cước công dân, Giấy chứng minh nhân dân, Hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác của cổ đông là cá nhân; tên, mã số doanh nghiệp hoặc số quyết định thành lập, địa chỉ trụ sở chính của cổ đông là tổ chức; số lượng cổ phần từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông.
3. Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục và sao danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông; yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung những thông tin cần thiết về mình trong danh sách cổ đông có quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông. Người quản lý công ty phải cung cấp kịp thời thông tin số đăng ký cổ đông, sửa đổi, bổ sung thông tin sai lệch theo yêu cầu của cổ đông; đồng thời chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh do không cung cấp hoặc cung cấp không kịp thời, không chính xác thông tin sổ đăng ký cổ đông theo yêu cầu. Trình tự, thủ tục yêu cầu cung cấp thông tin trong sổ đăng ký cổ đông thực hiện theo quy định tại Điều lệ công ty”.

Tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông của Công ty cổ phần A, đến thời gian thảo luận, Chủ tọa cuộc họp yêu cầu các cổ đông nếu có những thắc mắc, kiến nghị sau khi đã nghe trình bày các báo cáo, tờ trình thì phải đăng ký trước, sau đó viết câu hỏi ra giấy và chuyển cho Thư ký cuộc họp. Tuy nhiên, các cổ đông không đồng ý với yêu cầu này và yêu cầu được chất vấn trực tiếp. Yêu cầu đó của cổ đông có hợp lý hay không?

Theo quy định của Điểm a, Khoản 1, Điều 114, Luật Doanh nghiệp 2014 - Quyền của cổ đông phổ thông: “Cổ đông có quyền tham dự và phát biểu trong các Đại hội đồng cổ đông và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện theo ủy quyền hoặc theo hình thức khác do pháp luật, Điều lệ công ty quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết”.

Vì vậy, tại Đại hội đồng cổ đông, cổ đông có quyền trao đổi, chất vấn trực tiếp với thành viên Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát; yêu cầu của cổ đông trong trường hợp này là hợp lý.

Do đó, khi xây dựng chương trình Đại hội đồng cổ đông, người triệu tập Đại hội đồng cổ đông - Hội đồng quản trị, cần bố trí thời gian đủ cho cổ đông phát biểu, trao đổi, đặt câu hỏi và đủ thời gian để những người liên quan (Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban điều hành, kiểm toán độc lập…) có thể trả lời, cung cấp thông tin cho cổ đông.

Các câu hỏi do cổ đông đặt ra tốt nhất nên được trả lời ngay. Trường hợp chưa trả lời ngay (do số lượng câu hỏi nhiều hoặc chưa thể cung cấp đầy đủ thông tin), Hội đồng quản trị cần có văn bản trả lời sau cuộc họp Đại hội đồng cổ đông. Qua đó, cổ đông - nhà đầu tư doanh nghiệp sẽ đánh giá cao công tác quản trị công ty, quan hệ nhà đầu tư và công bố thông tin, tôn trọng và đảm bảo quyền cổ đông của doanh nghiệp, từ đó nâng cao uy tín, hình ảnh, giá trị doanh nghiệp.

HĐQT trình bày lý do gia hạn thời gian tổ chức ĐHCĐ là một nhóm cổ đông nắm giữ trên 35% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết thông báo không thể tham dự cuộc họp vào thời điểm cuối tháng 4/2016 có đúng luật?

Cuối tháng 3/2016, một công ty niêm yết trên Sở Giao dịch chứng khoán công bố thông tin về việc tổ chức họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) thường niên vào cuối tháng 4/2016. Giữa tháng 4/2016, Hội đồng quản trị (HĐQT) gửi công văn cho Sở Kế hoạch và Đầu tư, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch chứng khoán về việc gia hạn thời gian tổ chức ĐHCĐ. HĐQT trình bày lý do là một nhóm cổ đông nắm giữ trên 35% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết thông báo không thể tham dự cuộc họp vào thời điểm cuối tháng 4/2016. Theo thông báo gia hạn thời gian tổ chức ĐHCĐ, HĐQT sẽ triệu tập họp ĐHCĐ lần 2 và thông báo cổ đông sau khi HĐQT xem xét lại ngày và địa điểm tổ chức đại hội.

Vậy việc gia hạn tổ chức ĐHCĐ thường niên như trên có phù hợp với quy định của pháp luật hay không?

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 136, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thẩm quyền triệu tập họp ĐHCĐ:

“ĐHCĐ phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo đề nghị của HĐQT, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn thời gian tổ chức đại hội, nhưng không quá 6 tháng kể từ ngày kết thúc năm tài chính”.

Như vậy, trong trường hợp trên, HĐQT đã thực hiện theo đúng quy định của Luật Doanh nghiệp khi gửi công văn đề nghị gia hạn việc tổ chức đại hội đến cơ quan đăng ký kinh doanh, cụ thể là Sở Kế hoạch và Đầu tư.

Trong tình huống trên, việc HĐQT quyết định gia hạn tổ chức ĐHCĐ là hợp lý vì HĐQT đã nhận được thông báo không tham dự được của nhóm cổ đông lớn sở hữu trên 35% số cổ phần. Công ty nên gia hạn để đảm bảo tổ chức thành công đại hội và tiết kiệm chi phí không cần thiết cho công ty và cho cổ đông.

Việc ĐHCĐ được triệu tập lần thứ nhất, hoặc lần thứ hai, thứ ba phụ thuộc vào điều kiện tiến hành họp đại hội. Theo quy định tại Điều 141, Luật Doanh nghiệp - Điều kiện tiến hành họp ĐHCĐ: “Cuộc họp ĐHCĐ được tiến hành khi có số cổ đông dự họp đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết; tỷ lệ cụ thể do Điều lệ công ty quy định”.

Như vậy, trong trường hợp nêu trên, sau khi được gia hạn, vẫn được xem là ĐHCĐ thường niên lần thứ nhất, bởi đại hội chưa được tổ chức tại thời điểm cuối tháng 4/2016 như đã được thông báo nên không thể biết được số lượng cổ đông tham dự có đạt tỷ lệ 51% cổ phần có quyền biểu quyết hay không.

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) trực tuyến thực sự tại các nước phát triển như thế nào? Ở Việt Nam, đã có doanh nghiệp tổ chức được ĐHĐCĐ trực tuyến một cách thực sự chưa?

Trên thế giới, có hai mô hình tổ chức tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến đang được áp dụng:

• Trực tuyến toàn phần: diễn ra hoàn toàn trong không gian mạng, mà không cần bất kỳ đối tác thực tế nào (không có sự gặp gỡ giữa các cổ đông, không có buổi họp “vật lý truyền thống”). Hình thức này còn được gọi là ĐHĐCĐ ảo; cổ đông, ban lãnh đạo doanh nghiệp thông qua công nghệ thông tin hiện đại, mạng internet có thể tham dự đại hội tại bất kỳ đâu; cổ đông được nghe, xem lãnh đạo công ty trình bày và đặt câu hỏi trực tuyến (thông qua công cụ chat, đặt câu hỏi), biểu quyết, bầu cử trực tuyến theo thời gian thực (thông qua hệ thống ID và password được cấp đến cho từng cổ đông).
• Bán trực tuyến: tổ chức ĐHĐCĐ tại một địa điểm cụ thể, có sự tham gia gặp gỡ giữa các cổ đông và cho phép việc biểu quyết và bầu cử trực tuyến (thông qua hệ thống ID và password được cấp đến cho từng cổ đông), cũng như công cụ cho phép cổ đông theo dõi diễn biến tại ĐHĐCĐ (truyền hình trực tiếp qua website).

Qua đó, giúp cải thiện khả năng tiếp cận, tăng mức độ tham gia Đại hội của cổ đông, đặc biệt ở trường hợp ĐHĐCĐ trực tuyến toàn phần có thể loại bỏ chi phí, công sức tham gia, tổ chức Đại hội tại một vị trí địa lý; thêm tính linh hoạt cho hội đồng quản trị, ban giám đốc, bởi họ có thể tham dự cuộc họp tại bất cứ nơi nào.

Tại Mỹ, Luật Công ty bang Delaware (sửa đổi năm 2000) quy định cho phép các doanh nghiệp tổ chức ĐHĐCĐ bằng hình thức trực tiếp, kết hợp sử dụng internet biểu quyết, bầu cử trực tuyến và cho phép tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến toàn phần. Còn Nhật Bản, Tokyo Stock Exchange (TSE) có hệ thống online voting cho phép nhà đầu tư trong nước và nước ngoài biểu quyết trực tuyến tại các công ty Nhật Bản. Hiện tại có trên 2000 công ty niêm yết tham gia hệ thống này của TSE...

Tại Việt Nam, FPTS (đơn vị tiên phong cung cấp giải pháp tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến) hàng năm tổ chức đại hội theo hình thức gần với ĐHĐCĐ bán trực tuyến - tổ chức tại một địa điểm cụ thể, kết hợp với biểu quyết, bầu cử trực tuyến nhưng chưa cho phép cổ đông theo dõi được diễn biến tại Đại hội (chưa có truyền hình trực tiếp diễn biến đại hội). Hiện vẫn chưa có doanh nghiệp nào tổ chức ĐHĐCĐ trực tuyến thực sự.

Luật Doanh nghiệp 2014 đã cho phép doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin vào việc tổ chức ĐHĐCĐ - biểu quyết, bầu cử trực tuyến.

Cổ đông cá nhân được ủy quyền cho người dự họp Đại hội đồng cổ đông như thế nào, có phải chỉ được ủy quyền cho 1 người?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 140 Luật Doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông:

“Cổ đông có thể trực tiếp tham dự họp, ủy quyền bằng văn bản cho một người khác dự họp, hoặc thông qua một trong các hình thức quy định tại Khoản 2 Điều này.

Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại Khoản 4, Điều 15 của Luật này thì ủy quyền cho người khác dự họp Đại hội đồng cổ đông.

Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp Đại hội đồng cổ đông phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành.

Người được ủy quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.

Như vậy, đối với cổ đông là cá nhân thì chỉ được ủy quyền cho một người khác đi dự họp.

Trong thông báo mời họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), Công ty A quy định, đại biểu đại diện cho cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu tối thiểu 5.000 cổ phần trở lên đủ điều kiện dự họp, cổ đông không đủ số cổ phần dự họp có thể nhóm lại cho đủ 5.000 cổ phần trở lên để cử đại diện tham dự đại hội. Xin hỏi, Công ty A quy định như vậy có vi phạm quy định pháp luật không?

Theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 114, Luật Doanh nghiệp 2014, cổ đông có quyền tham dự và phát biểu trong các ĐHCĐ và thực hiện quyền biểu quyết trực tiếp hoặc thông qua đại diện theo ủy quyền hoặc theo hình thức khác do pháp luật, Điều lệ công ty quy định. Mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết.

Theo quy định tại Khoản 2, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2014 - Giải thích từ ngữ: “Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của công ty cổ phần”.

Như vậy, mỗi cổ đông, dù chỉ sở hữu 1 cổ phần cũng có quyền tham dự và biểu quyết tại ĐHCĐ. Trong trường hợp bạn hỏi, Công ty A quy định như vậy là trái với quy định của pháp luật.

Các cổ đông đều được pháp luật bảo vệ quyền, nếu bị vi phạm, họ hoàn toàn được đòi hỏi quyền lợi của mình. Đến ngày họp ĐHCĐ, cổ đông có quyền đến, yêu cầu ban tổ chức cho dự họp và biểu quyết theo đúng quy định của pháp luật. Nếu ban tổ chức không cho vào tham dự, biểu quyết tại đại hội thì cổ đông có thể tập hợp nhau lại trao đổi, kiến nghị với hội đồng quản trị.

Trường hợp khác, cổ đông có thể tập hợp nhau lại để khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với thành viên hội đồng quản trị theo quy định tại Điều 161, Luật Doanh nghiệp 2014 - Quyền khởi kiện đối với thành viên hội đồng quản trị, giám đốc, tổng giám đốc.

Cổ đông cũng có thể khởi kiện yêu cầu tòa án, trọng tài xem xét, hủy bỏ nghị quyết, hoặc một phần nội dung nghị quyết của ĐHCĐ do trình tự và thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của ĐHCĐ không thực hiện đúng theo quy định của Luật Doanh nghiệp và Điều lệ công ty theo quy định tại Khoản 1, Điều 147, Luật Doanh nghiệp 2014 - Yêu cầu hủy bỏ nghị quyết của ĐHCĐ.

Tại công ty mà tôi đầu tư, trước khi tổ chức họp đại hội đồng cổ đông thường niên, chủ tịch hội đồng quản trị từ nhiệm và không tham gia vào các quyết định của hội đồng quản trị, 4 thành viên còn lại chia làm 2 nhóm (2 thành viên bên trong công ty và 2 thành viên đại diện cho nhóm cổ đông ngoài công ty).

Hai nhóm này không đồng thuận trong việc quyết định các vấn đề thuộc thẩm quyền của hội đồng quản trị, bao gồm cả việc triệu tập họp đại hội đồng cổ đông. Xin hỏi, theo quy định của pháp luật, ai sẽ là người đứng ra triệu tập họp đại hội?

Theo quy định tại Điểm m, Khoản 2, Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2014 - Hội đồng quản trị có quyền: "Duyệt chương trình, nội dung tài liệu phục vụ họp đại hội đồng cổ đông, triệu tập họp đại hội đồng cổ đông, hoặc lấy ý kiến để đại hội đồng cổ đông thông qua quyết định".

Trong trường hợp này, hội đồng quản trị không thống nhất và bầu ra được chủ tịch hội đồng quản trị thay thế, dẫn đến việc hội đồng quản trị chia làm 2 nhóm và không đứng ra triệu tập đại hội đồng cổ đông, nếu quá thời hạn tổ chức đại hội đồng cổ đông thường niên (Khoản 2, Điều 136, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thẩm quyền triệu tập họp đại hội đồng cổ đông: "Đại hội đồng cổ đông phải họp thường niên trong thời hạn 4 tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính) thì ban kiểm soát có thể thay mặt hội đồng quản trị triệu tập họp; trường hợp ban kiểm soát không tiến hành triệu tập họp đại hội đồng cổ đông thì cổ đông sở hữu từ 10% trong thời hạn liên tục 6 tháng hoặc tỷ lệ khác do điều lệ công ty quy định sẽ đứng ra triệu tập họp theo quy định tại Khoản 5 và Khoản 6, Điều 136, Luật Doanh nghiệp.

Cổ đông tổ chức được ủy quyền cho người dự họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) như thế nào? Điều lệ công ty có thể quy định như thế nào về việc này?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp ĐHCĐ: “Trường hợp cổ đông là tổ chức chưa có người đại diện theo ủy quyền quy định tại khoản 4 Điều 15 của Luật này thì ủy quyền cho người khác dự họp ĐHCĐ. Việc ủy quyền cho người đại diện dự họp ĐHCĐ phải lập thành văn bản theo mẫu do công ty phát hành. Người được ủy quyền dự họp ĐHCĐ phải xuất trình văn bản ủy quyền khi đăng ký dự họp trước khi vào phòng họp”.

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 2014, cần phân biệt hai dạng đại diện theo ủy quyền, đó là ủy quyền thường xuyên (ủy quyền đại diện vốn) và ủy quyền theo vụ việc.

Về ủy quyền thường xuyên được quy định tại Điều 15, Luật Doanh nghiệp 2014:

1. Người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức phải là cá nhân được ủy quyền bằng văn bản nhân danh chủ sở hữu, thành viên, cổ đông đó thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của Luật này.

2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì việc cử người đại diện theo ủy quyền thực hiện theo quy định sau đây:

• Tổ chức là thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên có sở hữu ít nhất 35% vốn điều lệ có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện;
• Tổ chức là cổ đông công ty cổ phần có sở hữu ít nhất 10% tổng số cổ phần phổ thông có thể ủy quyền tối đa 3 người đại diện.

3. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty là tổ chức cử nhiều người đại diện theo ủy quyền thì phải xác định cụ thể phần vốn góp, số cổ phần, cho mỗi người đại diện. Trường hợp chủ sở hữu, thành viên, cổ đông công ty không xác định phần vốn góp, số cổ phần tương ứng cho mỗi người đại diện theo ủy quyền, phần vốn góp, số cổ phần sẽ được chia đều cho số lượng người đại diện theo ủy quyền.

Việc chỉ định người đại diện theo ủy quyền phải bằng văn bản, phải thông báo cho công ty và chỉ có hiệu lực đối với công ty kể từ ngày công ty nhận được thông báo”.

Như vậy, với cổ đông là tổ chức sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông có quyền ủy quyền tối đa 3 người đại diện vốn và khi tham dự ĐHCĐ. Tuy nhiên, luật không quy định số lượng người đại diện trong trường hợp cổ đông là tổ chức sở hữu ít hơn 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty. Vì vậy, để rõ ràng, Điều lệ công ty nên quy định cụ thể số lượng người được đại diện theo ủy quyền trong trường hợp cổ đông là tổ chức sở hữu ít hơn 10% tổng sổ cổ phần phổ thông của công ty.

Dạng ủy quyền thứ hai đó là ủy quyền theo vụ việc, trường hợp cổ đông là tổ chức không có người đại diện theo quy định trên thì có thể ủy quyền cho một người khác tham dự họp, biểu quyết tại ĐHCĐ theo quy định tại Khoản 1, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 2014. 

Sự hờ hững của phần lớn cổ đông (không tham dự ĐHCĐ thường niên), một nhóm cổ đông đã có thể can thiệp sâu vào tình hình hoạt động của công ty.

Tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ) thường niên năm nay của công ty tôi, có 3 tờ trình không được đại hội thông qua, đó là: báo cáo tài chính kiểm toán năm; báo cáo hội đồng quản trị, ban kiểm soát; kế hoạch sản xuất - kinh doanh.

Nguyên nhân dẫn đến 3 tờ trình trên không được thông qua do đây là cuộc họp ĐHCĐ thường niên được tổ chức lần thứ 3 với tỷ lệ tham dự họp là gần 10% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, trong đó có một nhóm cổ đông sở hữu 5% cổ phần có quyền biểu quyết bỏ phiếu “không ý kiến”, như vậy chưa đạt tỷ lệ tối thiểu theo quy định tại điều lệ công ty để thông qua các vấn đề trên.

Trong trường hợp này, HĐQT của công ty sẽ phải chuẩn bị lại các tài liệu họp ĐHCĐ và tiếp tục triệu tập họp ĐHCĐ để thông qua các vấn đề cốt yếu quyết định đến hoạt động sản xuất - kinh doanh và định hướng phát triển của công ty.

Như vậy, chỉ với 5% cổ phần sở hữu của một công ty niêm yết và với sự hờ hững của phần lớn cổ đông (không tham dự ĐHCĐ thường niên), một nhóm cổ đông đã có thể can thiệp sâu vào tình hình hoạt động của công ty. Để có thể khắc phục tình trạng này, công ty cần lưu ý đến một số nội dung sau để tạo điều kiện cho cổ đông tham dự đại hội:

- Nỗ lực cập nhật thông tin của tất cả các cổ đông.

- Liên hệ trực tiếp với những cổ đông lớn để mời tham dự họp ĐHCĐ.

- Sử dụng các phương thức điện tử như phần mềm hỗ trợ bỏ phiếu online để những cổ đông không thể đến tham dự họp trực tiếp vẫn có thể bỏ phiếu biểu quyết.

- Hỗ trợ các cổ đông trong việc ủy quyền cho hội đồng quản trị trong trường hợp cổ đông không thể tham dự họp ĐHCĐ.

Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSD) gần đây nhắc đến việc cung cấp dịch vụ bỏ phiếu điện từ (Evoting). Xin hỏi, doanh nghiệp hiện đã có đủ điều kiện để áp dụng Evoting chưa? Ở các TTCK khác, trình tự Evoting được thực hiện thế nào?

Theo quy định của Khoản 2, Điều 140, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thực hiện quyền dự họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ): Cổ đông được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho một người khác tham dự và biểu quyết tại cuộc họp;

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến, bỏ phiếu điện tử hoặc hình thức điện tử khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua gửi thư, fax, thư điện tử.

Như vậy, doanh nghiệp hoàn toàn có đủ điều kiện pháp lý để tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử.

Kinh nghiệm ở các thị trường phát triển trên thế giới (Mỹ, Nhật, Singapore, Thượng Hải, Hàn Quốc, Ấn Độ…) hầu hết đều đã ứng dụng công nghệ thông tin để tổ chức ĐHCĐ. Việc tổ chức ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử là rất phổ biến, thậm chí là quy định bắt buộc đối với công ty niêm yết ở một số thị trường.

Theo đó, các cổ đông được theo dõi diễn biến ĐHCĐ phát trực tiếp qua website (ĐHCĐ năm 2016 của Tập đoàn Berkshire Hathaway của tỷ phú Warren Buffett được phát trực tiếp qua trang thông tin tài chính của Yahoo).

Cổ đông được cung cấp tên đăng nhập, mật khẩu để truy cập hệ thống trên website để tải tài liệu, thực hiện biểu quyết, bầu cử trực tuyến, cũng như hỗ trợ cổ đông gửi câu hỏi, trao đổi trực tiếp tới ban lãnh đạo doanh nghiệp (trước và trong khi diễn ra ĐHCĐ); sau Đại hội, cho phép cổ đông xem trực tiếp kết quả và xem lại diễn biến Đại hội.

ĐHCĐ trực tuyến, bỏ phiếu điện tử là thông lệ quản trị công ty tốt trên thế giới, góp phần tiết kiệm chi phí, thời gian của cổ đông và doanh nghiệp, gia tăng tỷ lệ tham dự, đảm bảo quyền lợi của cổ đông. Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam, đặc biệt là các công ty có mức độ đại chúng cao, cơ cấu cổ đông phân tán, cần mạnh dạn áp dụng để đảm bảo khả năng tổ chức ĐHCĐ thành công ngay từ lần họp đầu tiên, nâng cao hơn nữa chất lượng quản trị công ty.

Gần đây rất nhiều DN bị phạt vì công bố thông tin (CBTT) không đúng thời hạn theo quy định pháp luật như Báo cáo tài chính (BCTC) năm công ty mẹ và hợp nhất đã được kiểm toán, BCTC hợp nhất quý, Báo cáo thường niên (BCTN)… DN chúng tôi có kế hoạch niêm yết cổ phiếu trên Sở giao dịch chứng khoán, vậy xin hỏi quy định cụ thể về CBTT các tài liệu này?

Việc CBTT của doanh nghiệp niêm yết, đại chúng quy mô lớn được quy định rất rõ trong chương II & chương III thông tư 155/2015/TT-BTC hướng dẫn về CBTT trên thị trường chứng khoán có hiệu lực từ 01/01/2016. Cụ thể như sau:

- Báo cáo tài chính quý: Tổ chức niêm yết, công ty đại chúng quy mô lớn phải công bố BCTC quý trong thời hạn 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý; được ủy ban chứng khoán nhà nước (UBCKNN) xem xét gia hạn khi có yêu cầu bằng văn bản trong trường hợp phải lập BCTC quý hợp nhất… nhưng tối đa không quá 30 ngày, kể từ ngày kết thúc quý

- Báo cáo tài chính bán niên: Tổ chức niêm yết, công ty đại chúng quy mô lớn phải công bố BCTC bán niên đã được soát xét trong thời hạn 05 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo soát xét nhưng không được vượt quá 45 ngày, kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính. ; được UBCKNN xem xét gia hạn khi có yêu cầu bằng văn bản trong trường hợp phải lập BCTC bán niên hợp nhất….nhưng tối đa không quá 60 ngày, kể từ ngày kết thúc 06 tháng đầu năm tài chính.

- Báo cáo tài chính năm: Công ty đại chúng (bao gồm công ty niêm yết) phải công bố báo cáo tài chính năm đã được kiểm toán trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày tổ chức kiểm toán ký báo cáo kiểm toán nhưng không vượt quá 90 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính; được UBCKNN xem xét gia hạn khi có yêu cầu bằng văn bản trong trường hợp phải lập BCTC năm hợp nhất… nhưng tối đa không quá 100 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

Để tạo điều kiện thuận lợi cho các công ty phải hợp nhất BCTC, UBCKNN sẽ xem xét để doanh nghiệp có thể gửi công văn một lần, xin gia hạn cho tất cả các lần công bố BCTC trong năm.

- Báo cáo thường niên: Công ty đại chúng phải lập BCTN theo Phụ lục số 04 ban hành kèm theo Thông tư 155/2015/TT-BTC và công bố báo cáo này chậm nhất là 20 ngày sau ngày công bố BCTC năm được kiểm toán nhưng không vượt quá 120 ngày, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Thông tin tài chính trong BCTN phải phù hợp với BCTC năm được kiểm toán.

 Mẫu BCTN mới tại Thông tư 155/2015/TT-BTC có bổ sung nội dung liên quan đến phát triển bền vững nhằm mục đích tăng cường trách nhiệm của doanh nghiệp đối với môi trường xã hội đồng thời phù hợp với thông lệ quốc tế.

Trước khi có báo cáo tài chính quý, lãnh đạo một số doanh nghiệp công bố ước tính lợi nhuận đạt được trong kỳ trên website công ty và/hoặc trên các phương tiện truyền thông (khi được phỏng vấn). Tuy nhiên, con số lợi nhuận này trong báo cáo tài chính được công bố sau đó thấp hơn nhiều so với con số ước tính, thậm chí thua lỗ, khiến giá cổ phiếu sụt giảm, gây thua lỗ cho nhiều nhà đầu tư. Xin hỏi, đây là hành vi “làm giá” cổ phiếu, hay hoạt động công bố thông tin, quản trị công ty có vấn đề?

Pháp luật hiện hành chưa có quy định cụ thể để xác định hành vi “làm giá” cổ phiếu và việc xác định hành vi “làm giá” thuộc thẩm quyền của cơ quan chức năng.

Về vấn đề này các nhà đầu tư nên lưu ý thông tin chính thống của doanh nghiệp phải được công bố qua phương tiện và người thực hiện như sau:

+ Phương tiện công bố thông tin (CBTT) của Doanh nghiệp (theo quy định Điều 5 Thông tư 155/2015/TT-BTC Hướng dẫn CBTT trên Thị trường chứng khoán – Phương tiện CBTT):

• Trang thông tin điện tử (website) của Doanh nghiệp;
• Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước;
• Trang thông tin điện tử của Sở Giao dịch Chứng khoán;
• Các phương tiện thông tin đại chúng khác theo quy định pháp luật (báo in, báo điện tử..).

+ Người thực hiện CBTT (theo quy định Điều 4 Thông tư 155/2015/TT-BTC- Người thực hiện CBTT): tổ chức phải thực hiện nghĩa vụ CBTT thông qua 01 người đại diện theo pháp luật hoặc 01 cá nhân là người được ủy quyền CBTT của tổ chức đó.

Do đó, các thông tin công bố từ những phương tiện, người không thuộc thẩm quyền, các nhà đầu tư nên cân nhắc khi tham khảo ra quyết định đầu tư.

Về phương diện Doanh nghiệp, Doanh nghiệp nên xây dựng quy chế, quy trình CBTT trong đó đảm bảo các cổ đông có quyền được tiếp cận thông tin như nhau, công khai minh bạch, có phương án xử lý các tình huống CBTT (tin đồn, thông tin không tốt ảnh hưởng đến giá chứng khoán…) và đặc biệt có hướng dẫn, lưu ý đến phát ngôn của những lãnh đạo có ảnh hưởng.

Xin hỏi quy chế công bố thông tin trong doanh nghiệp là gì và bao gồm những nội dung gì? Doanh nghiệp có phải trình Đại hội cổ đông thông qua quy chế này không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 33, Nghị định 71/2017/NĐ-CP về tổ chức công bố thông tin: “Công ty đại chúng phải xây dựng và ban hành quy chế về công bố thông tin của công ty theo quy định tại Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn”.

Quy chế công bố thông tin có thể hiểu là văn bản nội bộ do công ty ban hành, tập hợp các nguyên tắc, quy định, quy trình về công bố thông tin trên thị trường chứng khoán trên cơ sở tuân thủ quy định về công bố thông tin tại Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán và các văn bản hướng dẫn (Thông tư số 155/2015/TT-BTC về hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán và các quy chế công bố thông tin của Sở GDCK…).

Hiện tại, chưa có văn bản nào hướng dẫn về nội dung trong quy chế công bố thông tin gồm những gì. Tuy nhiên, trên cơ sở quy định của pháp luật, nội dung của quy chế công bố thông tin có thể bao gồm nguyên tắc công bố thông tin, phương tiện công bố thông tin, đối tượng công bố thông tin, các trường hợp phải công bố thông tin định kỳ, bất thường, các trường hợp phải công bố thông tin theo yêu cầu; trách nhiệm và phối hợp của các phòng, ban có liên quan trong công tác công bố thông tin…

Quy chế công bố thông tin sẽ do Hội đồng quản trị xây dựng và ban hành, phù hợp với quy định tại Điểm l, Khoản 2, Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2014 về thẩm quyền của Hội đồng quản trị: “Quyết định cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty, quyết định thành lập công ty con, lập chi nhánh, văn phòng đại diện và việc góp vốn, mua cổ phần của doanh nghiệp khác”.

Theo quy định hiện nay, quy chế này không phải trình Đại hội đồng cổ đông thông qua.

Tiền lương, thu nhập của Tổng giám đốc có phải công bố thông tin hay không?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 158, Luật Doanh nghiệp 2014 - Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc, Tổng giám đốc và Điều 31, Nghị định 71/2017/NĐ-CP - Công bố thông tin về thu nhập của Giám đốc (Tổng giám đốc) thì: “Tiền lương của Giám đốc (Tổng giám đốc) và người quản lý khác phải được thể hiện thành mục riêng trong Báo cáo tài chính hàng năm của công ty và phải báo cáo Đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên”.

Theo quy định Khoản 18, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2014 - Giải thích từ ngữ: “Người quản lý doanh nghiệp là người quản lý công ty và người quản lý doanh nghiệp tư nhân, bao gồm chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và cá nhân giữ chức danh quản lý khác có thẩm quyền nhân danh công ty ký kết giao dịch của công ty theo quy định tại Điều lệ công ty”.

Như vậy, ngoài việc báo cáo thù lao chi phí hoạt động và các lợi ích khác của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, các công ty cổ phần cần phải báo cáo thêm tiền lương của Giám đốc (Tổng giám đốc) và người quản lý khác trong báo cáo tài chính hàng năm và tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông thường niên.

Tôi sở hữu cổ phần của doanh nghiệp đã hủy niêm yết 3 năm nay (trước đây niêm yết tại HOSE, tôi mua cổ phiếu qua sàn), công ty không còn là doanh nghiệp đại chúng, nhưng tôi không hề nhận được thông báo mời họp Đại hội đồng cổ đông hay bất cứ thông tin gì. Xin hỏi, doanh nghiệp có phải công bố các thông tin trên website không, tôi nên làm gì để có thể nắm bắt thông tin về doanh nghiệp?

Công ty đã bị hủy niêm yết mặc dù không còn là công ty đại chúng nhưng vẫn là công ty cổ phần và phải tuân thủ về trình tự thủ tục tổ chức Đại hội đồng cổ đông, công bố thông tin theo quy định tại Luật Doanh nghiệp.

Cụ thể:

- Theo quy định tại Điều 139 Luật Doanh nghiệp 2014 - Mời họp Đại hội đồng cổ đông:

1. Người triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông phải gửi thông báo mời họp đến tất cả các cổ đông trong Danh sách cổ đông có quyền dự họp chậm nhất 10 ngày trước ngày khai mạc nếu Điều lệ công ty không quy định thời hạn dài hơn. Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; tên, địa chỉ thường trú của cổ đông, thời gian, địa điểm họp và những yêu cầu khác đối với người dự họp.
2. Thông báo được gửi bằng phương thức bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của cổ đông; đồng thời đăng trên trang thông tin điện tử của công ty và đăng báo hằng ngày của trung ương hoặc địa phương, khi xét thấy cần thiết theo quy định của Điều lệ công ty.
3. Thông báo mời họp phải được gửi kèm theo các tài liệu sau đây:

• a) Chương trình họp, các tài liệu sử dụng trong cuộc họp và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp;
• b) Phiếu biểu quyết;
• c) Mẫu chỉ định đại diện theo ủy quyền dự họp.

     4. Trường hợp công ty có trang thông tin điện tử, việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời hợp quy định tại Khoản 3 Điều này có thể thay thế bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của công ty. Trường hợp này, thông báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và công ty phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu cổ đông yêu cầu”.

- Theo quy định tại Khoản, 2 Điều 171 Luật Doanh nghiệp 2014 - Công khai thông tin của công ty cổ phần:

“Công ty cổ phần công bố trên trang thông tin điện tử (nếu có) của mình các thông tin sau đây:

• a) Điều lệ công ty;
• b) Sơ yếu lý lịch, trình độ học vấn và kinh nghiệm nghề nghiệp của các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc công ty;
• c) Báo cáo tài chính hằng năm đã được Đại hội đồng cổ đông 
  thông qua;
• d) Báo cáo đánh giá kết quả hoạt động hằng năm của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát”.

Do đó, công ty cổ phần không phải là đại chúng vẫn phải gửi thông báo mời họp cho cổ đông và các tài liệu kèm theo (có thể thay thế bằng đăng tải lên website) để cổ đông tham khảo và phải công bố một số thông tin trên website của doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, nếu cổ đông không nhận được thông báo mời họp, website của doanh nghiệp không có thông tin, cổ đông có thể liên hệ trực tiếp tới công ty yêu cầu cung cấp các thông tin theo quy định. Ngoài ra, cổ đông có thể chủ động tham khảo thêm các trang thông tin điện tử của các tổ chức tài chính trung gian để cập nhật thêm thông tin nếu có.

Công ty chúng tôi đang niêm yết trên thị trường chứng khoán, năm nay thay đổi người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng, thủ tục công bố thông tin với các cơ quan chức năng như thế nào?

Căn cứ vào điểm n Khoản 1 Điều 9 Thông tư 155/2015/TT-BTC Công bố thông tin bất thường, công ty đại chúng phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24 giờ kể từ khi: “Công ty thay đổi, bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại, bãi nhiệm người nội bộ.

Trong vòng 3 ngày làm việc kể từ ngày công bố thông tin về việc thay đổi, bổ nhiệm mới, bổ nhiệm lại, bãi nhiệm người nội bộ, công ty gửi cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, sở giao dịch chứng khoán nơi công ty niêm yết, đăng ký giao dịch Bản cung cấp thông tin của người nội bộ mới (nếu có) theo Phụ lục số 3 ban hành kèm theo Thông tư này”

Ngoài ra, Công ty cần lưu ý thời hạn, biểu mẫu công bố thông tin thay đổi người nội bộ theo quy chế công bố thông tin của sở giao dịch chứng khoán nơi công ty niêm yết, đăng ký giao dịch.

Công ty cần phải khai báo thay đổi người đại diện theo pháp luật và kế toán trưởng với cơ quan thuế trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi trên theo quy định tại Điều 8 Nghị định số 83/2013/NĐ-CP quy định về thay đổi, bổ sung thông tin đăng ký thuế. Đồng thời, công ty làm thay đổi người đại diện theo pháp luật trong giấy đăng ký kinh doanh với sở kế hoạch và đầu tư nơi công ty đóng trụ sở chính.

Trường hợp người nội bộ của công ty đại chúng (ví dụ tổng giám đốc) đăng ký giao dịch mua cổ phiếu, nhưng trong thời gian đăng ký giao dịch, người này không còn là người nội bộ của công ty đại chúng nữa (đã từ nhiệm vị trí tổng giám đốc), thì có phải báo cáo kết quả giao dịch không?

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 28, Thông tư 155/2015/TT-BTC, trường hợp sau khi đăng ký giao dịch, đối tượng đăng ký giao dịch không còn là người nội bộ của công ty đại chúng, người nội bộ của quỹ đại chúng, hoặc người có liên quan của các đối tượng này, thì đối tượng đăng ký giao dịch vẫn phải thực hiện việc báo cáo và công bố thông tin theo quy định. Như vậy, trường hợp trên, người nội bộ (tổng giám đốc) vẫn phải báo cáo kết quả giao dịch cổ phiếu trong thời hạn 3 ngày kể từ ngày hoàn tất giao dịch.

Doanh nghiệp A mới cổ phần hóa và trở thành công ty đại chúng, doanh nghiệp này không in sổ chứng chỉ vật chất cho cổ đông, mà muốn quản lý sổ đăng ký cổ đông bằng dữ liệu điện tử có được không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 120, Luật doanh nghiệp 2014, thì cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc mốt số cổ phần của công ty. Khoản 1, Điều 121 luật này cũng quy định, công ty cổ phần phải lập và lưu trữ sổ đăng ký cổ đông có thể bằng văn bản, tập dữ liệu điện tử hoặc cả hai loại này.

Như vậy, luật cho phép doanh nghiệp A quản lý sổ cổ đông bằng dữ liệu điện tử, đây là cũng là thông lệ tốt giúp doanh nghiệp quản lý sổ cổ đông dễ dàng, các thủ đăng ký lưu ký, tái lưu ký chứng khoán với Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam cũng thuận tiện cho doanh nghiệp và cổ đông.

Nhiều Doanh nghiệp niêm yết (DNNY) hiện có lập website nhưng thông tin bắt buộc công bố trên website không đầy đủ, website bị treo, cổ đông vào tra cứu thông tin rất khó khăn, Công ty yêu cầu phải có mã cổ đông để tra cứu... Xin hỏi, nếu cổ đông không thể tra cứu thông tin trên website của Doanh nghiệp (DN) và có bằng chứng chứng minh vấn đề này, thì họ có thể gửi khiếu nại lên Ủy ban chứng khoán (UBCK) hay không? Trong trường hợp này DN sẽ bị xử lý như thế nào? Giải pháp nào cho các DN để hạn chế tối đa trường hợp này?

Theo quy định của khoản 2c, 2d Điều 5- Phương tiện Công bố thông tin (CBTT) – Thông tư 155/2015/TT-BTC, tổ chức là đối tượng CBTT phải lập trang thông tin điện tử theo quy định sau:

“- Trang thông tin điện tử phải có các nội dung về ngành, nghề kinh doanh và các nội dung phải thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy định của Luật doanh nghiệp và mọi thay đổi liên quan tới các nội dung này; chuyên mục riêng về quan hệ cổ đông (nhà đầu tư), trong đó phải công bố Điều lệ công ty, Quy chế quản trị nội bộ (nếu có), Bản cáo bạch (nếu có) và các thông tin công bố định kỳ, bất thường và theo yêu cầu quy định tại Thông tư này;

-Trang thông tin điện tử phải hiển thị thời gian đăng tải thông tin, đồng thời phải đảm bảo nhà đầu tư có thể dễ dàng tìm kiếm và tiếp cận được các dữ liệu trên trang thông tin điện tử đó.”

Ngoài ra theo quy định tại khoản 3 Điều 3- Nguyên tắc CBTT - Thông tư 155/2015/TT-BTC, Các đối tượng CBTT có trách nhiệm bảo quản, lưu giữ thông tin đã báo cáo, công bố theo quy định sau:

“- Các thông tin công bố định kỳ phải được lưu giữ dưới dạng văn bản (nếu có) và dữ liệu điện tử tối thiểu 10 năm. Các thông tin này phải được lưu giữ trên trang thông tin điện tử của đối tượng công bố thông tin tối thiểu là 05 năm;

- Các thông tin công bố bất thường hoặc theo yêu cầu phải lưu giữ trên trang thông tin điện tử của đối tượng công bố thông tin trong tối thiểu 05 năm.”

Vì vậy, nếu cổ đông không thể tra cứu thông tin trên website của Doanh nghiệp và có bằng chứng chứng minh về vấn đề này, thì họ hoàn toàn có thể khiến nại lên UBCK.

Trong các trường hợp này, doanh nghiệp sẽ bị xử lý theo quy định của Điều 33- Vi phạm quy định về CBTT- Mục 13 nghị định 108/2013/NĐ-CP về xử phạt hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán, với các hình thức phạt cảnh cáo, phạt tiền (từ 10 triệu đến 100 triệu đồng), hình thức phạt bổ sung và biện pháp khắc phục hậu quả.

Để có thể hạn chế tối đa các trường hợp vi phạm quy định CBTT gây bức xúc cho cổ đông, tốn kém chi phí, ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh của doanh nghiệp, thì các công ty đại chúng đặc biệt các công ty niêm yết cần lưu ý đầu tư cơ sở vật chất kĩ thuật, hạ tầng mạng- website, nhân sự vận hành hệ thống (IT, cán bộ phụ trách CBTT)…Tuy nhiên, có một giải pháp đơn giản, hiệu quả, tốn ít chi phí là doanh nghiệp có thể thuê ngoài một đơn vị chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ CBTT- hỗ trợ quan hệ nhà đầu tư (bao gồm: cung cấp trang thông tin, hệ thống lưu trữ, tư vấn trình tự thủ tục CBTT theo đúng quy định của pháp luật cũng như cách thức xử lý các tình huống.

Tôi thấy công ty có dính líu đến kiện tụng, thành viên Hội đồng quản trị kiện lẫn nhau. Tuy nhiên, tôi không có thông tin chính xác, mà chỉ nghe bên này nói, bên kia nói. Xin hỏi, thông tin này công ty có phải công bố hay không? Khi nào?

Trường hợp đã có bản án, quyết định của tòa về việc tranh chấp của các thành viên Hội đồng quản trị liên quan đến hoạt động của công ty, công ty phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24h kể từ khi nhận được bản án, quyết định của tòa án, theo quy định tại Điểm p, Khoản 1, Điều 9, Thông tư 155/2015/TT-BTC hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

Trường hợp kiện tụng, tranh chấp đang trong quá trình giải quyết, công ty sẽ phải công bố thông tin bất thường trong thời hạn 24h kể từ khi xảy ra sự kiện, nếu việc kiện tụng, tranh chấp liên quan đến các thành viên Hội đồng quản trị làm ảnh hưởng đến hoạt động quản lý, điều hành, đến tình hình quản trị công ty, theo quy định tại Khoản 1, Điều 9, Thông tư 155/2015/TT-BTC:

- Khi nhận được quyết định khởi tố, tạm giam, truy cứu trách nhiệm hình sự đối với người nội bộ của công ty;

- Khi xảy ra các sự kiện khác có ảnh hưởng lớn đến hoạt động sản xuất - kinh doanh hoặc tình hình quản trị của công ty.

Tôi thấy nhiều công ty giải trình nguyên nhân biến động kết quả kinh doanh rất sơ sài. Chẳng hạn, lợi nhuận quý này giảm so với cùng kỳ năm trước là do doanh thu giảm, chi phí tăng. Nhìn báo cáo kết quả kinh doanh, ai mà chẳng thấy như vậy. Cái nhà đầu tư cần là tại sao doanh thu giảm, tại sao chi phí tăng? Phải chăng, giải trình sơ sài như trên là do pháp luật không có quy định cụ thể, hay công ty không muốn chia sẻ lý do?

Theo quy định tại Khoản 4, Điều 11, Thông tư 155/2015/TT-BTC, khi công ty đại chúng quy mô lớn, tổ chức niêm yết công bố báo cáo tài chính quý, bán niên soát xét, năm kiểm toán theo thời hạn tại khoản 1, 2, 3 Điều này phải đồng thời giải trình nguyên nhân khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

a) Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ công bố thay đổi từ 10% trở lên so với báo cáo cùng kỳ năm trước;

b) Lợi nhuận sau thuế trong kỳ báo cáo bị lỗ; hoặc chuyển từ lãi ở kỳ trước sang lỗ ở kỳ này hoặc ngược lại;

c) Số liệu, kết quả hoạt động kinh doanh lũy kế từ đầu năm tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong báo cáo tài chính quý II đã công bố so với báo cáo tài chính bán niên được soát xét; hoặc tại báo cáo tài chính quý IV đã công bố so với báo cáo tài chính năm được kiểm toán có sự chênh lệch từ 5% trở lên; hoặc chuyển từ lỗ sang lãi hoặc ngược lại;

d) Số liệu, kết quả hoạt động kinh doanh tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo có sự chênh lệch trước và sau kiểm toán hoặc soát xét từ 5% trở lên.

Như vậy, công ty đại chúng quy mô lớn và tổ chức niêm yết phải giải trình nguyên nhân gây ra một trong các biến động nêu trên. Luật không quy định cụ thể các công ty phải giải trình thế nào, tuy nhiên qua giải trình, cổ đông cũng có thể đánh giá được phần nào chất lượng công bố thông tin, quản trị công ty của doanh nghiệp.

Ngoài ra, nhà đầu tư, cổ đông để đảm bảo quyền lợi của mình có thể liên hệ trực tiếp tới công ty (cán bộ phụ trách công bố thông tin, người đại diện theo pháp luật, hội đồng quản trị) yêu cầu giải trình chi tiết hơn, hoặc tham khảo thêm báo cáo phân tích doanh nghiệp của các công ty chứng khoán, các nguồn khác (nếu có) để nắm rõ hơn tình hình của doanh nghiệp, từ đó cân nhắc quyết định đầu tư của mình vào doanh nghiệp cho phù hợp.

Công ty tôi là công ty cổ phần đại chúng, xin hỏi trong trường hợp nào Công ty phải làm giải trình khi công bố Báo cáo tài chính?

Việc giải trình đối với các Báo cáo tài chính được quy định cụ thể tại Thông tư số 155/2015/TT-BTC về Hướng dẫn công bố thông tin trên thị trường chứng khoán (Thông tư 155) và quy chế công bố thông tin tại các sở giao dịch chứng khoán.

Do chưa có đầy đủ thông tin, Công ty là công ty đại chúng hay đại chúng quy mô lớn, đã niêm yết (HSX, HNX), đăng ký giao dịch (HNX) hay chưa nên tổng hợp lại các trường hợp phải giải trình như sau:

1. Giải trình đối với ý kiến của đơn vị kiểm toán:

Căn cứ điểm g khoản 1 điều 9 Thông tư 155: Công ty đại chúng phải công bố thông tin trong thời hạn 24h đối với ý kiến không phải là ý kiến chấp nhận toàn phần của kiểm toán viên đối với báo cáo tài chính;

Căn cứ điểm b khoản 1 điều 8 Thông tư 155: công ty đại chúng phải công bố báo cáo tài chính năm, báo cáo kiểm toán kèm theo văn bản giải trình của công ty trong trường hợp kiểm toán không chấp nhận toàn phần báo cáo tài chính.

Căn cứ khoản 2, 3 điều 11 Thông tư 155: Công ty đại chúng quy mô lớn, tổ chức niêm yết khi công bố Báo cáo tài chính bán niên soát xét và Báo cáo tài chính quý (nếu kiểm toán) phải gửi kèm theo văn bản giải trình trong trường hợp báo cáo tài chính đó có kết luận của kiểm toán viên là không đạt yêu cầu;

2. Giải trình đối với kết quả hoạt động kinh doanh trên Báo cáo tài chính:

Căn cứ khoản 4 điều 11 Thông tư 155: Khi công bố thông tin các báo cáo tài chính (quý, bán niên soát xét, năm) tổ chức niêm yết, công ty đại chúng quy mô lớn phải đồng thời giải trình nguyên nhân khi xảy ra một trong các trường hợp sau:

• Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp tại Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của kỳ công bố thay đổi từ 10% trở lên so với báo cáo cùng kỳ năm trước;
• Lợi nhuận sau thuế trong kỳ báo cáo bị lỗ; hoặc chuyển từ lãi ở kỳ trước sang lỗ ở kỳ này hoặc ngược lại;
• Số liệu, kết quả hoạt động kinh doanh lũy kế từ đầu năm tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong báo cáo tài chính quý II đã công bố so với báo cáo tài chính bán niên được soát xét; hoặc tại báo cáo tài chính quý IV đã công bố so với báo cáo tài chính năm được kiểm toán có sự chênh lệch từ 5% trở lên; hoặc chuyển từ lỗ sang lãi hoặc ngược lại;
• Số liệu, kết quả hoạt động kinh doanh tại báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ báo cáo có sự chênh lệch trước và sau kiểm toán hoặc soát xét từ 5% trở lên.

Ngoài ra, căn cứ khoản 2 điều 7 Quy chế công bố thông tin của Sở Giao dịch chứng khoán TP. HCM (HOSE) và điểm a khoản 1 điều 11 Quy chế công bố thông tin tại Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội (HNX) thì công ty đại chúng quy mô lớn, tổ chức niêm yết giải trình số liệu, kết quả hoạt động kinh doanh theo quy định tại Điểm c và Điểm d Khoản 4 Điều 11 Thông tư 155/2015/TT-BTC căn cứ chỉ tiêu Doanh thu thuần và Lợi nhuận sau thuế trên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.

Lãnh đạo nhiều doanh nghiệp niêm yết đăng ký mua vào cổ phiếu của công ty, nhưng cuối cùng không mua hoặc chỉ mua được một phần nhỏ, chủ yếu với lý do “không đạt mức giá kỳ vọng”. Xin hỏi, pháp luật có quy định như thế nào về khoảng giá đặt mua trong trường hợp này? Chẳng hạn, thị giá đang là 10.000 đồng/CP thì cổ đông nội bộ có được đăng ký mua với giá không quá 5.000 đồng/CP hay không?

Hiện tại theo quy định của pháp luật, lãnh đạo doanh nghiệp niêm yết (thành viên Hội đồng quản trị, ban giám đốc công ty đại chúng…) phải thực hiện công bố thông tin khi giao dịch cổ phiếu của công ty mình theo quy định tại Điều 28- Thông tư 155/2015/TT-BTC - Công bố thông tin về giao dịch của người nội bộ của công ty đại chúng, người nội bộ của quỹ đại chúng và người có liên quan của người nội bộ. Theo đó, lãnh đạo doanh nghiệp niêm yết phải thực hiện báo cáo giao dịch cho Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở Giao dịch Chứng khoán, tổ chức niêm yết trước khi thực hiện giao dịch (tối thiểu 3 ngày làm việc trước ngày giao dịch dự kiến) và sau khi hoàn tất giao dịch (trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi hoàn tất giao dịch). Thông tin cần công bố trước khi thực hiện giao dịch chỉ bao gồm các thông tin: số lượng cổ phiếu dự kiến giao dịch, phương thức, mục đích thực hiện giao dịch (mẫu phụ lục 10 -Thông tư 155/2015/TT-BTC); không có quy định về việc công bố thông tin khoảng giá đặt mua dự kiến. Vì vậy, khi thực hiện giao dịch, lãnh đạo doanh nghiệp không phải công bố thông tin này.

Như vậy trong trường hợp cụ thể này, lãnh đạo doanh nghiệp niêm yết đăng ký mua vào cổ phiếu của công ty, nhưng cuối cùng không mua hoặc chỉ mua được một phần nhỏ, và chủ yếu với lý do “không đạt mức giá kỳ vọng” là không vi phạm quy định của pháp luật. Tuy nhiên việc công bố thông tin, giải trình không rõ ràng sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của cộng đồng nhà đầu tư vào lãnh đạo doanh nghiệp, ảnh hưởng đến uy tín hình ảnh của doanh nghiệp, qua đó tác động không tốt đến giá cổ phiếu của doanh nghiệp, cũng như khả năng huy động vốn thành công của doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán sau này.

Tôi là cổ đông của một vài doanh nghiệp niêm yết. Tôi thấy một số lãnh đạo doanh nghiệp có quan điểm như sau: “Công ty chỉ cần kinh doanh tốt, biến động giá cổ phiếu là do thị trường và công ty không có trách nhiệm về giá cổ phiếu”. Xin hỏi quan điểm này có hợp lý không?

Khi nói đến ban lãnh đạo doanh nghiệp, hàm ý chỉ Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban giám đốc (BGĐ). Với từng đối tượng sẽ có chức năng, quyền và trách nhiệm khác nhau, trong đó:

- HĐQT do Đại hội cổ đông bầu ra, thay mặt cổ đông quản lý công ty, có các quyền và trách nhiệm quy định tại Luật doanh nghiệp cũng như điều lệ công ty. HĐQT không chỉ chịu trách nhiệm đối với công ty và cổ đông mà còn có nhiệm vụ hoạt động vì lợi ích cao nhất của cổ đông. Vì vậy Hội đồng quản trị phải có trách nhiệm với biến động giá của cổ phiếu trên thị trường, đảm bảo giá trị chứng khoán của doanh nghiệp được định giá đúng trong dài hạn.

- BGĐ do HĐQT bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước Pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao. Nhiệm vụ chính của BGĐ là điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty, thực hiện kế hoạch kinh doanh theo nghị quyết của HĐQT và Đại hội cổ đông. Tuy nhiên để thực hiện tốt các điều này, BGĐ cần quan tâm đảm bảo các lợi ích của cổ đông, có trách nhiệm với biến động giá cổ phiếu để đảm bảo nhận được sự tin tưởng ủng hộ của cổ đông, cộng đồng đầu tư khi thực hiện các chiến lược- kế hoạch kinh doanh, cũng như đảm bảo huy động vốn thành công trên thị trường chứng khoán...

Do đó, ban lãnh đạo doanh nghiệp (HĐQT, BGĐ) mặc dù mức độ khác nhau nhưng đều phải có trách nhiệm về biến động giá cổ phiếu trên thị trường, thông qua làm tốt hoạt động IR để đảm bảo thị trường đánh giá đúng giá trị doanh nghiệp, cổ phiếu của doanh nghiệp được định giá hợp lý.

Doanh nghiệp tôi là công ty đại chúng có trên 150 cổ đông và đã đăng ký giao dịch tại Sàn giao dịch UPCOM từ tháng 10/2016, tuy nhiên, công ty tôi vẫn chưa xây dựng Quy chế quản trị công ty, vậy có bắt buộc phải xây dựng Quy chế này không, vì mọi hoạt động của HĐQT và Ban điều hành rất hiệu quả và chưa gặp phải những mâu thuẫn nào trong quá trình hoạt động.

Quản trị công ty tốt là những vấn đề mà rất nhiều doanh nghiệp đang quan tâm và hướng tới, bởi doanh nghiệp quản trị công ty tốt sẽ nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất – kinh doanh, nâng cao khả năng tiếp cận thị trường vốn, giảm chi phí vốn, nâng cao uy tín của công ty.

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị Công ty áp dụng đối với Công ty đại chúng – Quy chế nội bộ về quản trị Công ty:

“Quy chế nội bộ về quản trị công ty được Hội đồng quản trị xây dựng, trình Đại hội đồng cổ đông thông qua. Quy chế nội bộ về quản trị công ty không được trái với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.”

Trường hợp công ty không xây dựng quy chế nội bộ về công ty theo quy định sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định tại Điều 11 Nghị định 108/2013/NĐ-CP ngày 23/09/2013 và khoản 12 Điều 1 Nghị định 145/2016/NĐ-CP ngày 01/11/2016 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 108/2013/NĐ-CP Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực chứng khoán và thị trường chứng khoán.

Như vậy, ngoài Điều lệ công ty, công ty đại chúng có trách nhiệm xây dựng thêm Quy chế quản trị công ty để đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật, đảm bảo khung pháp lý, tổ chức hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban điều hành.

Công ty đại chúng có bắt buộc phải xây dựng quy chế nội bộ về quản trị công ty trình đại hội cổ đông thông qua không?

Theo Điều 7, Nghị định số 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng - Quy chế nội bộ về quản trị công ty:

“1. Quy chế nội bộ về quản trị công ty được Hội đồng quản trị xây dựng, trình Đại hội đồng cổ đông thông qua. Quy chế nội bộ về quản trị công ty không được trái với quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

2. Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu quy chế nội bộ về quản trị công ty để công ty đại chúng tham chiếu xây dựng quy chế nội bộ về quản trị công ty.”

Như vậy việc xây dựng quy chế nội bộ về quản trị công ty là bắt buộc đối với công ty đại chúng. Cụ thể, theo quy định tại khoản 4, Điều 15, Nghị định số 71/2017/NĐ-CP về trách nhiệm và nghĩa vụ của Hội đồng quản trị: “Xây dựng quy chế nội bộ về quản trị công ty và trình đại hội đồng cổ đông thông qua theo quy định tại Điều 7, Nghị định này”

Trong thời gian tới, Bộ Tài chính sẽ hướng dẫn cụ thể mẫu quy chế nội bộ về quản trị công ty, do vậy, các công ty đại chúng nên chú ý nắm bắt để xây dựng quy chế cho phù hợp, kịp thời trên cơ sở: Luật Doanh nghiệp, Nghị định 71/2017/NĐ-CP… điều lệ công ty và tham chiếu mẫu quy chế nội bộ về quản trị công ty (nếu có) để trình đại hội đồng cổ đông gần nhất hoặc đại hội đồng cổ đông thường niên năm 2018 thông qua.

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp mới, công ty cổ phần (CTCP) có bắt buộc phải thay đổi mô hình quản trị công ty. Những mô hình nào được áp dụng?

Điều 134, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định về cơ cấu tổ chức quản lý CTCP:

“CTCP có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

a) ĐHĐCĐ, HĐQT, ban kiểm soát và giám đốc hoặc tổng giám đốc. Trường hợp CTCP có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có ban kiểm soát;

b) ĐHĐCĐ, HĐQT và giám đốc hoặc tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên HĐQT phải là thành viên độc lập và có ban kiểm toán nội bộ trực thuộc HĐQT. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty”.

Luật Doanh nghiệp 2014 đã bổ sung thêm 1 mô hình, cơ cấu tổ chức quản lý CTCP, cho phép CTCP có thể lựa chọn mô hình không có ban kiểm soát (mô hình quy định tại mục b). Tuy nhiên, Luật Doanh nghiệp 2014 chưa có nghị định hướng dẫn thi hành, chi tiết cụ thể tiêu chuẩn và điều kiện của thành viên HĐQT độc lập, tiêu chuẩn và điều kiện của thành viên ban kiểm toán nội bộ trực thuộc HĐQT cũng như quyền và nghĩa vụ của ban kiểm toán nội bộ trực thuộc HĐQT… trong trường hợp doanh nghiệp lưa chọn mô hình không có ban kiểm soát. Điều này, khiến cho nhiều doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn, chưa thể áp dụng mô hình này trong thực tiễn.

Ngoài ra, với các doanh nghiệp là công ty đại chúng còn phải tuân thủ theo quy chế quản trị công ty đại chúng (Thông tư 95/2017/TT-BTC). Hiện tại thì thông tư này vẫn chưa được sửa đổi cập nhật những điểm mới của Luật Doanh nghiệp 2014, trong đó có nội dung về cơ cấu tổ chức quản lý CTCP.

Vì vậy, để doanh nghiệp có thể linh động hơn, chủ động áp dụng các mô hình quản trị, cơ cấu tổ chức quản lý cho phù hợp với thực tiễn hoạt động thì các cơ quan nhà nước (chính phủ, bộ tài chính) cần sớm ban hành nghị định, thông tư hướng dẫn, hỗ trợ doanh nghiệp có đầy đủ cơ sở pháp lý trong việc thực thi.

Quy chế nội bộ về quản trị công ty bao gồm những nội dung gì, liệu có trùng lặp với nội dung trong điều lệ công ty? Có mẫu quy chế này hay không?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2, Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng:

“1. Quản trị công ty là hệ thống các nguyên tắc, bao gồm:

• Đảm bảo cơ cấu quản trị hợp lý;
• Đảm bảo hiệu quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
• Đảm bảo quyền lợi của cổ đông và những người có liên quan;
• Đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông;
• Công khai minh bạch mọi hoạt động của công ty”.

2. Theo quy định tại Điều 7, Nghị định 71/2017/NĐ-CP:

• Quy chế nội bộ về quản trị công ty được Hội đồng quản trị xây dựng, trình Đại hội đồng cổ đông thông qua. Quy chế nội bộ về quản trị công ty không được trái với quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.
• Bộ Tài chính hướng dẫn mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty để công ty đại chúng tham chiếu xây dựng Quy chế nội bộ về quản trị công ty”.

3. Quy chế nội bộ về quản trị công ty là những văn bản nội bộ do công ty ban hành, trong đó quy định về các cách thức để điều hành và kiểm soát công ty. Hiện Bộ Tài chính chưa ban hành hướng dẫn mẫu Quy chế nội bộ về quản trị công ty. Tuy nhiên, dựa vào những nguyên tắc trên, Quy chế nội bộ về quản trị công ty có thể bao gồm các nội dung chủ yếu sau:

• Trình tự, thủ tục về triệu tập và biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông;
• Trình tự, thủ tục đề cử, ứng cử, bầu, miễn nhiệm và bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị;
• Trình tự, thủ tục tổ chức họp Hội đồng quản trị;
• Trình tự, thủ tục lựa chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ quản lý;
• Quy trình, thủ tục phối hợp hoạt động giữa Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành;
• Quy định về đánh giá hàng năm đối với hoạt động, khen thưởng và kỷ luật đối với thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban kiểm soát, Giám đốc (Tổng giám đốc) điều hành và các cán bộ quản lý khác;
• Quy trình, thủ tục về việc thành lập và hoạt động của các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị.

Khác với Quy chế quản trị nội bộ, Điều lệ công ty được coi là “luật riêng” của doanh nghiệp, được hình thành từ thời điểm đăng ký thành lập doanh nghiệp. Nội dung của Điều lệ công ty, bao gồm những nội dung chủ yếu theo quy định tại Điều 25, Luật Doanh nghiệp 2014: “Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty, quyền và nghĩa vụ của thành viên/cổ đông, cơ cấu tổ chức quản lý, người đại diện theo pháp luật, thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ, nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh; các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty…”.

Từ văn bản chủ đạo là Điều lệ công ty, Quy chế nội bộ sẽ cụ thể hóa các quy định trong điều lệ và có thể bao gồm bất kỳ một quy định nào phục vụ cho việc quản lý và điều hành các hoạt động kinh doanh của công ty. Trong mọi trường hợp, các quy chế nội bộ phải phù hợp với Điều lệ công ty và không được trái với các quy định của pháp luật.

Quy định về Ủy ban Kiểm toán là thế nào? Có nhất thiết phải do một thành viên HĐQT độc lập đứng đầu không?

Theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 134, Luật Doanh nghiệp 2014 - Cơ cấu tổ chức quản lý CTCP: Trường hợp CTCP lựa chọn mô hình tổ chức quản lý “Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), HĐQT và Tổng giám đốc/Giám đốc". Trong trường hợp này, tối thiểu 20% số thành viên HĐQT phải là thành viên độc lập và có Ban Kiểm toán nội bộ trực thuộc HĐQT. Các thành viên này thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát việc quản lý, điều hành công ty.

Ngoài ra, Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng với công ty đại chúng cũng khuyến khích các công ty, nhất là công ty niêm yết, thành lập các tiểu ban để hỗ trợ HĐQT. Điều 17 của nghị định này nêu rõ:

1. HĐQT công ty niêm yết có thể thành lập các tiểu ban hỗ trợ hoạt động của HĐQT là tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng và các tiểu ban khác. HĐQT cần bổ nhiệm 1 thành viên độc lập làm trưởng các tiểu ban này. Việc thành lập các tiểu ban phải được sự chấp thuận của ĐHCĐ.
2. Trường hợp không thành lập các tiểu ban, HĐQT có thể phân công thành viên độc lập giúp mình trong các hoạt động nhân sự, lương thưởng.
3. HĐQT quy định chi tiết về việc thành lập các tiểu ban, trách nhiệm của từng tiểu ban, cũng như của từng thành viên tiểu ban, hoặc trách nhiệm của thành viên độc lập được cử phụ trách về nhân sự, lương thưởng”.

Do đó, trong trường hợp lựa chọn mô hình có Ban Kiểm soát, HĐQT không bắt buộc phải thành lập Ban Kiểm toán nội bộ trực thuộc HĐQT. Đây là khuyến nghị nên thực hiện với các công ty niêm yết để tiệm cận với thông lệ quản trị công ty tốt trên thế giới. Theo đó, Chủ tịch Ủy ban Kiểm toán nên là thành viên độc lập HĐQT và lý tưởng là ủy ban này chỉ nên bao gồm các thành viên độc lập của HĐQT.

Những lĩnh vực tập trung của Ủy ban Kiểm toán bao gồm: Các vấn đề kế toán và chính sách, rà soát lại thông tin tài chính; quản lý rủi ro, kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm toán; các vấn đề kiểm toán độc lập và báo cáo kiểm toán; có thể xem xét thêm các vấn đề pháp lý và tuân thủ.

Người có thẩm quyền ký kết hợp đồng được quy định như thế nào? Có phải chỉ đại diện theo pháp luật mới được ký? Trường hợp doanh nghiệp (DN) có nhiều đại diện theo pháp luật thì xử lý ra sao? Cổ đông nên có ý kiến về việc này như thế nào để đảm bảo quyền lợi của mình và DN?

Theo Khoản 3, Điều 86 Bộ luật Dân sự 2005 - Năng lực pháp luật dân sự của pháp nhân: Người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền nhân danh pháp nhân trong quan hệ dân sự.

Theo Điều 91 Bộ luật Dân sự 2005 - Đại diện của pháp nhân: Người đại diện theo pháp luật của pháp nhân được quy định trong Điều lệ công ty hoặc trong quyết định thành lập pháp nhân.

Như vậy, người đại diện theo pháp luật hoặc người đại diện theo ủy quyền được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng. Tuy nhiên, về thẩm quyền ký kết hợp đồng thì thực hiện theo quy định của Luật Doanh nghiệp, điều lệ, quy chế quản trị hoặc văn bản ủy quyền hợp pháp của công ty.

Đối với công ty cổ phần, có những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông (ĐHCĐ), Hội đồng quản trị (HĐQT), những đối tượng này phải thông qua thì người đại diện theo pháp luật mới đủ thẩm quyền ký kết hợp đồng. Ví dụ, trong quyết định đầu tư, bán tài sản hoặc hợp đồng mua, bán, vay, cho vay… có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty nếu Điều lệ công ty không quy định một tỷ lệ hoặc một giá trị khác (Điểm d, Khoản 2, Điều 135 và Điểm h, Khoản 2, Điều 149 Luật Doanh nghiệp 2014) hoặc những hợp đồng ký kết với các đối tượng được quy định tại Khoản 1, Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2014…

Trường hợp DN có nhiều người đại diện theo pháp luật thì những người đó được phép nhân danh công ty ký kết hợp đồng. Do đó, Điều lệ công ty cần quy định cụ thể số lượng, chức danh quản lý, quyền và nghĩa vụ của từng người đại diện theo pháp luật của DN theo Khoản 2, Điều 13 Luật Doanh nghiệp 2014 - Người đại diện theo pháp luật của DN.

Để đảm bảo quyền lợi cho cổ đông và DN, công ty (ĐHCĐ, HĐQT) cần xây dựng và công bố thông tin về điều lệ, quy chế quản trị, trong đó lưu ý đến việc phân cấp, phân quyền cụ thể: thẩm quyền của ĐHCĐ, HĐQT-Chủ tịch HĐQT, Tổng giám đốc, cũng như ai là người đại đại diện theo pháp luật của công ty, từ đó tránh việc lạm dụng quyền lực hoặc ký kết hợp đồng, giao dịch không đúng thẩm quyền, dẫn đến tranh chấp, ảnh hưởng đến uy tín, hình ảnh, hoạt động sản xuất-kinh doanh của công ty.

Công ty tôi đang tìm hiểu để sửa Điều lệ doanh nghiệp theo luật mới, xin hỏi những nội dung Điều lệ doanh nghiệp bắt buộc phải có và thực hiện theo quy định? Xin lưu ý những nội dung mà doanh nghiệp có thể thay đổi? Đoàn Văn Vinh (Hà Đông, Hà Nội)

Nội dung cần phải có trong Điều lệ công ty được quy định cụ thể tại Khoản 1, Điều 25, Luật Doanh nghiệp 2014-Điều lệ công ty, bao gồm các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty; tên, địa chỉ chi nhánh và văn phòng đại diện (nếu có);

b) Ngành, nghề kinh doanh;

c) Vốn điều lệ; tổng số cổ phần, loại cổ phần và mệnh giá từng loại cổ phần đối với công ty cổ phần;

d) Họ, tên, địa chỉ, quốc tịch và các đặc điểm cơ bản khác của các thành viên hợp danh đối với công ty hợp danh; của chủ sở hữu công ty, thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn; của cổ đông sáng lập đối với công ty cổ phần; phần vốn góp và giá trị vốn góp của mỗi thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty hợp danh; số cổ phần, loại cổ phần, mệnh giá cổ phần từng loại của cổ đông sáng lập;

đ) Quyền và nghĩa vụ của thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh; của cổ đông đối với công ty cổ phần;

e) Cơ cấu tổ chức quản lý;

g) Người đại diện theo pháp luật đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần;

h) Thể thức thông qua quyết định của công ty; nguyên tắc giải quyết tranh chấp nội bộ;

i) Căn cứ và phương pháp xác định thù lao, tiền lương, thưởng cho người quản lý và kiểm soát viên;

k) Những trường hợp thành viên có quyền yêu cầu công ty mua lại phần vốn góp đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hoặc cổ phần đối với công ty cổ phần;

l) Nguyên tắc phân chia lợi nhuận sau thuế và xử lý lỗ trong kinh doanh;

m) Các trường hợp giải thể, trình tự giải thể và thủ tục thanh lý tài sản công ty;

n) Thể thức sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty.

Theo quy định tại Điều 3, Thông tư 95/2017/TT – BTC hướng dẫn một số điều của Nghị định số 71/2017/NĐ-CP ngày 6 tháng 6 năm 2017 của Chính Phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng – Điều lệ công ty:

“Công ty đại chúng tham chiếu Điều lệ mẫu tại Phụ lục số 01 Thông tư này để xây dựng Điều lệ công ty, đảm bảo phù hợp với quy định của Luật doanh nghiệp, Luật chứng khoán, Nghị định số 71/2017/NĐ-CP ngày 6 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng đối với công ty đại chúng và quy định pháp luật hiện hành.”

Điều lệ công ty được coi là “luật riêng” của công ty, trong đó quy định tất cả những vấn đề liên quan đến cơ cấu tổ chức, điều hành và hoạt động của công ty, quyền và nghĩa vụ của các cổ đông, giải quyết tranh chấp nội bộ…

Điều lệ công ty cổ phần được xây dựng trên cơ sở các văn bản pháp luật cơ bản đó là: Luật Doanh nghiệp, Luật Chứng khoán, Luật Kế toán, Luật Đầu tư, Bộ luật Dân sự… và các văn bản hướng dẫn thi hành, không được trái các quy định của pháp luật.

Do đó, khi xây dựng các điều khoản cần chú ý để tránh điều lệ bị vô hiệu do trái với quy định của pháp luật hiện hành. Những nội dung mà pháp luật (Luật Doanh nghiệp, văn bản pháp luật có liên quan) không quy định hoặc cho phép Điều lệ công ty quy định cụ thể, cho phép Điều lệ công ty quy định khác, thì công ty hoàn toàn có quyền quyết định sử dụng nội dung đó và quy định sao cho phù hợp với thực tiễn hoạt động công ty.

Về số lượng thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), doanh nghiệp có nên áp dụng tối đa theo luật hay không vì như ở doanh nghiệp của tôi hay xảy ra bất đồng giữa các thành viên HĐQT và có nhiều thành viên nên rất khó khăn để xếp lịch họp?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 150, Luật Doanh nghiệp 2014 - Nhiệm kỳ và số lượng thành viên HĐQT: “HĐQT có từ 3 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên HĐQT”.

Như vậy, số lượng thành viên tối đa của HĐQT công ty cổ phần là 11 thành viên. Căn cứ trên quy định của pháp luật cũng như nhu cầu cụ thể của công ty và cổ đông (quy mô, mức độ phức tạp của các vấn đề cần ra quyết định); chức năng, quyền hạn, trách nhiệm của HĐQT (quy định trong điều lệ, quy chế quản trị), doanh nghiệp xác định cơ cấu, quy mô số lượng cụ thể thành viên HĐQT để đảm bảo: tổ chức các cuộc thảo luận có hiệu quả và có tính chất xây dựng; đưa ra quyết định kịp thời hợp lý; tổ chức một cách hiệu quả công việc của các ủy ban trực thuộc HĐQT.

Để tránh những bất đồng có thể xảy ra, điều lệ, quy chế quản trị công ty cần quy định cụ thể số lượng, cơ cấu thành phần HĐQT, quyền, nghĩa vụ, cách thức tổ chức và phối hợp hoạt động của các thành viên trong HĐQT.

Ngoài ra, để sắp xếp lịch tổ chức lịch họp HĐQT được hiệu quả, HĐQT nên xây dựng lịch họp thường kỳ; đề ra chương trình nghị sự, gửi tài liệu trước cũng như tạo điều kiện cho các thành viên HĐQT tham dự và biểu quyết tại cuộc họp bằng các hình thức khác như: ủy quyền người khác đến dự họp, tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc các hình thức tương tự khác (gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử).

Tại doanh nghiệp mà chúng tôi có vốn đầu tư, ông chủ tịch tập đoàn dự kiến thu xếp vị trí giám đốc tài chính cho em dâu, vợ của phó tổng giám đốc tập đoàn phụ trách tài chính. Xin hỏi, thông lệ quản trị hiện đại về vấn đề này như thế nào? Các cổ đông nên ứng xử như thế nào về vấn đề này để vừa đảm bảo doanh nghiệp thực hiện tốt thông lệ quản trị tiên tiến, vừa không gây mâu thuẫn với vị chủ tịch tập đoàn?

Theo thông lệ quản trị công ty tốt, thứ nhất, những quyết định về mặt nhân sự không nên dựa trên quan hệ, tình cảm mà phải dựa trên năng lực, trình độ, phẩm chất, mức độ phù hợp của ứng viên. Thứ hai, cổ đông, Hội đồng quản trị cần xây dựng các quy định, phân cấp phân quyền, cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc; tiêu chuẩn, quy trình - ai là người bầu chọn, bổ nhiệm, miễn nhiệm Tổng giám đốc và các chức danh quản lý khác trong điều lệ, quy chế quản trị...

Với những doanh nghiệp quy mô càng lớn thì tầm quan trọng, mức độ phức tạp của các quyết định về nhân sự cấp cao càng lớn, Hội đồng quản trị cần lập ra một ủy ban nhân sự (bao gồm đa số thành viên Hội đồng quản trị độc lập hoặc do thành viên Hội đồng quản trị độc lập làm chủ tịch ủy ban) có trách nhiệm giới thiệu, đánh giá các ứng viên tiềm năng; cũng như xem xét việc soạn thảo quy trình bổ nhiệm các thành viên Ban giám đốc.

Ở trường hợp này, các cổ đông cần phải xem xét chính sách quy định về nhân sự và bổ nhiệm nhân sự ban giám đốc của doanh nghiệp quy định trong điều lệ, quy chế quản trị… và yêu cầu Hội đồng quản trị xây dựng các tiêu chuẩn, đánh giá cụ thể cũng như quy trình bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh quản lý quan trọng (trong đó, có chức danh giám đốc tài chính) trong điều lệ, quy chế quản trị… và công bố công khai, qua đó cổ đông có thể giám sát, đảm bảo tính hiệu quả, minh bạch, thu hút được người tài tham gia lãnh đạo, điều hành doanh nghiệp.

Doanh nghiệp của tôi có 2 thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT) đồng thời là người đại diện vốn nhà nước của cổ đông Nhà nước tại doanh nghiệp. Nay 2 thành viên trên đến tuổi nghỉ hưu, không còn là đại diện vốn nhà nước nữa và họ cũng có đơn từ nhiệm Thành viên HĐQT. Xin hỏi, cổ đông Nhà nước có được đưa người đại diện vốn mới vào HĐQT của công ty hay không? Thủ tục bầu mới thành viên HĐQT như thế nào?

Theo quy định tại Khoản 1, Điều 156, Luật Doanh nghiệp 2014 - Miễn nhiệm, bãi nhiệm và bổ sung Thành viên HĐQT, thành viên HĐQT bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

“a) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 151 của Luật này;

b) Không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 6 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;

c) Có đơn từ chức;

d) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty”.

Theo đó, trong trường hợp trên, doanh nghiệp đã có 2 thành viên HĐQT đến tuổi nghỉ hưu và có đơn từ chức, thì theo quy định, họ không còn là thành viên HĐQT nữa. Cổ đông Nhà nước hoàn toàn có quyền đề cử người đại diện phần vốn mới và để cử vào HĐQT. Trình tự thủ tục như sau:

Theo quy định tại Điểm c, Khoản 1, Điều 135, Luật Doanh nghiệp 2014: “2. Đại hội đồng cổ đông có các quyền và nghĩa vụ sau đây: c) Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT, Kiểm soát viên”.

Theo quy định Điểm a, Khoản 3, Điều 156, Luật Doanh nghiệp 2014: “HĐQT phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông để bầu bổ sung thành viên HĐQT trong trường hợp sau đây: Số thành viên HĐQT bị giảm quá 1/3 so với số quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, HĐQT phải triệu tập họp Đại hội đồng cổ đông trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày số thành viên bị giảm quá 1/3”.

Trong trường hợp trên, doanh nghiệp không nói rõ có bao nhiêu thành viên HĐQT, nhưng trong trường hợp HĐQT có 5 thành viên, 2 thành viên từ nhiệm (giảm quá 1/3 so với quy định tại Điều lệ), HĐQT cần triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường để thông qua miễn nhiệm và bầu bổ sung 2 thành viên HĐQT.

Lưu ý, khi tổ chức Đại hội cổ đông bất thường, doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho cổ đông, hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng, hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, có quyền để cử người vào HĐQT (Điều 114, Luật Đoanh nghiệp 2014 - Quyền của cổ đông phổ thông), qua đó đảm bảo quyền lợi của cổ đông, đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông.

Theo quy định mới, trưởng ban kiểm soát phải là kiểm toán viên, kế toán viên chuyên nghiệp. Vậy thế nào là kiểm toán viên, kế toán viên chuyên nghiệp?

Theo quy định tại khoản 2, Điều 163, Luật Doanh nghiệp 2014 - Ban kiểm soát: “Trưởng ban kiểm soát phải là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp và phải làm việc chuyên trách tại công ty, trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định tiêu chuẩn khác cao hơn”.

Luật Doanh nghiệp không định nghĩa như thế nào là kế toán viên hoặc kiểm toán viên chuyên nghiệp. Tuy nhiên, theo chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp kế toán, kiểm toán (ban hành kèm theo Thông tư số 70/2015/TT-BTC ngày 8/5/2015 của Bộ Tài chính) thì “kế toán viên, kiểm toán viên chuyên nghiệp là cá nhân được tổ chức có thẩm quyền cấp chứng chỉ kiểm toán viên hoặc chứng chỉ hành nghề kế toán”.

Ở Việt Nam, hiện tại có 2 chứng chỉ được coi là chứng chỉ nghề nghiệp chuyên nghiệp được pháp luật thừa nhận là chứng chỉ kiểm toán viên hành nghề và chứng chỉ kế toán viên hành nghề.

Để đạt được một trong hai chứng chỉ này, những người hành nghề phải trải qua kỳ thi quốc gia (4 môn với chứng chỉ hành nghề kế toán và 7 môn với chứng chỉ kiểm toán viên) do Bộ Tài chính tổ chức (theo Thông tư 129/2012/TT-BTC quy định về việc thi và cấp chứng chỉ kiểm toán viên và chứng chỉ hành nghề kế toán).

Những người có chứng chỉ chuyên gia kế toán hoặc chứng chỉ kiểm toán viên của các tổ chức nghề nghiệp nước ngoài được Bộ Tài chính Việt Nam thừa nhận (Hiệp hội Kế toán công chứng Anh - ACCA, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Australia - CPA Australia…), muốn được cấp chứng chỉ kiểm toán viên và chứng chỉ hành nghề kế toán của Việt Nam phải tham dự kỳ thi sát hạch kiến thức về luật pháp Việt Nam do Bộ Tài chính tổ chức.

Do đó, nếu căn cứ theo tiêu chuẩn trên thì trưởng ban kiểm soát có tiêu chuẩn khá cao, kể cả về bằng cấp, kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, số lượng người làm kế toán tại Việt Nam có các chứng chỉ này chưa nhiều.

Hiện nay, chưa có cơ quan, đơn vị nào đứng ra rà soát tiêu chuẩn này (trưởng ban kiểm soát phải là kế toán viên, kiểm toán viên chuyên nghiệp) được áp dụng, thực thi tại các công ty cổ phần thế nào. Tuy nhiên, đây là nội dung khá nhiều công ty băn khoăn thắc mắc và mong sớm được Chính phủ, Bộ Tài chính, Ủy ban Chứng khoán Nhà nước làm rõ, hướng dẫn cụ thể.

Doanh nghiệp tôi đang có kế hoạch thành lập các tiểu ban như kiểm toán, nhân sự... xin hỏi tiểu ban nên trực thuộc Hội đồng Quản trị (HĐQT) hay Ban điều hành, vì trong công việc hàng ngày, tiểu ban này làm việc với Ban điều hành nhiều hơn?

Khi hỏi câu hỏi này, trước hết Doanh nghiệp cần xem xét lại chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của HĐQT và ban điều hành được quy định trong điều lệ; quy chế quản trị của công ty cho rõ ràng; đảm bảo không nhầm lẫn, chồng chéo trong phân công công việc giữa HĐQT và ban điều hành.

HĐQT là cơ quan quản lý công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định, thực hiện các quyền và nghĩa vụ của công ty không thuộc thẩm quyền của Đại Hội Đồng Cổ Đông (Điều 149 Luật Doanh Nghiệp 2014).

Giám Đốc hoặc Tổng Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu sự giám sát của HĐQT; chịu trách nhiệm trước HĐQT và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao (Điều 157 Luật Doanh Nghiệp 2014).

Khi quy mô, mức độ phức tạp và tầm quan trọng của các vấn đề cần HĐQT ra quyết định ngày càng lớn thì HĐQT cần phải thành lập các tiểu ban để xử lý hiệu quả- chuyên trách từng lĩnh vực, giám sát kiểm soát hiệu quả hoạt động của ban điều hành cũng như tăng cường tính khách quan và độc lập trong các phán quyết của mình đặc biệt trong các lĩnh vực như lương thưởng, đề cử thành viên HĐQT. Do đó khi thành lập tiểu ban thì nghĩa là tiểu ban trực thuộc HĐQT.

Mặc dù không bắt buộc nhưng Nghị định 71/2017/NĐ – CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng cho công ty đại chúng cũng khuyến khích các doanh nghiệp thành lập các tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị, bao gồm tiểu ban chính sách phát triển, tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng và các tiểu ban đặc biệt khác theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông (Điều 17 Nghị định 71/2017/NĐ- CP).

Doanh nghiệp chúng tôi chưa niêm yết nhưng mong muốn cải thiện hệ thống quản trị công ty giống như các doanh nghiệp niêm yết nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, nâng cao uy tín của doanh nghiệp cũng như khả năng tiếp cận thị trường vốn. Xin tư vấn giúp chúng tôi, Doanh nghiệp cần phải tuân thủ những quy định pháp luật nào và nên tập trung vào những nội dung gì để cải thiện hệ thống quản trị công ty?

Theo IFC, có 4 cấp độ và lợi ích của Quản trị công ty hiệu quả:

Bước đầu tiên để thực hiện quản trị công ty tốt các doanh nghiệp phải thực hiện từ cấp độ 1- Tuân thủ pháp luật và các quy định dưới luật: đảm bảo quyền của các cổ đông; đối xử công bằng với các cổ đông; đảm bảo vai trò của các bên có quyền lợi liên quan; công bố thông tin và tính minh bạch; đảm bảo trách nhiệm của Hội đồng quản trị.

Ở trường hợp cụ thể này, doanh nghiệp chưa niêm yết nhưng mong muốn cải thiện hệ thống quản trị công ty giống như các doanh nghiệp niêm yết, doanh nghiệp (Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc) cần tập trung xây dựng và ban hành các tài liệu nội bộ về quản trị công ty, trong đó có thể tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn cao hơn áp dụng cho công ty niêm yết:

- Điều lệ công ty theo luật Doanh nghiệp 2014, điều lệ mẫu- phụ lục đính kèm Thông tư 95/2017/TT- BTC và các quy định pháp luật khác có liên quan.

- Quy chế quản trị công ty theo Thông tư 95/2017/TT- BTC áp dụng cho các công ty đại chúng.

- Các quy định nội bộ khác (quy tắc đạo đức kinh doanh, nội quy lao động, quy định tài chính, đầu tư, quản trị rủi ro…)

- Tuân thủ các nghĩa vụ về công bố thông tin theo Thông tư 155/2015/TT-BTC - Hướng dẫn Công bố thông tin trên thị trường chứng khoán.

Về quản trị công ty, doanh nghiệp cần lưu ý tuân thủ quy định trong luật doanh nghiệp, luật chứng khoán và các nghị định hướng dẫn thi hành (Nghị định 58/2012/NĐ-CP, Nghị định 60/2015/NĐ-CP); Nghị định 71/2017/NĐ-CP hướng dẫn về quản trị công ty áp dụng cho các công ty đại chúng; Thông tư 155/2015/TT-BTC - Hướng dẫn Công bố thông tin trên thị trường chứng khoán, các quy định của pháp luật chuyên ngành nếu có…

Xin hỏi, trường hợp người đại diện phần vốn nhà nước đảm nhận vị trí thành viên HĐQT kiêm tổng giám đốc công ty, khi không còn được cổ đông nhà nước cử làm người đại diện nữa có đương nhiên mất tư cách thành viên HĐQT và thành viên Ban điều hành DN hay không? Trong trường hợp này, DN và cổ đông nhà nước phải thực hiện các thủ tục như thế nào thì đảm bảo thông lệ quản trị tốt?

Trường hợp DN hoạt động trong ngành nghề chịu sự điều chỉnh của pháp luật chuyên ngành (chẳng hạn ngân hàng), thì thực hiện theo quy định về tiêu chuẩn, điều kiện cũng như tư cách thành viên HĐQT, tổng giám đốc trong pháp luật chuyên ngành đó.

Trường hợp DN thông thường, chịu sự điều chỉnh của Luật Doanh nghiệp. Theo đó, việc bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm, thành viên HĐQT và ban kiểm soát phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp ĐHCĐ. Theo quy định tại khoản 1 và khoản 2, Điều 156, Luật Doanh nghiệp 2014 - Miễn nhiệm, bãi nhiệm và bổ sung thành viên HĐQT:

1. Thành viên HĐQT bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây: Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 151, Luật Doanh nghiệp; Không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 6 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng; Có đơn từ chức; Trường hợp khác quy định tại điều lệ công ty.
2. Thành viên HĐQT có thể bị bãi nhiệm theo nghị quyết của ĐHCĐ.

Như vậy, nếu điều lệ công ty không có quy định khác, thì thành viên đó sẽ không đương nhiên mất tư cách thành viên HĐQT.

Theo quy định tại khoản 2i, Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2014, HĐQT có quyền: “Bổ nhiệm, miễn nhiệm, ký hợp đồng, chấm dứt hợp đồng đối với giám đốc hoặc tổng giám đốc và người quản lý quan trọng khác do Điều lệ công ty quy định”. Như vậy, thành viên đó cũng không đương nhiên mất tư cách thành viên ban điều hành doanh nghiệp.

Trong trường hợp này, để đảm bảo thông lệ quản trị tốt thì thành viên HĐQT không còn được cổ đông nhà nước cử làm người đại diện nên có đơn từ chức nêu rõ lý do. Chủ tịch HĐQT nên triệu tập họp HĐQT để phê chuẩn đơn từ nhiệm và xem xét việc có bầu bổ sung thành viên HĐQT mới, thay thế thành viên đã từ nhiệm hay không.

Cổ đông nhỏ lẻ có thể yêu cầu công ty mua lại cổ phiếu hay không, nếu có trong những trường hợp.

Điều 129, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định: “1. Cổ đông biểu quyết phản đối nghị quyết về việc tổ chức lại công ty hoặc thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty có quyền yêu cầu công ty mua lại cổ phần của mình. Yêu cầu phải bằng văn bản; trong đó nêu rõ tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, giá dự định bán, lý do yêu cầu công ty mua lại. Yêu cầu phải được gửi đến công ty trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) thông qua nghị quyết về các vấn đề quy định tại khoản này.

2. Công ty phải mua lại cổ phần theo yêu cầu của cổ đông quy định tại khoản 1, điều này với giá thị trường hoặc giá được tính theo nguyên tắc quy định tại Điều lệ công ty trong thời hạn 90 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu. Trường hợp không thỏa thuận được về giá thì các bên có thể yêu cầu một tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp định giá. Công ty giới thiệu ít nhất 3 tổ chức thẩm định giá chuyên nghiệp để cổ đông lựa chọn và lựa chọn đó là quyết định cuối cùng.”

Như vậy, cổ đông có thể yêu cầu công ty mua lại cổ phiếu của mình nếu biểu quyết phản đối nghị quyết ĐHĐCĐ trong các vấn đề sau đây: Tổ chức lại công ty: là việc chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (Theo khoản 25, Điều 4, Luật Doanh nghiệp 2014); Thay đổi quyền, nghĩa vụ của cổ đông quy định tại Điều lệ công ty.

Sau khi Hội đồng quản trị (HĐQT) và Ban kiểm soát (BKS) nhiệm kỳ mới được bầu tại Đại hội đồng cổ đông, thì sau bao lâu phải họp buổi họp đầu tiên? Khi nào bầu Chủ tịch HĐQT và Trưởng Ban kiểm soát?

Theo quy định tại khoản 1, Điều 153 Luật doanh nghiệp 2014- Cuộc họp Hội đồng quản trị: “Chủ tịch Hội đồng quản trị sẽ được bầu trong cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ Hội đồng quản trị trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử Hội đồng quản trị nhiệm kỳ đó.

Cuộc họp này do thành viên có số phiếu bầu cao nhất hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất triệu tập và chủ trì. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu hoặc tỷ lệ phiếu bầu cao nhất và ngang nhau thì các thành viên bầu theo nguyên tắc đa số để chọn 01 người trong số họ triệu tập họp Hội đồng quản trị”.

Như vậy, Chủ tịch HĐQT sẽ do các thành viên HĐQT bầu trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó (tính từ ngày có hiệu lực của Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông thông qua danh sách thành viên HĐQT nhiệm kỳ mới).

Luật doanh nghiệp không có quy định về việc Trưởng ban kiểm soát phải được bầu trong thời hạn bao lâu kể từ ngày kết thúc bầu cử Ban kiểm soát nhiệm kỳ mới, tuy nhiên, Điều lệ công ty nên quy định thời hạn bầu Trưởng ban kiểm soát cùng với thời hạn bầu Chủ tịch HĐQT, để Ban kiểm soát có thể nhanh chóng ổn định cơ cấu tổ chức, thực hiện nhiệm vụ giám sát khi HĐQT nhiệm kỳ mới đã đi vào hoạt động.

Tôi tham gia Hội đồng quản trị của một doanh nghiệp, Hội đồng gồm có 5 thành viên. Do đồng thời làm Tổng giám đốc ở một công ty khác nên tôi rất bận rộn và thường xuyên ủy quyền cho người khác tham dự cuộc họp Hội đồng quản trị. Vậy chúng tôi có thể tổ chức họp trực tuyến để các thành viên có thể đưa ra ý kiến trực tiếp hay không và phương thức ghi nhận biên bản cuộc họp được thực hiện như thế nào?

Theo quy định tại khoản 9, Điều 153, Luật Doanh nghiệp 2014 - Cuộc họp hội đồng quản trị: “Thành viên hội đồng quản trị được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:

a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;

b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại khoản 10 Điều này.

c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;

d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.”

Như vậy, hội đồng quản trị có thể thực hiện phương thức họp trực tuyến để các thành viên có thể đưa ra những ý kiến và biểu quyết các vấn đề tại cuộc họp. Luật Doanh nghiệp cũng khuyến khích các doanh nghiệp ứng dụng công nghệ thông tin để giảm thiểu chi phí tối đa cho doanh nghiệp và tăng tỷ lệ thành công khi tổ chức họp hội đồng quản trị hay họp đại hội đồng cổ đông.

Về biên bản cuộc họp hội đồng quản trị, theo quy định tại Điều 154, Luật Doanh nghiệp 2014 - Biên bản họp hội đồng quản trị, phải lập bằng tiếng Việt, bao gồm các nội dung chủ yếu: tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp; mục đích, chương trình và nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được ủy quyền dự họp và cách thức dự họp; họ, tên các thành viên không dự họp và lý do; các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp; tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp; kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có ý kiến; các vấn đề đã được thông qua; họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.

Chủ tọa và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội dung biên bản họp hội đồng quản trị. Trong trường hợp tổ chức họp trực tuyến, công ty có thể áp dụng thêm hình thức ghi âm hay ghi hình để khẳng định những nội dung tại cuộc họp được ghi nhận trong biên bản cuộc họp là chính xác, trung thực.

Doanh nghiệp có quy mô nhỏ, vốn điều lệ hơn 100 tỷ đồng có nên lập các ủy ban trực thuộc HĐQT như khuyến nghị của OECD. DN có thể tham khảo những mô hình nào để có thể vừa tiết kiệm chi phí vừa tăng tính chuyên nghiệp của HĐQT?

Pháp luật không quy định bắt buộc các công ty phải thành lập ủy ban trực thuộc hội đồng quản trị. Tuy nhiên theo Điều 17, Nghị định 71/2017/NĐ – CP – Các tiểu ban thuộc Hội đồng quản trị của công ty niêm yết, có khuyến nghị các công ty niêm yết cần thành lập các tiểu ban để hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị, cụ thể:

1. Hội đồng quản trị công ty niêm yết có thể thành lập các tiểu ban hỗ trợ hoạt động của Hội đồng quản trị là tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng và các tiểu ban khác. Hội đồng quản trị cần bổ nhiệm 01 thành viên độc lập Hội đồng quản trị làm trưởng ban các tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng. Việc thành lập các tiểu ban phải được sự chấp thuận của Đại hội đồng cổ đông.
2. Trường hợp, không thành lập các tiểu ban nhân sự, tiểu ban lương thưởng, Hội đồng quản trị có thể phân công thành viên độc lập Hội đồng quản trị giúp Hội đồng quản trị trong các hoạt động nhân sự, lương thưởng.
3. Hội đồng quản trị quy định chi tiết về việc thành lập tiểu ban, trách nhiệm của từng tiểu ban, trách nhiệm của thành viên của tiểu ban hoặc trách nhiệm của thành viên độc lập được cử phụ trách về nhân sự, lương thưởng.

Việc có nên thành lập ủy ban để hỗ trợ Hội đồng quản trị hay không phụ thuộc vào quy mô, mức độ phức tạp, mức độ chuyên sâu về chuyên môn nghiệp vụ cũng như yêu cầu về tính khách quan- minh bạch của các vấn đề cần Hội đồng quản trị ra quyết định. Hội đồng quản trị chỉ nên thành lập các ủy ban khi nảy sinh các nhu cầu, bắt đầu bằng những ủy ban thiết yếu nhất.

Trường hợp các công ty không thành lập các tiểu ban thì Hội đồng quản trị cử thành viên Hội đồng quản trị độc lập phụ trách riêng về từng vấn đề như lương thưởng, nhân sự.

Trong cả hai trường hợp, dù thành lập ủy ban hay cử thành viên Hội đồng quản trị độc lập phụ trách từng vần đề thì điều lệ hay quy chế quản trị công ty cũng cần quy định rõ thành phần, chức năng, phạm vi và quy trình hoạt động của ủy ban hoặc thành viên Hội đồng quản trị độc lập này.

Doanh nghiệp cần chú ý gì trong việc thực hiện và công bố “giao dịch với các bên liên quan” vì gần đây có nhiều trường hợp DN bị xử phạt vì vấn đề này?

Theo quy định khoản 1,2 Điều 162 Luật Doanh nghiệp 2014, hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) hoặc Hội đồng quản trị (HĐQT) chấp thuận:

a) Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ;

b) Thành viên HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;

c) Doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 159 Luật Doanh nghiệp.

Với các đối tượng trên, HĐQT chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; thành viên HĐQT có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết; hợp đồng hoặc giao dịch được chấp thuận khi có đa số phiếu tán thành của những thành viên HĐQT không có lợi ích liên quan. Các hợp đồng giao dịch còn lại sẽ thuộc thẩm quyền chấp thuận của ĐHĐCĐ, cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết; hợp đồng hoặc giao dịch được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu quyết còn lại tán thành, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.

Doanh nghiệp (Công ty đại chúng, đại chúng quy mô lớn, tổ chức niêm yết) khi thực hiện công bố thông tin về vấn đề này cần lưu ý các vấn đề sau:

Khái niệm người có liên quan trong quy định này áp dụng theo quy định tại khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2014 và khoản 34 Điều 6 Luật chứng khoán 2006.

Thẩm quyền phê chuẩn các hợp đồng, giao dịch của người nội bộ, người có liên quan với công ty: thuộc thẩm quyền của HĐQT hoặc ĐHĐCĐ.

Thời hạn công bố thông tin: Trong thời hạn 24 giờ kể từ khi có “Quyết định của ĐHĐCĐ hoặc HĐQT thông qua hợp đồng, giao dịch giữa công ty với người nội bộ hoặc người có liên quan” theo quy định tại điểm i, khoản 1 Điều 9 Thông tư 155/2015/TT-BTC- Công bố thông tin bất thường.

Phương tiện công bố thông tin: theo quy định tại khoản 1, khoản 4 Điều 5 Thông tư 155/2015/TT-BTC bao gồm: Trang thông tin điện tử (website) của doanh nghiệp; Hệ thống công bố thông tin của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước; Trang thông tin điện tử của Sở giao dịch chứng khoán (đối với tổ chức niêm yết hoặc đăng ký giao dịch).

Một trong những thông lệ quản trị tốt là đảm bảo quyền bình đẳng của các cổ đông. Ở một số doanh nghiệp, có những cổ đông nắm giữ quyền kiểm soát hoặc sự ảnh hưởng không tương ứng với tỷ lệ cổ phần mà họ sở hữu. Về vấn đề này, thông lệ tốt để doanh nghiệp tham khảo nhằm đảm bảo quyền bình đẳng cho cổ đông sẽ như thế nào?

Hiện nay, doanh nghiệp có thể tham khảo các thông lệ quản trị công ty tốt theo OECD để đảm bảo quyền bình đẳng cho cổ đông:

1. Khuôn khổ quản trị công ty cần bảo vệ và tạo điều kiện thực hiện quyền cổ đông, đảm bảo đối xử công bằng với tất cả cổ đông, trong đó bao gồm cổ đông thiểu số và cổ đông nước ngoài.

Công bố thông tin công khai, minh bạch, các kênh phổ biển thông tin phải đảm bảo các cổ đông đều có quyền tiếp cận thông tin như nhau, bao gồm: tình hình tài chính, tình hình hoạt động kinh doanh,…

Quy trình và thủ tục tổ chức đại hội đồng cổ đông phải đảm bảo công bằng cho các cổ đông. Cụ thể, tạo điều kiện cho mọi cổ đông nhận thông tin đầy đủ, kịp thời, tham gia trao đổi, đóng góp ý kiến về các vấn đề quan trọng của công ty; cổ đông được đề cử, bầu chọn thành viên hội đồng quản trị (HĐQT), ban kiểm soát; Loại bỏ các trở ngại về biểu quyết với nhà đầu tư nước ngoài, các cổ đông thiểu số thông qua việc sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin trong biểu quyết (đại hội trực tuyến, bỏ phiếu điện tử)…

Mọi cổ đông phải có cơ hội khiếu nại hiệu quả khi quyền của họ bị vi phạm.

2. Cần ngăn cấm các giao dịch nội gián và các giao dịch có thể lạm dụng, tư lợi cá nhân
3. Trách nhiệm Hội đồng quản trị

- Trách nhiệm trung thành của HĐQT: Thành viên HĐQT phải hành động vì lợi ích cao nhất của cổ đông và công ty. Khi quyết định của HĐQT có thể ảnh hưởng đến các nhóm cổ đông khác nhau theo các cách khác nhau thì HĐQT phải đảm bảo đối xử bình đẳng với mọi cổ đông.

- Thành viên HĐQT và cán bộ quản lý cấp cao phải công khai các lợi ích liên quan và các giao dịch có liên quan đến công ty. Các giao dịch này cần được HĐQT hoặc Đại hội đồng cổ đông chấp thuận.

Doanh nghiệp cần cụ thể hóa các nội dung này trong Điều lệ, Quy chế quản trị, Quy chế công bố thông tin,… của công ty làm cơ sở cho việc thực hiện đầy đủ các quyền của cổ đông, đối xử công bằng với tất cả cổ đông và hạn chế lạm dụng quyền lực của các cổ đông kiểm soát.

Doanh nghiệp của tôi chuẩn bị niêm yết và đang tìm hiểu về quan hệ nhà đầu tư (IR), xin hỏi với một doanh nghiệp có vốn điều lệ trên 2.000 tỷ đồng, nhà nước vẫn sở hữu cổ phần chi phối, có thể tham khảo những mô hình IR nào (nên lập một bộ phận riêng hay thuê ngoài)?

Quan hệ nhà đầu tư (IR) là công tác quản trị chiến lược kết hợp giữa tài chính, truyền thông, marketing trên cơ sở tuân thủ pháp luật, tạo nên mối quan hệ hai chiều hiệu quả giữa một doanh nghiệp với cộng đồng tài chính và những bên có quyền lợi liên quan, nhằm góp phần định giá đúng giá trị chứng khoán của doanh nghiệp (theo Học viện Quan hệ nhà đầu tư quốc gia Hoa Kỳ - NIRI).

Trọng tâm của IR là hoạt động trao đổi thông tin hai chiều giữa doanh nghiệp với cổ đông, nhà đầu tư, các nhà phân tích…, nhằm thỏa mãn cung - cầu về thông tin, mang lại lợi ích cho cả hai bên. Về phần cung, đảm bảo cung cấp thông tin thường xuyên, có giá trị, thông tin đúng mục đích, đúng đối tượng thông qua các thông báo, trang thông tin điện tử, báo cáo, tổ chức các buổi họp (đại hội đồng cổ đông, họp báo, hội thảo, gặp gỡ nhà đầu tư…). Về phần cầu, đảm bảo doanh nghiệp hiểu được nhu cầu thông tin của cộng đồng đầu tư, hiểu được thị trường đang định giá công ty thế nào, dựa trên những thông tin gì và tại sao lại định giá như vậy.

Hiện nay, hoạt động IR được doanh nghiệp tổ chức dưới các hình thức:

- Kiêm nhiệm (đặt bộ phận IR được phụ trách kiêm nhiệm bởi một phòng ban hoặc 1 cá nhân trong công ty như: phòng kế toán, tổ chức hành chính, phòng marketing…

- Lập bộ phận riêng độc lập

- Thuê ngoài: thuê các tổ chức tư vấn, công ty chứng khoán chuyên nghiệp cung cấp dịch vụ này.

Theo quy định của pháp luật hiện hành, công ty cổ phần đại chúng không bắt buộc phải có bộ phận quan hệ nhà đầu tư, tuy nhiên, theo thông lệ quản trị công ty tốt, doanh nghiệp cần lập một bộ phận chuyên trách, độc lập phụ trách hoạt động IR. Bộ phận này chịu sự quản lý trực tiếp của CEO (giám đốc điều hành) hoặc CFO (giám đốc tài chính). Các thành viên trong bộ phận này phải có kiến thức, kinh nghiệm về tài chính, thị trường vốn; hiểu biết thấu đáo về hoạt động của công ty, có mối liên hệ chặt chẽ với các vị trí quản lý, điều hành cấp cao của công ty…

Ở trường hợp cụ thể này, doanh nghiệp đại chúng quy mô lớn (vốn điều lệ trên 2.000 tỷ đồng), mức độ đại chúng khá cao do đáp ứng đủ điều kiện niêm yết mặc dù nhà nước vẫn sở hữu chi phối. Do đó, doanh nghiệp cần có nhân viên chuyên trách hoặc bộ phận IR độc lập để hỗ trợ ban lãnh đạo trong công tác quan hệ nhà đầu tư đảm bảo công khai, minh bạch, bình đẳng giữa các cổ đông (cổ đông nhà nước và các cổ đông khác).

Việc lựa chọn giữa việc có nhân viên chuyên trách hay bộ phận IR độc lập, phụ thuộc vào mức độ phức tạp trong hoạt động của doanh nghiệp, nếu doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề, trong nhiều lĩnh vực khác nhau, có nhiều bên có quyền lợi liên quan, nhiều thông tin công bố… thì nên lập bộ phận IR độc lập để chuyên nghiệp hóa hoạt động IR, hỗ trợ nhà đầu tư tốt hơn.

Ngoài ra, do doanh nghiệp chưa có nhiều kinh nghiệm trong công tác IR, để hoàn thiện công tác này (quy trình, chiến lược, tạo lập quan hệ với cộng đồng nhà đầu tư, đảm bảo cung cấp thông tin đúng mục đích, đúng đối tượng, chính xác, kịp thời, xử lý tình huống phát sinh…), doanh nghiệp nên thuê ngoài các công ty chuyên nghiệp (tổ chức tư vấn, công ty chứng khoán) hỗ trợ thêm hoạt động IR.

Được biết, công ty cổ phần có thể không cần thành lập Ban kiểm soát. Xin hỏi, pháp luật quy định cụ thể như thế nào? Bỏ mô hình Ban kiểm soát thì ai sẽ giám sát hoạt động của doanh nghiệp? Các nước trên thế giới có bỏ mô hình Ban kiểm soát hay không?

Theo quy định của khoản 1 Điều 134 Luật Doanh nghiệp 2014- Cơ cấu tổ chức quản lý công ty cổ phần, công ty cổ phần có quyền lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo một trong hai mô hình sau đây, trừ trường hợp pháp luật về chứng khoán có quy định khác:

“a) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị (HĐQT), Ban kiểm soát và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp công ty cổ phần có dưới 11 cổ đông và các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát;

1. b) Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị và Giám đốc hoặc Tổng giám đốc. Trường hợp này ít nhất 20% số thành viên Hội đồng quản trị phải là thành viên độc lập và có Ban kiểm toán nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Các thành viên độc lập thực hiện chức năng giám sát và tổ chức thực hiện kiểm soát đối với việc quản lý điều hành công ty”

Hiện nay trên thế giới đang áp dụng phổ biến 3 mô hình quản trị công ty: Mô hình đơn cấp, Mô hình nhị cấp và Mô hình hỗn hợp. Trong đó Việt Nam là một trong những nước áp dụng mô hình hỗn hợp:

Theo đó, mô hình quản trị đơn cấp kiểu Mỹ và nhị cấp kiểu Đức, chức năng giám sát được trao cho thành viên HĐQT độc lập.

Hiện nay, các nước áp dụng mô hình hỗn hợp … có xu hướng cho phép các doanh nghiệp linh động lựa chọn mô hình quản trị (có hoặc không có Ban kiểm soát), để phù hợp với đặc thù hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ cấu tổ chức quản lý của công ty, cũng như áp dụng các thông lệ quản trị công ty tốt trên thế giới.

Một số doanh nghiệp trả thù lao cho các thành viên Hội đồng quản trị sau mỗi cuộc họp, với mức khá cao. Xin hỏi, pháp luật có quy định gì về việc này và thông lệ quản trị tốt trong trường hợp này như thế nào?

Theo quy định tại khoản 1 và 2 điều 158- Luật doanh nghiệp 2014-Thù lao, tiền lương và lợi ích khác của thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Giám đốc, Tổng Giám đốc

1. Công ty có quyền trả thù lao cho thành viên HĐQT, trả lương cho Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người quản lý khác theo kết quả và hiệu quả kinh doanh.

2. Trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác thì thù lao, tiền lương và quyền lợi khác của thành viên HĐQT, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc được trả theo quy định sau đây:

• a) Thành viên HĐQT được hưởng thù lao công việc và tiền thưởng. Thù lao công việc được tính theo số ngày công cần thiết hoàn thành nhiệm vụ của thành viên HĐQT và mức thù lao mỗi ngày. HĐQT dự tính mức thù lao cho từng thành viên theo nguyên tắc nhất trí. Tổng mức thù lao của HĐQT do Đại hội đồng cổ đông quyết định tại cuộc họp thường niên;
• b) TV HĐQT có quyền được thanh toán các chi phí ăn, ở, đi lại và chi phí hợp lý khác mà họ chi trả khi thực hiện nhiệm vụ được giao”.

Theo thông lệ quản trị công ty tốt thì chính sách thù lao HĐQT cần gắn với hiệu quả sản xuất kinh doanh, với lợi ích lâu dài của công ty và cổ đông. Trong đó mức thù lao cần có sự phân biệt giữa các thành viên HĐQT điều hành và thành viên HĐQT không điều hành; cũng như cần phù hợp- không quá cao để đảm bảo tính độc lập của thành viên HĐQT độc lập, không quá thấp để đảm bảo tính cạnh tranh, thu hút được những cá nhân có năng lực. Trong chính sách này, cần đưa ra các tiêu chí để có thể đo lường, đánh giá được hiệu quả công việc của từng thành viên HĐQT, gắn thù lao với trách nhiệm, kết quả công việc của từng thành viên HĐQT.

Chằng hạn, thù lao thành viên HĐQT có thể bao gồm:

- Một khoản thù lao, tiền lương (trong trường hợp kiêm nhiệm điều hành) thường kì.

- Một khoản thù lao cho việc tham gia các cuộc họp của HĐQT.

- Một khoản thù lao cho những công việc làm thêm (ví dụ công việc trong các ủy ban HĐQT).

- Một khoản thù lao cho trách nhiệm bổ sung (chẳng hạn cho vai trò chủ tịch HĐQT hoặc chủ tịch một ủy ban trực thuộc HĐQT).

Chính sách thù lao đối với HĐQT nên được xây dựng, giám sát thực hiện bởi một ủy ban đặc biệt của HĐQT- Ủy ban lương thưởng, bao gồm đa số các thành viên HĐQT độc lập, và do một thành viên HĐQT độc lập làm chủ tịch.

HĐQT có trách nhiệm công bố đầy đủ các khoản thù lao của từng thành viên HĐQT trong báo cáo thường niên, báo cáo tài chính hàng năm của công ty, và báo cáo tại Đại hội đồng cổ thương niên của công ty.

Không ít doanh nghiệp có Chủ tịch Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc là một người. Theo thông lệ quản trị công ty trên thế giới thì một người kiêm 2 vị trí trên có những thuận lợi và hạn chế gì?

Trên thế giới tồn tại 2 mô hình quản trị công ty cổ phần chính:

- Mô hình nhị cấp kiểu Đức, trong đó yêu cầu tách bạch 2 chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị (CT HĐQT) và Tổng giám đốc (CEO).

- Mô hình đơn cấp kiểu Mỹ, trong đó thường tồn tại CT HĐQT kiêm nhiệm chức danh CEO. Tỷ lệ kiêm nhiệm 2 chức danh này có giảm trong thời gian gần đây, tuy vẫn ở mức cao (79%, 71%, 60%, 52% doanh nghiệp kiêm nhiệm theo khảo sát 500 doanh nghiệp trong bộ chỉ số S&P 500 của Mỹ tương ứng vào các năm 2001, 2005, 2010, 2015).

Việc kiêm nhiệm có ưu, nhược điểm chính như sau:

- Ưu điểm: Việc kiêm nhiệm hai vị trí giúp cho CEO có nhiều quyền lực hơn, hỗ trợ cho việc ra quyết định, đặc biệt là trong hoàn cảnh cấp bách. CEO nếu kiêm nhiệm CT HĐQT sẽ nhanh chóng hơn trong việc dung hòa, thống nhất các mong đợi khác nhau của các nhóm (Hội đồng quản trị, ban giám đốc) vì CEO tham gia, hiểu rõ tất cả các nhóm.

- Nhược điểm: Rủi ro che giấu thông tin, dẫn tới sự tập trung quyền lực ngoài ý muốn, CEO có thể hành động không vì lợi ích cao nhất của cổ đông và công ty.

Do đó, trong trường hợp kiêm nhiệm, để hạn chế rủi ro, lạm dụng quyền lực cần có cơ chế kiểm soát, đánh giá phù hợp thông qua:

- Thể chế giám sát hiệu quả: thành viên Hội đồng quản trị độc lập, các tiểu ban trực thuộc Hội đồng quản trị (ủy ban kiêm toán, ủy ban kiểm soát nội bộ, ủy ban lương thưởng…) hoặc Ban kiểm soát.

- Hệ thống nguyên tắc quy định nội bộ (điều lệ, quy chế quản trị…) rõ ràng: phân định cụ thể quyền hạn trách nhiệm trong đó có trách nhiệm báo cáo, trách nhiệm giải trình để đảm bảo nâng cao tính công khai, minh bạch trong quá trình ra quyết định quản trị và điều hành doanh nghiệp của CT HĐQT kiêm CEO.

Luật Doanh nghiệp 2014 (có hiệu lực từ 1/7/2015) đã bỏ cụm từ “nếu Điều lệ công ty không có quy định khác”. Vậy HĐQT có trên 11 thành viên có vi phạm luật? Công ty phải làm gì?

Theo quy định của khoản 1, Điều 150, Luật Doanh nghiệp 2014 - Nhiệm kỳ và số lượng thành viên HĐQT, “HĐQT có từ 3 đến 11 thành viên. Điều lệ công ty quy định cụ thể số lượng thành viên HĐQT”.

Ngoài ra, theo Điều 13, Nghị định 71/2017/NĐ- CP hướng dẫn quản trị công ty áp dụng cho Công ty đại chúng – Thành phần Hội đồng quản trị: “Số lượng thành viên Hội đồng quản trị của công ty đại chúng ít nhất là 03 người và nhiều nhất là 11 người. Cơ cấu Hội đồng quản trị cần đảm bảo sự cân đối giữa các thành viên có kiến thức và kinh nghiệm về pháp luật, tài chính, lĩnh vực hoạt động kinh doanh của công ty và có xét yếu tố về giới.”

Như vậy, theo các quy định trên, công ty cổ phần có trên 11 thành viên HĐQT là vi phạm luật.

Trong trường hợp này, công ty nên đưa vấn đề số lượng thành viên HĐQT ra bàn bạc, biểu quyết tại Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) gần nhất hoặc ĐHĐCĐ bất thường, ĐHĐCĐ sẽ quyết định số lượng cụ thể thành viên HĐQT (từ 3-11 thành viên) cho phù hợp với tình hình hoạt động của công ty và xem xét miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên nào, để đảm bảo tuân thủ quy định của pháp luật. Đồng thời, công ty cũng cần xin ý kiến biểu quyết của cổ đông về việc sửa đổi điều lệ liên quan đến nội dung số lượng thành viên HĐQT.

"Xin hỏi, đối với cổ phiếu niêm yết/đăng ký giao dịch được mua bán hàng ngày, quyền sở hữu cổ phiếu của cổ đông được xác định từ thời điểm nào? Khi mua cổ phiếu trên thị trường tự do (thị trường OTC) thì thời điểm bên mua sở hữu cổ phiếu là thời điểm nào?"

Theo quy định khoản 2 điều 126 LDN 2014- Chuyển nhượng cổ phần:

“Việc chuyển nhượng được thực hiện bằng hợp đồng theo cách thông thường hoặc thông qua giao dịch trên thị trường chứng khoán. Trường hợp chuyển nhượng bằng hợp đồng thì giấy tờ chuyển nhượng phải được bên chuyển nhượng và bên nhận chuyển nhượng hoặc đại diện ủy quyền của họ ký. Trường hợp chuyển nhượng thông qua giao dịch trên thị trường chứng khoán, trình tự, thủ tục và việc ghi nhận sở hữu thực hiện theo quy định của pháp luật về chứng khoán.”

Theo quy định của Điều 54 Luật chứng khoán 2006- Chuyển quyền sở hữu:

1. Việc chuyển quyền sở hữu đối với các loại chứng khoán đã đăng ký tại Trung tâm lưu ký chứng khoán (VSD) được thực hiện qua VSD.

2. Hiệu lực của việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán tại VSD được quy định như sau:

• a) Trường hợp chứng khoán đã được lưu ký tập trung tại VSD, việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực vào ngày thực hiện bút toán ghi sổ trên tài khoản lưu ký chứng khoán tại VSD;
• b) Trường hợp chứng khoán chưa được lưu ký tập trung tại VSD, việc chuyển quyền sở hữu chứng khoán có hiệu lực vào ngày ghi sổ đăng ký chứng khoán do VSD quản lý.”

Ngoài ra, theo khoản 1 điều 24 Quy chế hoạt động đăng kí chứng khoán 29/9/2017- Nguyên tắc chuyển quyền sở hữu: “Đối với các chứng khoán niêm yết, đăng ký giao dịch thực hiện giao dịch mua, bán qua hệ thống giao dịch của các SGDCK, VSD chuyển quyền sở hữu căn cứ vào kết quả giao dịch mua, bán của nhà đầu tư do SGDCK cung cấp.’

Như vậy, đối với cổ phiếu niêm yết/đăng ký giao dịch được mua bán hàng ngày, quyền sở hữu cổ phiếu của cổ đông được xác định sau khi VSD thực hiện bút toán ghi sổ trên tài khoản lưu ký chứng khoán tại VSD, căn cứ trên kết quả giao dịch, mua bán của nhà đầu tư do các SGDCK cung cấp.

Theo quy định khoản 1 điều 20 LDN 2014- Cổ phiếu: “Cổ phiếu là chứng chỉ do công ty cổ phần phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của công ty đó” và khoản 7 điều 126 LDN 2014- Chuyển nhượng cổ phần: “Người nhận cổ phần trong các trường hợp quy định tại Điều này chỉ trở thành cổ đông công ty từ thời điểm các thông tin của họ quy định tại khoản 2 Điều 121 của Luật này được ghi đầy đủ vào sổ đăng ký cổ đông”.

Như vậy, đối với chứng khoán OTC quyền sổ hữu cổ đông chỉ được thay đổi khi tổ chức phát hoặc đơn vị ủy quyền quản lý cổ đông cập nhật số lượng cổ phần trong sổ đăng kí cổ đông của tổ chức phát hành (hay nói cách khác là khi tổ chức phát hành hoặc đơn vị ủy quyền hoàn tất xác nhận chuyện nhượng). Để đảm bảo quyền lợi của cổ đông, các doanh nghiệp OTC cần công bố công khai, các quy định thủ tục chuyển nhượng để cổ đông nắm được, tổ chức hệ thống nhân sự, cơ sở vật chất kĩ thuật để theo dõi, cập nhật hoạt động chuyển nhượng cũng như giải quyết tranh chấp phát sinh nếu có… Tuy nhiên, có một giải pháp đơn giản, các doanh nghiệp OTC nên hướng đến thuê ngoài dịch vụ Quản lý cổ đông để nâng cao tính công khai minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cổ đông, cũng như đảm bảo tuân thủ quy định của phát luật, giảm thiểu tối đa rủi ro tranh chấp phát sinh.

Được biết, một số doanh nghiệp có thành viên HĐQT ở nước ngoài, vì khó khăn trong chuyện di chuyển nên không tham gia, hoặc tham gia rất ít các hoạt động của HĐQT. Xin hỏi, các cổ đông có thể yêu cầu miễn nhiệm thành viên HĐQT đó được không?

Điều 156, Luật Doanh nghiệp 2014 quy định việc miễn nhiệm, bãi nhiệm và bổ sung thành viên HĐQT như sau:

1. Thành viên HĐQT bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau đây:

• a) Không có đủ tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định tại Điều 151 của Luật này;
• b) Không tham gia các hoạt động của HĐQT trong 06 tháng liên tục, trừ trường hợp bất khả kháng;
• c) Có đơn từ chức;
• d) Trường hợp khác quy định tại Điều lệ công ty.

2. Thành viên HĐQT có thể bị bãi nhiệm theo nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông”.

Như vậy, trong trường hợp này, các cổ đông hoàn toàn có thể gửi đề xuất này đến HĐQT. HĐQT sẽ có trách nhiệm giải trình cụ thể, lý do cũng như nguyên nhân thành viên đó không tham gia các cuộc họp HĐQT, qua đó xem xét quyết định có miễn nhiệm thành viên đó hay không.

Trong trường hợp khác, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên, trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, có quyền triệu tập Đại hội đồng cổ đông bất thường để bãi nhiệm thành viên này.

Các công ty cần lưu ý áp dụng các thông lệ quản trị công ty tốt, tạo điều kiện cho các thành viên HĐQT tham dự cuộc họp thông qua các hình thức khác như ủy quyền tham dự, hội nghị trực tuyến hoặc gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử… để đảm bảo các thành viên HĐQT có thể thuận lợi tham gia đóng góp ý kiến vào các vấn đề quan trọng của công ty.

Có những giao dịch giữa doanh nghiệp (DN) với công ty có quyền lợi liên quan đến lãnh đạo DN hoặc cổ đông lớn. Xin hỏi, pháp luật quy định như thế nào trong trường hợp này để các giao dịch "sân sau" không ảnh hưởng đến quyền lợi của các cổ đông khác?

Trường hợp doanh nghiệp thông thường, chịu sự điều chỉnh của Luật doanh nghiệp (LDN), thực hiện công khai hóa lợi ích và người có liên quan của công ty theo quy định tại Khoản 1& 2 Điều 159 LDN 2014:

1. Công ty phải tập hợp và cập nhật danh sách những người có liên quan của công ty theo quy định tại Khoản 17 Điều 4 của LDN và các giao dịch tương ứng của họ với công ty;

2. Thành viên Hội đồng quản trị (HĐQT), Kiểm soát viên, Giám đốc(GĐ) hoặc Tổng giám đốc (TGĐ) và người quản lý khác của công ty phải kê khai các lợi ích liên quan của họ với công ty, bao gồm:

• a) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà họ có sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần; tỷ lệ và thời điểm sở hữu phần vốn góp hoặc cổ phần đó;
• b) Tên, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở chính, ngành, nghề kinh doanh của doanh nghiệp mà những người có liên quan của họ cùng sở hữu hoặc sở hữu riêng phần vốn góp hoặc cổ phần trên 10% vốn điều lệ;”

Và thực hiện phê chuẩn các hợp đồng, giao dịch với các bên có quyền lợi liên quan theo quy định tại Điều 162 LDN 2014, cụ thể các hợp đồng với các đối tượng sau:

- Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ;

- Thành viên HĐQT, GĐ hoặc TGĐ và người có liên quan của họ;

- Doanh nghiệp quy định tại Khoản 2 Điều 159 LDN.

Với các đối tượng trên, HĐQT chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty; thành viên HĐQT có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết, hợp đồng hoặc giao dịch được chấp thuận khi có đa số phiếu tán thành của những thành viên HĐQT không có lợi ích liên quan. Các hợp đồng giao dịch còn lại sẽ thuộc thẩm quyền chấp thuận của ĐHĐCĐ, cổ đông có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết; hợp đồng hoặc giao dịch được chấp thuận khi có số cổ đông đại diện 65% tổng số phiếu biểu quyết còn lại tán thành, trừ trường hợp điều lệ công ty quy định khác.

Ngoài ra, LDN 2014 cũng cho phép cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 1% số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn 06 tháng có quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với thành viên HĐQT, GĐ hoặc TGĐ nếu họ xâm hại quyền và lợi ích hợp pháp của DN cũng như cổ đông, cụ thể quy định tại Điều 161 LDN 2014.

Việc một công ty cổ phần trích lập quỹ phúc lợi khen thưởng tới trên dưới 50% lợi nhuận sau thuế, hơn hẳn phần chia cổ tức cho cổ đông và trích lập quỹ đầu tư phát triển có đúng quy định của pháp luật không? Xin cho biết về các nguyên tắc quản trị công ty theo khuyến nghị của OECD trong trường hợp này? Cổ đông nhỏ lẻ có thể làm gì trong các trường hợp này?

Phương án phân phối lợi nhuận bao gồm trích lập các quỹ: quỹ khen thưởng phúc lợi, quỹ đầu tư phát triển…và chia cổ tức được thực hiện theo quy định tại điều lệ công ty và nghị quyết của đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ). Trong trường hợp này nếu phương án phân phối lợi nhuận không trái với điều lệ công ty, và đã được ĐHĐCĐ thường niên thông qua thì việc trích lập này vẫn tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật.

Theo nguyên tắc quản trị công ty của OECD khuyến nghị: khuôn khổ quản trị công ty cần đảm bảo định hướng phát triển của công ty, giám sát có hiệu quả công tác quản lý của Hội đồng quản trị (HĐQT) và trách nhiệm của HĐQT đối với công ty và cổ đông. HĐQT có trách nhiệm trung thành vì lợi ích cao nhất của cổ đông, phải quan tâm tới và giải quyết công bằng lợi ích của các bên có quyền lợi liên quan bao gồm người lao động, chủ nợ.... HĐQT có trách nhiệm đề xuất phương án phân phối lợi nhuận hợp lý trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hài hòa lợi ích giữa cổ đông và người lao động. Trường hợp này, HĐQT có trách nhiệm giải trình rõ ràng để cổ đông hiểu được phương án phân phối lợi nhuận được thực hiện dựa trên cơ sở nào, và tại sao lại có sự chênh lệch như vậy? Nếu giải trình hợp lý, cổ đông có thể tin tưởng và chấp nhận hi sinh lợi ích trong ngắn hạn để tạo động lực tăng trưởng và phát triển trong dài hạn của công ty. Ví dụ như chúng tôi được biết, có doanh nghiệp mức trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi lên đến 50% lợi nhuận sau thuế, tuy nhiên với số lượng lao động lớn (hơn 6000 người), với mức trích lập này trung bình mỗi người lao động được nhận khoảng 0,6 tháng lương, thì cổ đông phần nào có thể hiểu và thông cảm.

Trường hợp, HĐQT không giải trình hoặc giải trình không rõ ràng, cổ đông có thể đặt câu hỏi- chất vấn trực tiếp với HĐQT công ty tại ĐHĐCĐ, hoặc tập hợp nhau lại có tiếng nói hơn để gặp mặt trao đổi, gửi kiến nghị bằng văn bản cho HĐQT yêu cầu giải trình cụ thể về phương án phân phối lợi nhuận, trong đó có việc trích lập quỹ khen thưởng phúc lợi. Nếu HĐQT không có giải trình hợp lý mà phương án đó vẫn được ĐHĐCĐ thông qua (do cổ đông lớn nắm quyền kiểm soát biểu quyết tán thành), cổ đông hoàn toàn có thể cân nhắc lại khoản đầu tư của mình vào doanh nghiệp. Không nên nắm giữ cổ phiếu khi HĐQT không quan tâm đến quyền lợi của cổ đông và các nguyên tắc quản trị công ty không được đảm bảo.

Tôi mua cổ phiếu của một Doanh nghiệp (DN). DN đã hủy niêm yết từ 2 năm nay, nhưng tôi không nhận được bất cứ thông tin gì của DN sau khi hủy niêm yết, vào website không thấy công bố BCTC, ko có thông tin về ĐHCĐ. Xin hỏi, nghĩa vụ của DN sau khi hủy niêm yết trong việc thực hiện các nghĩa vụ đối với cổ đông là như thế nào? Trong trường hợp này, cổ đông có thể khiếu nại đến cơ quan nào, cổ đông có thể liên hệ để yêu cầu hỗ trợ gì từ (Ủy ban chứng khoán nhà nước (UBCKNN), Trung tâm lưu ký chứng khoán?

Sau khi bị hủy niêm yết ngoài việc đảm bảo các quyền của cổ đông theo quy định của Điều 114- Quyền của cổ đông phổ thông- Luật Doanh nghiệp 2014, nếu doanh nghiệp vẫn là công ty đại chúng hoặc đại chúng quy mô lớn sẽ phải tuân thủ quy định về công bố thông tin (CBTT) tại Chương II và Chương III- Thông tư 155/2015/TT-BTC- Hướng dẫn CBTT trên thị trường chứng khoán. Bao gồm công bố: thông tin định kì (báo cáo tài chính, báo cáo thường niên, họp Đại hội cổ đông, báo cáo về hoạt động chào bán và sử dụng vốn, báo cáo tình hình quản trị công ty với công ty đại chúng quy mô lớn…) và thông tin bất thường hoặc thông tin theo yêu cầu của UBCKNN. Phương tiện công bố thông tin đối với trường hợp công ty đại chúng (Theo quy định của khoản 1 và khoản 3a Điều 5 Thông tư 155/2015/TT-BTC):

• a)Trang thông tin điện tử (website) của doanh nghiệp, trong đó phải có chuyên mục riêng về quan hệ cổ đông (nhà đầu tư)
• b) Hệ thống CBTT của UBCKNN;

Ngoài ra, theo quy định của khoản 2 Điều 7 Thông tư 180/2015/TT-BTC Hướng dẫn về đăng kí giao dịch chứng khoán trên hệ thống giao dịch cho chứng khoán chưa niêm yết: “Trong vòng một (01) năm kể từ ngày Thông tư có hiệu lực, công ty đã là công ty đại chúng và công ty đại chúng đã hủy niêm yết trước thời điểm Thông tư này có hiệu lực phải hoàn tất thủ tục đăng ký giao dịch trên hệ thống giao dịch Upcom”. Do đó, trong trường hợp này, đến hết thời hạn 31/12/2016, công ty phải hoàn tất thủ tục đăng ký giao dịch trên hệ thống giao dịch Upcom.

Đối với trường hợp cổ đông không nắm được bất cứ thông tin nào của Doanh nghiệp sau khi hủy niêm yết, cổ đông nên tìm hiểu thật kĩ website của doanh nghiệp, chủ động liên lạc qua điện thoại, email hoặc yêu cầu hỗ trợ từ UBCKNN, Sở giao dịch (nơi Doanh nghiệp đã niêm yết) hoặc Trung tâm lưu ký chứng khoán để có thể liên hệ, trao đổi, thảo luận với người phụ trách CBTT hoặc người đại diện theo pháp luật của Doanh nghiệp. Yêu cầu Doanh nghiệp sớm khắc phục và nghiêm túc thực hiện đúng quy định của pháp luật về CBTT.

Sau khi đã liên hệ phản ánh, Doanh nghiệp vẫn không công bố thông tin theo quy định, cổ đông hoàn toàn có thể khiếu nại lên Ủy ban chứng khoán nhà nước. Lưu ý, trong trường hợp này cổ đông nên tập hợp lại để có nhiều tiếng nói trong việc phản ánh việc chấp hành quy định về CBTT cũng như cao hơn là đảm bảo tuân thủ các quyền của cổ đông tại Doanh nghiệp.

Doanh nghiệp đang có dự án đầu tư kinh doanh (dự án có vốn đầu tư gấp 3 lần tổng tài sản công ty). Xin hỏi, trong trường hợp này, HĐQT sẽ phải xin ý kiến cổ đông như thế nào? Trình tự, các nội dung chi tiết ra sao?

Theo quy định của điểm đ, khoản 2, Điều 143, Luật Doanh nghiệp 2014 - Hình thức thông qua quyết định của đại hội đồng cổ đông và điểm d, khoản 1, Điều 144, Luật Doanh nghiệp 2014 - Điều kiện để nghị quyết thông qua, việc quyết định “dự án đầu tư hoặc bán tài sản có giá trị bằng hoặc lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản được ghi trong báo cáo tài chính gần nhất của công ty, hoặc tỷ lệ, giá trị khác nhỏ hơn do Điều lệ công ty quy định”, phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông. Và vấn đề này chỉ được thông qua nếu được số cổ đông đại diện ít nhất 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp tán thành, tỷ lệ cụ thể do điều lệ công ty quy định. Lưu ý, các cổ đông có quyền và lợi ích liên quan đến dự án sẽ không có quyền tham gia biểu quyết.

Như vậy, hội đồng quản trị cần chuẩn bị tài liệu về dự án đầu tư, gửi cho cổ đông tham khảo trước (có thể thay thế bằng việc đăng tải lên website của doanh nghiệp): địa điểm, mục đích thực hiện dự án, phương án đầu tư... Hội đồng quản trị có trách nhiệm giải trình cụ thể tính khả thi của dự án, đặc biệt trong trường hợp này là nguồn tài trợ, phương án huy động vốn, rủi ro, hiệu quả, thời gian hoàn vốn của dự án cũng như trả lời những băn khoăn thắc mắc của cổ đông tại cuộc họp đại hội đồng cổ đông (thường niên hoặc bất thường), để cổ đông đánh giá và ra quyết định biểu quyết có thực hiện dự án hay không.

Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2015 đã có cải cách lớn về con dấu, nhưng thực tiễn sau 03 tháng thi hành còn nhiều vướng mắc.

Sau khi Luật mới có hiệu lực, hàng nghìn doanh nghiệp đã được đăng ký thành lập mới, nhưng không ít doanh nghiệp không biết đăng ký và khắc dấu ở đâu, có bắt buộc phải ở những cơ sở khắc dấu được Nhà nước công nhận hay không hoặc băn khoăn về giá trị pháp lý của con dấu khi không phải qua đăng ký với cơ quan công an như trước đây… Ngoài ra, không ít những doanh nghiệp đặt ra câu hỏi “khi nào cần đóng dấu?”, “đặt giả sử trong trường hợp giao dịch có thỏa thuận về việc không sử dụng con dấu thì khi xảy ra tranh chấp, giải quyết như thế nào, cơ quan nào có thẩm quyền giải quyết?”…

Chính phủ vừa mới ban hành Nghị định số 78/2015/NĐ-CP ngày 14 tháng 09 năm 2015 về đăng ký doanh nghiệp và sẽ có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 11 năm 2015. Nghị định này hướng dẫn một số quy định về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2014. Theo đó, doanh nghiệp có quyền quyết định về hình thức, nội dung và số lượng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Doanh nghiệp có thể có nhiều con dấu với hình thức và nội dung như nhau và hướng dẫn về thủ tục đăng ký mẫu dấu. Tuy nhiên, những hướng dẫn về con dấu tại Nghị định này vẫn chưa giải quyết được các câu hỏi thắc mắc trên.

Một số khuyến nghị cho doanh nghiệp

Dựa trên những quy định hiện tại của pháp luật về con dấu doanh nghiệp, người viết xin được đưa ra một số khuyến nghị như sau:

- Đối với các doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện mới thành lập sau ngày 01/07/2015, doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện có thể tự làm dấu (nếu điều kiện thực hiện) hoặc làm dấu ở các cơ sở khắc dấu có uy tín. Doanh nghiệp và cơ sở khắc dấu hoàn toàn có thể chủ động thực hiện giao dịch liên quan đến việc làm con dấu doanh nghiệp như một giao dịch dân sự thông thường. Con dấu phải có các thông tin tối thiểu đó là tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp, nội dung con dấu không được vi phạm đạo đức, thuần phong mỹ tục của dân tộc. Trước khi sử dụng con dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Đối với những doanh nghiệp đang hoạt động: doanh nghiệp gửi Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp không có thay đổi hình thức mẫu dấu đang sử dụng) hoặc Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu của doanh nghiệp/chi nhánh/văn phòng đại diện (đối với doanh nghiệp có thay đổi số lượng và hình thức của mẫu dấu) gửi Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Ngoài những văn bản nội bộ và hợp đồng giao dịch với đối tác bắt buộc phải đóng dấu theo quy định nội bộ của doanh nghiệp thì doanh nghiệp cần lưu ý vẫn bắt buộc phải đóng dấu vào một số văn bản theo quy định tại các văn bản pháp luật liên quan, chẳng hạn quy định về việc phải đóng dấu vào các chứng từ và sổ sách kế toán theo quy định tại Luật kế toán 2003; đóng dấu vào hợp đồng mua bán nhà ở, hợp đồng chuyển giao công nghệ, hợp đồng xây dựng, tờ khai hải quan…; đóng dấu vào các loại đơn từ như Đơn khởi kiện (đối với chủ thể khởi kiện là doanh nghiệp) theo Bộ luật tố tụng dân sự 2004; …

- Doanh nghiệp nên quy định số lượng con dấu, các thức quản lý, sử dụng, nơi lưu trữ con dấu trong Điều lệ công ty hoặc các văn bản nội bộ để giảm thiểu tranh chấp phát sinh từ việc sử dụng con dấu không đúng.

Tóm lại, trong thời gian chờ đợi Chính phủ hoàn thiện Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành chi tiết quy định về con dấu doanh nghiệp theo Luật doanh nghiệp 2014, các doanh nghiệp vẫn phải sử dụng con dấu trong những giao dịch bắt buộc phải sử dụng con dấu theo quy định tại các văn bản pháp luật liên quan, cân nhắc việc sử dụng con dấu trong các giao dịch không bắt buộc phải sử dụng con dấu; Xây dựng kế hoạch sử dụng con dấu nếu doanh nghiệp có nhiều con dấu và cần thiết nhất là thực hiện thủ tục đăng ký để công bố mẫu dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch của doanh nghiệp.

Công ty cổ phần của chúng tôi thường xuyên có hợp đồng giao dịch phát sinh với Công ty mẹ. Để tạo điều kiện thuận lợi trong quản trị điều hành, ĐHĐCĐ thường niên 2017, chúng tôi dự định thông qua nội dung ủy quyền cho HĐQT trong việc quyết định các giao dịch thường xuyên phát sinh trong năm với công ty mẹ (bao gồm cả các giao dịch có giá trị lớn hơn 35% tổng giá trị tài sản của Công ty thuộc thẩm quyền quyết định của ĐHĐCĐ) và HĐQT có trách nhiệm báo cáo với ĐHĐCĐ trong cuộc họp gần nhất. Như vậy có được không, có đảm bảo đúng trình tự quy định của pháp luật?

Theo quy định của khoản 1, 2 Điều 162 Luật doanh nghiệp 2014- Hợp đồng, giao dịch phải được Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) hoặc Hội đồng quản trị (HĐQT) chấp thuận:

1. Hợp đồng, giao dịch giữa công ty với các đối tượng sau đây phải được Đại hội đồng cổ đông hoặc Hội đồng quản trị chấp thuận:

• a) Cổ đông, người đại diện ủy quyền của cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông của công ty và những người có liên quan của họ;
• b) Thành viên Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc và người có liên quan của họ;
• c) Doanh nghiệp quy định tại khoản 2 Điều 159 Luật này.

2. Hội đồng quản trị chấp thuận các hợp đồng và giao dịch có giá trị nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp này, người đại diện công ty ký hợp đồng phải thông báo các thành viên Hội đồng quản trị, Kiểm soát viên về các đối tượng có liên quan đối với hợp đồng, giao dịch đó; đồng thời kèm theo dự thảo hợp đồng hoặc nội dung chủ yếu của giao dịch. Hội đồng quản trị quyết định việc chấp thuận hợp đồng hoặc giao dịch trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được thông báo trừ trường hợp Điều lệ công ty quy định một thời hạn khác; thành viên có lợi ích liên quan không có quyền biểu quyết.”

Theo quy định này, thì HĐQT quyết định các hợp đồng giao dịch với các bên có liên quan nhỏ hơn 35% tổng giá trị tài sản doanh nghiệp ghi trong báo cáo tài chính gần nhất, và điều lệ công ty được phép quy định khác- nhưng chỉ được quy định một tỷ lệ nhỏ hơn 35%. Điều đó có nghĩa là trong trường hợp này, hàng năm công ty phát sinh thường xuyên các hợp đồng giao dịch vượt quá tỷ lệ 35% tổng tài sản với công ty mẹ-bên có liên quan; công ty nên đệ trình nội dung, chủ trương này cho cổ đông phê chuẩn tại đại hội đồng cổ đông thường niên hàng năm. Qua đó đảm bảo tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động kinh doanh của công ty, tránh trường hợp mất thời gian tổ chức ĐHĐCĐ để thông qua vấn đề này mà bỏ lỡ đi các cơ hội kinh doanh, tốn tiền bạc, công sức. Ngoài ra, khi công ty chính thức triển khai ký hợp đồng cần tuân thủ quy định về công bố thông tin để đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm giải trình với cổ đông.

Cổ đông nhỏ lẻ có thể sử dụng quyền khởi kiện ban lãnh đạo doanh nghiệp như thế nào để bảo vệ quyền lợi của mình?

Theo quy định của Điều 161 Luật doanh nghiệp 2014- Quyền khởi kiện đối với thành viên Hội đồng quản trị (TV HĐQT), Giám đốc (GĐ), Tổng Giám đốc (TGĐ):

1. Cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu ít nhất 1% số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn 06 tháng có quyền tự mình hoặc nhân danh công ty khởi kiện trách nhiệm dân sự đối với TV HĐQT, GĐ hoặc TGĐ trong các trường hợp sau đây:

a) Vi phạm nghĩa vụ người quản lý công ty theo quy định tại Điều 160 của Luật này;

b) Không thực hiện đúng các quyền và nghĩa vụ được giao; không thực hiện, thực hiện không đầy đủ, không kịp thời nghị quyết của Hội đồng quản trị;

c) Thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao trái với quy định của pháp luật, Điều lệ công ty hoặc nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông;

d) Sử dụng thông tin, bí quyết, cơ hội kinh doanh của công ty để tư lợi riêng hoặc phục vụ cho lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

đ) Sử dụng địa vị, chức vụ và sử dụng tài sản của công ty để tư lợi riêng hoặc phục vụ lợi ích của tổ chức, cá nhân khác;

e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty.

2. Trình tự, thủ tục khởi kiện thực hiện tương ứng theo quy định của pháp luật về tố tụng dân sự. Chi phí khởi kiện trong trường hợp cổ đông, nhóm cổ đông khởi kiện nhân danh công ty sẽ tính vào chi phí của công ty, trừ trường hợp thành viên khởi kiện bị bác yêu cầu khởi kiện.”

Do đó, để có thể khởi kiện TVHĐQT, GĐ, TGĐ trước tiên cổ đông cần tập hợp nhau lại để có đủ tỷ lệ 1% số cổ phần phổ thông liên tục trong thời hạn 6 tháng; xác định nội dung yêu cầu khởi kiện, gửi đơn khởi kiện, cung cấp tài liệu, chứng cứ; chứng minh yêu cầu khởi kiện là có căn cứ và hợp pháp, chứng minh sai phạm cũng như thiệt hại nếu có từ các sai phạm trên của TV HĐQT, GĐ, TGĐ (dựa trên quy định của pháp luật hiện hành, điều lệ, quy chế quản trị của công ty) …

Nhiều DN đang vào mùa tạm ứng cổ tức năm 2016. Xin hỏi, điều kiện để DN tạm ứng cổ tức? DN chúng tôi có lợi nhuận bán niên không cao nhưng lợi nhuận chưa chia còn nhiều, nên lưu ý gì nếu muốn thực hiện tạm ứng cổ tức?

Luật không quy định cụ thể về thời hạn tạm ứng cổ tức cho năm tài chính hiện tại (2016). Tuy nhiên, theo quy định tại Khoản 2, Điều 132, Luật Doanh nghiệp 2014, cổ tức trả cho cổ phần phổ thông được xác định căn cứ vào số lợi nhuận ròng đã thực hiện và khoản chi trả cổ tức được trích từ nguồn lợi nhuận giữ lại của công ty. Công ty cổ phần chỉ được trả cổ tức của cổ phần phổ thông khi có đủ các điều kiện sau:

a) Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật.

b) Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp đủ lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.

c) Ngay sau khi trả hết số cổ tức đã định, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.

Đồng thời, theo Khoản 2, Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2014 và điều lệ công ty thì HĐQT có thể quyết định thời gian và tỷ lệ tạm ứng cổ tức cho năm 2016 dựa trên:

- Mức cổ tức dự kiến 2016 đã được ĐHCĐ thông qua.

- Tình hình sản xuất - kinh doanh hiện tại và kết quả kinh doanh dự kiến trong năm 2016.

Trong trường hợp cụ thể này, doanh nghiệp có lợi nhuận bán niên không cao nhưng lợi nhuận chưa chia còn nhiều, HĐQT có thể thực hiện tạm ứng cổ tức từ nguồn lợi nhuận giữ lại, tuy nhiên vẫn phải căn cứ trên mức cổ tức dự kiến đã được ĐHCĐ thông qua và tình hình sản xuất - kinh doanh của công ty. HĐQT cần lưu ý, phải cân đối được nguồn tiền chi trả và các nghĩa vụ tài chính khác sau khi tạm ứng cổ tức.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên xây dựng một chính sách cổ tức lâu dài phù hợp với từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp. Trên định hướng dài hạn đó, tùy từng năm và điều kiện cụ thể, có thể điều chỉnh mức chi trả cổ tức cho phù hợp với tình hình thực tế.

Theo Luật Doanh nghiệp, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào hội đồng quản trị và ban kiểm soát. Vậy các cổ đông nhỏ muốn công ty sửa Điều lệ, trong đó quy định tỷ lệ sở hữu trên là 5% thì phải làm gì?

Theo quy định tại Điểm đ, Khoản 2, Điều 135, Luật Doanh nghiệp 2014, quyền quyết định việc sửa đổi, bổ sung Điều lệ công ty thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông. Vì vậy, khi các cổ đông muốn sửa đổi nội dung trên trong Điều lệ công ty, các cổ đông nên gặp mặt, trao đổi, đề xuất với hội đồng quản trị xem xét, quyết định đưa vấn đề trên vào nội dung biểu quyết tại đại hội đồng cổ đông gần nhất.

Trường hợp khác, cổ đông có thể tập hợp nhau lại để đủ tỷ lệ sở hữu 10% và đề xuất kiến nghị nội dung trên vào chương trình họp Đại hội đồng cổ đông theo quy định tại Khoản 2, Điều 138, Luật Doanh nghiệp 2014 -Chương trình và nội dung họp đại hội đồng cổ đông: cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại điều lệ công ty có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp đại hội đồng cổ đông. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác. Kiến nghị phải ghi rõ tên cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông hoặc thông tin tương đương, vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp.

Doanh nghiệp chúng tôi có kế hoạch đầu tư mua cổ phần, khoảng 22% tại một doanh nghiệp khác. Xin hỏi, chúng tôi có thể đưa người vào Hội đồng quản trị (HĐQT) ngay sau đó được không?

Theo quy định Điểm a, Khoản 2, Điều 114, Luật Doanh nghiệp 2014, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty có quyền đề cử người vào HĐQT và Ban kiểm soát.

Như vậy, ngay sau khi mua cổ phần (22%), cổ đông hoặc nhóm cổ đông sẽ không đương nhiên có thể đưa người vào HĐQT. Để có thể làm được điều này khi chưa đủ thời gian nắm giữ liên tục ít nhất 6 tháng, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có thể liên hệ, trao đổi với HĐQT để tìm phương án phù hợp nhằm hài hòa lợi ích của các nhóm cổ đông như hỗ trợ đề cử người vào HĐQT thông qua việc thay thế một trong số các thành viên HĐQT đương nhiệm hoặc tăng số lượng thành viên HĐQT.

Trường hợp khác, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có thể liên hệ, tranh thủ sự ủng hộ của các cổ đông khác (đặc biệt là các cổ đông lớn) để có thể tập hợp đủ tỷ lệ theo đúng quy định và đề cử, giới thiệu người vào HĐQT.

Là nhà đầu tư, tôi mong muốn doanh nghiệp chia nhiều cổ tức bằng tiền nhưng HĐQT đề xuất mức chia cổ tức quá thấp, dù cổ đông đề nghị chia mức cao hơn nhưng không được chấp nhận. Xin hỏi, các cổ đông nhỏ lẻ có thể làm gì để doanh nghiệp nâng mức chia cổ tức?

Theo quy định của khoản 2 Điều 138 Luật Doanh nghiệp 2014 - Chương trình và nội dung họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ): Cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 6 tháng hoặc một tỷ lệ khác nhỏ hơn quy định tại Điều lệ công ty, có quyền kiến nghị vấn đề đưa vào chương trình họp ĐHĐCĐ. Kiến nghị phải bằng văn bản và được gửi đến công ty chậm nhất 3 ngày làm việc trước ngày khai mạc, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định thời hạn khác. Kiến nghị phải ghi rõ tên cổ đông, số lượng từng loại cổ phần của cổ đông hoặc thông tin tương đương, vấn đề kiến nghị đưa vào chương trình họp”

Như vậy, trong trường hợp này, trên cở sở nghiên cứu tài liệu ĐHĐCĐ - trong đó có đề xuất về tỷ lệ cổ tức được trả của Hội đồng quản trị (HĐQT), cổ đông có thể tập hợp nhau lại để đủ tỷ lệ, gửi kiến nghị đề xuất mức cổ tức khác đến HĐQT -trên cơ sở kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, lợi ích dài hạn của cổ đông, doanh nghiệp.

Trường hợp khác, tại ĐHĐCĐ, cổ đông hoặc nhóm cổ đông có thể kiến nghị thay đổi mức cổ tức so với mức đề xuất của HĐQT, kiến nghị này sẽ được đưa vào nội dung chương trình họp nếu được ĐHĐCĐ chấp thuận.

Ngoài ra tại ĐHĐCĐ, cổ đông, nhóm cổ đông có thể yêu cầu HĐQT giải trình chi tiết về mức cổ tức dự kiến theo đề xuất của HĐQT. Từ đó, cổ đông có thể hiểu rõ hơn lý do HĐQT đề xuất mức cổ tức này và có thêm thông tin để biểu quyết tán thành hoặc không tán thành với mức cổ tức mà HĐQT đề xuất.

Nhiều doanh nghiệp đưa ra kế hoạch tạm ứng cổ tức bằng tiền mặt trong năm 2016 ngay tại ĐHĐCĐ thường niên đầu năm. Xin hỏi, cổ tức có thể được trả trong thời gian sớm nhất là bao giờ? Doanh nghiệp phải lưu ý các quy định gì liên quan tới vấn đề này? Trường hợp doanh nghiệp có lãi nhưng tính đến thời điểm này vẫn nợ quỹ bảo hiểm xã hội thì có được chia cổ tức không?

1. Luật không quy định cụ thể về thời hạn tạm ứng cổ tức cho năm tài chính hiện tại (2016). Tuy nhiên, theo Khoản 2, Điều 149, Luật Doanh nghiệp 2014 và Điều lệ công ty thì HĐQT có thể quyết định thời gian và tỷ lệ tạm ứng cổ tức cho năm 2016 dựa trên:

a) Mức cổ dự tức dự kiến 2016 đã được ĐHĐCĐ thông qua;

b) Tình hình sản xuất - kinh doanh hiện tại và kết quả kinh doanh dự kiến trong năm 2016.

Trường hợp này, ngoài việc tuân thủ các quy định về trả cổ tức tại Điều 132, Luật Doanh nghiệp, quy định công bố thông tin tại Thông tư 155/2015/TT-BTC, quy định về khấu trừ Thuế thu nhập cá nhân quy tại Thông tư 111/2013/TT-BTC... thì HĐQT cần đặc biệt lưu ý phải cân đối được nguồn tiền chi trả và các nghĩa vụ tài chính khác sau khi tạm ứng cổ tức.

2. Căn cứ Khoản 2, Điều 132, Luật Doanh nghiệp 2014, công ty cổ phần chỉ được chi trả cổ tức của cổ phần phổ thông khi có đủ các điều kiện sau đây:

a) Công ty đã hoàn thành nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính khác theo quy định của pháp luật;

b) Đã trích lập các quỹ công ty và bù đắp đủ lỗ trước đó theo quy định của pháp luật và Điều lệ công ty;

c) Ngay sau khi trả hết số cổ tức đã định, công ty vẫn bảo đảm thanh toán đủ các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác đến hạn.

Như vậy, trường hợp trên Công ty phải thực hiện thanh toán hết khoản nợ quỹ Bảo hiểm xã hội mới được chi trả cổ tức cho cổ phần phổ thông.